Párovanie

Párovaním priradíte:

• k platbám súvisiace pohľadávky/záväzky alebo žiadané, dohodnuté a odovzdané čiastky
• k pohľadávkam/záväzkom súvisiace pohľadávky/záväzky alebo žiadané, dohodnuté a odovzdané čiastky. Párovanie pohľadávky so záväzkom respektíve záväzku s pohľadávkou sa volá aj vzájomný zápočet pohľadávok/záväzkov.
• k rozpočtovaným, žiadaným, dohodnutým a odovzdaným čiastkam ďalšie čiastky z iných zložiek čiastok (napríklad k žiadanej čiastke dohodnutú)

Priradením sa zmení stav čiastky (napríklad pohľadávky/záväzky môžu byť v stave nezaplatené, čiastočne zaplatené a zaplatené).

ReFIS môže čiastky párovať automaticky (napríklad pri importe platieb) podľa nastavených pravidiel. Pravidlá sa určia pri implementácii a podporujú rôzne možnosti, napríklad:

• párovať zhodný platobný symbol (variabilný symbol, špecifický symbol, konštantný symbol, alebo referencia platiteľa) s príslušným platobným symbolom faktúry, alebo predfaktúry.
• párovať zhodný platobný symbol (VS, ŠS, KS, alebo referencia platiteľa) s identifikátorom osoby/firmy
• párovať zhodný platobný symbol (VS, ŠS, KS, alebo referencia platiteľa) s číslom objednávky, alebo zmluvy
• párovať na základe platobného symbolu, IBAN čísla účtu, BBAN čísla účtu, predmetu čiastky, sumy, meny, poznámky, atď.

Pri nastavení pravidiel zvolíte akcie, ktoré ReFIS pri automatickom párovaní vykoná, ak sú splnené určené podmienky:

• Priraď k neuhradeným čiastkam danej faktúry, alebo predfaktúry - akcia priradí importovanú čiastku ku neuhradenej faktúre, alebo predfaktúre, na ktorej sú zhodne nastavené platobné symboly.
• Priraď k neuhradeným čiastkam danej objednávky - akcia priradí importovanú čiastku ku neuhradenej objednávke, ktorej číslo sa zhoduje s platobnými symbolmi (importovanej čiastky) nastavenými v podmienke.
• Priraď k najstarším neuhradeným čiastkam danej zmluvy - akcia nájde najstaršiu neuhradenú dohodnutú čiastku na zmluve, ktorej číslo sa zhoduje s platobnými symbolmi (importovanej čiastky) nastavenými v podmienke a ku nej priradí importovanú čiastku.
• Priraď k najstarším neuhradeným fakturovaným čiastkam/objednávkam/zmluvám od danej osoby - akcia zabezpečuje párovanie importovanej čiastky na najstaršie čiastky od konkrétnej osoby. Teda napríklad, ak sa zhoduje variabilný symbol práve importovanej čiastky s variabilným symbolom niektorej neuhradenej faktúry, akcia zistí meno externej osoby na faktúre, nájde najstaršiu neuhradenú čiastku od tejto osoby (nemusí to byť neuhradená čiastka na doklade, na ktorom sa zhodoval VS) a napáruje na ňu práve importovanú čiastku.
• Označ nálepkou daného projektu
• Zmeň typ (príjem na vklad a výdaj na výber)
• Označ nálepkami
• Priraď osobu
• Pridaj do poznámky text

Niektoré akcie môžete zvoliť len pri konkrétnych podmienkach. Napríklad akciu "Označ nálepkou daného projektu" zvolíte len vtedy, keď je v znení pravidla nastavená podmienka: (pole) "sa zhoduje s identifikátorom projektu".

