ReFIS Flow pre automotive

Rýchlejšie schvaľovanie

Vďaka online schvaľovaniu žiadaniek, objednávok, faktúr a ďalších dokladov výrazne zrýchlite schvaľovací proces. Online, z ľubovoľného miesta na svete môžete schvaľovať doklady. Workflow (poradie, ako dokumenty kolujú medzi zamestnancami) je nastaviteľný a môže zahŕňať viacero osôb. Kolega zodpovedný za vozový park uvidí len doklady týkajúce sa vozového parku a vie najlepšie posúdiť, či je fakturácia oprávnená.

Obdobie od prijatia objednávky po fakturáciu sa u našich zákazníkov skrátilo v priemere o 9 dní.

Odstránenie nepotrebných a neefektívnych nákladov

Schvaľovanie objednávok a žiadaniek zamedzí nepotrebným nákupom. Schvaľovanie prijatých faktúr zase znižuje pravdepodobnosť úhrady faktúry, ktorá nebola oprávnene fakturovaná – napríklad práce boli dodané v inom rozsahu, tovar v inej kvalite a podobne. Znížte náklady firmy vďaka prehľadu o všetkých nákladoch, ktoré firma vynakladá.

Vo firmách s povinným schvaľovaním klesli náklady v priemere o 7,1 %.

Zníženie chybovosti

Najčastejšie problémy firiem, ktoré sa na nás obrátili a stali sa našimi zákazníkmi, boli úhrady na nesprávny účet či s nesprávnym variabilným symbolom, strata dokladov alebo objednávka mimo plánu, o ktorej nikto nevedel až do príchodu faktúry.

AI čítanie dokladov minimalizuje ľudský faktor a odstraňuje chybovosť pri prepisovaní. Presné a spoľahlivé dáta z ReFISu viete exportovať do ďalších firemných systémov.

Úspora času na administratívnych úkonoch

Administratívne úkony spomaľujú vašu firmu. Neberú čas len administratívnym pracovníkom – čo je horšie, odoberajú aj z produktívneho času manažérov. ReFIS tak šetrí čas dvakrát: manažéri sa venujú aktivitám priamo súvisiacim s ich prácou a administratíva sa zbaví nepotrebnej roboty.

Po zavedení ReFISu ušetrí manažér v priemere 3 hodiny týždenne.

Zníženie pracnosti a zrýchlenie procesov

ReFIS extrahuje všetky dôležité dáta z faktúr automaticky a oslobodí vás od chýb pri manuálnom zadávaní. Účtovníci sa tak môžu venovať účtovaniu namiesto zdĺhavého prepisovania dokladov.

Pri spracovaní prijatých faktúr ušetríte až 80 % času.

Kontrola a prehľad v reálnom čase

Absolútna kontrola nad každým dokladom v prehľadnej podobe – kedykoľvek viete, kde sa doklad nachádza a na koho schválenie čaká. Stav nákladov, projektov aj rozpočtov vidíte okamžite po schválení dokladu, bez čakania na mesačnú uzávierku. Manažéri tak rozhodujú na základe aktuálnych dát, nie odhadov.

Všetko na jednom mieste, 24/7

Elektronické úložisko všetkých dokladov k dispozícii 24 hodín denne odkiaľkoľvek – z počítača aj z mobilu. Doklad sa uloží presne tam, kam patrí, a vyvoláte si ho na pár klikov. Koniec hľadania po šanónoch, zdieľaných diskoch a e-mailových schránkach.

Legislatívna istota

Povinná eFaktúra, sieť PEPPOL aj archivácia dokladov podľa zákona. ReFIS je akreditovaným poštárom e-Faktúry – zákonné povinnosti plníte automaticky, bez vlastného skúmania legislatívy a bez rizika pokút.

Rýchla adopcia zamestnancami

Najčastejším dôvodom zlyhania digitalizačných projektov nie je technológia, ale to, že ju zamestnanci neprijmú. ReFIS sa prispôsobí vašim ľuďom a procesom – nenúti ich pracovať inak, len pohodlnejšie. Zaškolíme ich podľa rolí a venujeme sa im, kým sa firma nebude v automatizácii cítiť doma.

Naši klienti potvrdzujú: zamestnanci si zvykli rýchlo.

Bezpečnosť dokumentov

Citlivé doklady sa nepovaľujú po stoloch ani v e-mailových schránkach. Detailné prístupové práva zabezpečia, že každý vidí len doklady, ktoré mu patria – podľa rolí, oddelení či projektov. A keď príde audit, audítorom poskytnete prístup na pár klikov.

Služba, ktorá rastie s vami

Žiadny drahý IT projekt s neistým koncom a skrytými nákladmi. ReFIS je služba s mesačným paušálom – nasadíme ju za pár týždňov, prispôsobíme vašim procesom a noví používatelia sa už len pripájajú. Keď prvé zmeny prinesú úžitok, vieme plynulo pokračovať v zlepšovaní.

Dáta pre vyjednávanie s dodávateľmi

Presný prehľad, koľko a u koho míňate – podľa dodávateľov, stredísk, projektov či období. S dátami v ruke vyjednáte lepšie ceny a odhalíte nákupy, ktoré firma nepotrebuje.

Kontinuita pri odchode zamestnanca

Procesy, história a doklady sú v systéme, nie v hlavách a šanónoch. Pri odchode kolegu sa nič nestratí – jeho agendu vidí zástupca a nový človek sa už len pripojí. Firma nie je závislá od jednotlivcov.

Odolnosť voči havárii

Požiar, voda či ukradnutý notebook dokážu papierový archív nenávratne zničiť. Elektronický archív v cloude so zálohami funguje ďalej – vaše doklady sú v bezpečí a firma pokračuje bez prerušenia.

Zamedzenie interným podvodom

Schvaľovacie pravidlá a limity zabezpečia, že žiadny doklad neprejde „potichu“ – čo treba schváliť, schváli ten, kto na to má oprávnenie. Auditná stopa kedykoľvek ukáže, kto doklad videl, upravil a schválil.

Práca odkiaľkoľvek

Schvaľovateľ nemusí byť v kancelárii – doklady schváli z domu, zo služobnej cesty aj z dovolenky, z počítača alebo z mobilnej aplikácie. Home office a hybridná práca bez papierov a bez čakania.

Nezávislosť od účtovného softvéru

Účtovné softvéry sa vo firmách časom menia – ReFIS ostáva. Obeh dokladov, schvaľovanie aj archív fungujú ďalej bez ohľadu na to, aký ekonomický systém práve používate. Vaša investícia do digitalizácie tak prežije každú výmenu účtovníctva.

Rast bez rastu administratívy

Zvládnete násobne viac dokladov bez nových ľudí v administratíve. Naši klienti spracúvajú aj desaťtisíce faktúr mesačne – a rastú bez rastúceho backoffice. Čo predtým nestíhali dvaja, zvládne jeden.

Spokojnejší zamestnanci, menej papiera

Menej otravného prepisovania, naháňania podpisov a listovania v šanónoch. Nenútime ľudí pracovať inak – len pohodlnejšie. Ušetríte aj papier, tlač a doručovanie dokladov medzi prevádzkami.