ReFIS pre vnútrofiremné nákupy v Hedin Automotive zabezpečil komplexné riešenie

Výsledky:

• Zjednodušenie a sprehľadnenie nákupných procesov vo firme od vytvárania interných nákupných žiadaniek, ich schvaľovanie, až po vytváranie objednávok a sledovanie dodania a fakturácie.
• Automatické generovanie objednávok urýchľuje ich spracovanie
• Vyššia efektivita vďaka digitálnemu prehľadu o stave dokladov reportingu a automatickému párovaniu faktúr s objednávkami

Zadanie od klienta:

• Vytvoriť vnútrofiremný e-shop a zdigitalizovať procesy, ktoré zrýchlia nákupy tovarov do firmy a umožnia jednoduchú a efektívnu kontrolu nad dokladmi zo strany zodpovedných manažérov.

Navrhnuté riešenie:

Vytvorenie interného e-shopu v rámci ReFIS-u, v ktorom namiesto platenia zamestnanci vytvárajú žiadanky na nákupy, ktoré schvaľujú manažéri. Fungovanie navrhnutého riešenia:

• Príslušný zamestnanec v rámci ReFIS-u si vkladaním do nákupného košíka vytvorí žiadanku na tovary alebo služby, ktoré potrebuje do firmy nakúpiť
• Zodpovedný pracovník podľa oprávnení žiadanku schváli a následne oddelenie nákupu zo schválených žiadaniek vytvorí objednávky, ktoré odošle dodávateľom.
• Príjem tovaru od dodávateľa potvrdzuje zodpovedný pracovník potvrdením faktúry, k jej schvaľovaniu už nedochádza pokiaľ jej výška neprekračuje schválenú sumu na žiadanke.

Klient Hedin Automotive v rámci ReFIS-u využíva aj elektronizáciu dokumentov - preto je faktúra od dodávateľa aj automaticky prečítaná prostredníctvom OCR (automatické rozpoznávanie textu) a zarchivovaná.

Implementácia:

Adaptácia zamestnancov na ReFIS bola plynulá, rozdelená na fázy.

Výsledky:

Interný e-shop v Hedin Automotive Bratislava priniesol zamestnancom na oddelení nákupu pohodlnejšiu prácu a ušetril im čas. Dnes vytvárajú a schvaľujú objednávky oveľa jednoduchšie a zároveň celý proces funguje rýchlejšie a digitálne. V Hedin Automotive zároveň vďaka ReFIS-u získali väčší prehľad o dokumentoch (žiadanky, objednávky, faktúry) a archív s elektronizovanými dokladmi im priniesol aj zjednodušený prehľad o ich stave, rýchlejšie dohľadanie aj s identifikáciou zodpovednosti za ich schválenie.