Okrem automatického párovania môžete párovať aj ručne na viacerých miestach v aplikácii:

• vo formulári na úpravu rozpočtovanej, žiadanej, dohodnutej alebo odovzdanej čiastky cez odkaz „Ďalšie funkcie“, kde môžete zvoliť aj čiastkové párovanie (teda nie je nutne spárovaná celá suma).
• vo formulári na úpravu pohľadávky/záväzku cez odkaz „Ďalšie funkcie“, kde môžete zvoliť aj čiastkové párovanie (teda nie je nutne spárovaná celá suma).
• vo formulári na úpravu platby cez odkaz „Ďalšie funkcie“, kde môžete zvoliť aj čiastkové párovanie (teda nie je nutne spárovaná celá suma).
• v module Doklady funkciou „Úprava párovania“, kde môžete zvoliť aj čiastkové párovanie (teda nie je nutne spárovaná celá suma).
• pomocou párovacieho nástroja

Vo formulároch na úpravu čiastok a v module Doklady vo funkcii „Úprava párovania“ sú ponúkané žiadané, dohodnuté a odovzdané čiastky na párovanie zoradené nasledovne:

1. dohodnuté čiastky zo súvisiacich objednávok
2. rovnaká externá osoba a rovnaké zaradenie (pričom algoritmus dokáže najprv nájsť a zoradiť čiastky podľa: „presne to isté zaradenie“ až po žiadne spoločné zaradenie)
3. neurčená externá osoba a rovnaké zaradenie (rovnaký algoritmus pre zoradenie ako v predchádzajúcom bode, teda presne to isté zaradenie až po žiadne spoločné zaradenie)
4. čiastky od iných externých osôb, ktoré vyhovujú filtrovaniu (predmet čiastky, názov externej osoby)

Vo formulároch na úpravu čiastok a v module Doklady vo funkcii „Úprava párovania“ sú ponúkané pohľadávky/záväzky na párovanie zoradené nasledovne:

1. rovnaká externá osoba a rovnaký variabilný symbol
2. rovnaká externá osoba a rovnaké zaradenie (presne to isté až po žiadne spoločné zaradenie)
3. neurčená externá osoba a rovnaké zaradenie (presne to isté až po žiadne spoločné zaradenie)
4. čiastky od iných externých osôb, ktoré vyhovujú filtrovaniu (predmet čiastky, názov externej osoby, variabilný symbol, číslo objednávky)

Niektoré funkcie vytvárajú párovanie automaticky, napríklad:

• Funkciou „Vytvoriť čiastky zo zvolených čiastok“ zvolíte, čo sa má vytvoriť - čiastka v niektorej zo zložiek ďalšieho typu (napríklad dohodnutá zo žiadanej), fakturovaná čiastka alebo platba. ReFIS potom zobrazí formulár na jej zadanie s už predvyplneným párovaním.
• Funkciou „Uhradenie zvoleného záväzku/pohľadávky“ pridáte platbu z pohľadávky/záväzku s už predvyplneným párovaním.

Párovacím nástrojom pohodlne párujete čiastky. Obrazovka je rozdelená na 3 časti:

• vľavo: zvolíte zložku čiastok - napríklad Dohodnuté, Fakturované čiastky alebo Platby - a vyfiltrujete stav (napríklad len nespárované čiastky), typ (príjem alebo výdaj) a obdobie, za ktoré sa majú čiastky zobraziť.
• vpravo hore: rovnako zvolíte zložku čiastok a vyberiete stav, typ a obdobie.
• vpravo dole: ReFIS automaticky navrhuje najvhodnejšie čiastky na spárovanie. Vyberá ich algoritmus, ktorý vyhľadáva napríklad čiastky s rovnakým variabilným symbolom, s rovnakou sumou, atď.

Keď zvolíte čiastky v ľavej a pravej časti a použijete funkciu „Potvrdiť spárovanie“, čiastky sa spárujú. Keď voľbu odstránite, spárovanie sa zruší.

Ak doklad alebo čiastku už nemôžete spárovať s ďalšou čiastkou, použijete funkciu "Označiť ako vybavené".

• Súvisiace doklady pre informácie o prepojeniach medzi dokladmi (napríklad prijatá objednávka prepojená s vydanou faktúrou)
• Prepojenie čiastok