Ausgewählte Finanzunternehmen, denen wir bereits helfen
Investmentgruppen, Finanzvermittler und Beratungsunternehmen. Ordnung in den Belegen über die gesamte Gruppe hinweg, Nachprüfbarkeit jedes Schritts und sensible Daten unter Kontrolle.
Ausgewählte Finanzunternehmen, denen wir bereits helfen
Sie arbeiten mit fremdem Geld und mit dem Vertrauen Ihrer Kunden. Ihre internen Prozesse müssen deshalb dem Blick eines Wirtschaftsprüfers, einer Regulierungsbehörde und eines Investors standhalten – und genau dafür ist ReFIS gebaut.
Dutzende Gesellschaften, Fonds oder Projektfirmen unter einem Dach dank des Multi-Company-Modus. Die Kosten sehen Sie für jede Einheit einzeln und für die Gruppe als Ganzes.
Wer den Beleg gesehen hat, wer ihn freigegeben hat und wann – den Audit-Trail gibt es zu jedem Dokument. Aufbewahrungsregeln und DSGVO-Prozesse sichert bei Ihnen das System ab, nicht eine Tabelle.
Verträge und Belege sieht nur, wer sie sehen soll – dank detaillierter Zugriffsrechte. Dazu kommen die Zwei-Faktor-Anmeldung und ein Rechenzentrum in der EU.
Die Vorteile von ReFIS gelten universell – wählen Sie Ihre Rolle und sehen Sie sich die für Sie relevanten an.
Mit der Online-Freigabe von Bedarfsanforderungen, Bestellungen, Rechnungen und weiteren Belegen beschleunigen Sie den Freigabeprozess deutlich. Belege geben Sie online von jedem Ort der Welt aus frei. Der Workflow (die Reihenfolge, in der Dokumente zwischen den Mitarbeitern zirkulieren) ist frei einstellbar und kann mehrere Personen einbeziehen. Der für den Fuhrpark verantwortliche Kollege sieht nur die Belege zum Fuhrpark – und kann am besten beurteilen, ob die Rechnung berechtigt ist.
Die Zeit vom Eingang der Bestellung bis zur Rechnungsstellung hat sich bei unseren Kunden um durchschnittlich 9 Tage verkürzt.
Die Freigabe von Bestellungen und Bedarfsanforderungen verhindert unnötige Einkäufe. Die Freigabe von Eingangsrechnungen senkt zugleich die Wahrscheinlichkeit, dass eine Rechnung bezahlt wird, die nicht berechtigt gestellt wurde – etwa weil Leistungen in einem anderen Umfang erbracht oder Waren in einer anderen Qualität geliefert wurden. Senken Sie Ihre Kosten dank des Überblicks über alle Ausgaben, die in Ihrem Unternehmen anfallen.
In Unternehmen mit verpflichtender Freigabe sind die Kosten um durchschnittlich 7,1 % gesunken.
Die häufigsten Probleme der Unternehmen, die sich an uns gewandt haben und unsere Kunden geworden sind, waren Zahlungen auf ein falsches Konto oder mit falscher Zahlungsreferenz, verlorene Belege oder eine außerplanmäßige Bestellung, von der niemand wusste, bis die Rechnung eintraf.
Die KI-Belegerkennung minimiert den menschlichen Faktor und beseitigt Fehler beim Abtippen. Die präzisen und verlässlichen Daten aus ReFIS können Sie in weitere Unternehmenssysteme exportieren.
Administrative Tätigkeiten bremsen Ihr Unternehmen. Sie kosten nicht nur die Verwaltungsmitarbeiter Zeit – schlimmer noch, sie zehren auch an der produktiven Zeit Ihrer Führungskräfte. ReFIS spart so doppelt Zeit: Ihre Führungskräfte widmen sich Aufgaben, die unmittelbar mit ihrer Arbeit zu tun haben, und die Verwaltung wird unnötige Arbeit los.
Nach der Einführung von ReFIS spart eine Führungskraft durchschnittlich 3 Stunden pro Woche.
ReFIS extrahiert alle wichtigen Daten aus den Rechnungen automatisch und erspart Ihnen Fehler bei der manuellen Eingabe. Ihre Buchhalter können sich so der Buchung widmen, statt Belege langwierig abzutippen.
Bei der Verarbeitung von Eingangsrechnungen sparen Sie bis zu 80 % der Zeit.
Absolute Kontrolle über jeden Beleg in übersichtlicher Form – Sie wissen jederzeit, wo sich ein Beleg befindet und auf wessen Freigabe er wartet. Den Stand der Kosten, Projekte und Budgets sehen Sie unmittelbar nach der Freigabe eines Belegs, ohne auf den Monatsabschluss zu warten. Ihre Führungskräfte entscheiden damit anhand aktueller Daten und nicht anhand von Schätzungen.
Eine elektronische Ablage für alle Belege, 24 Stunden am Tag und von überall verfügbar – vom Computer und auch vom Smartphone. Der Beleg wird genau dort abgelegt, wo er hingehört, und Sie rufen ihn mit wenigen Klicks auf. Schluss mit dem Suchen in Aktenordnern, auf gemeinsamen Laufwerken und in E-Mail-Postfächern.
Verpflichtende E-Rechnung, das PEPPOL-Netzwerk und die gesetzeskonforme Archivierung von Belegen. ReFIS ist ein akkreditierter Zustelldienst für E-Rechnungen – gesetzliche Pflichten erfüllen Sie automatisch, ohne die Vorschriften selbst studieren zu müssen und ohne das Risiko von Bußgeldern.
Der häufigste Grund für das Scheitern von Digitalisierungsprojekten ist nicht die Technologie, sondern dass die Mitarbeiter sie nicht annehmen. ReFIS passt sich Ihren Mitarbeitern und Prozessen an – es zwingt sie nicht, anders zu arbeiten, nur bequemer. Wir schulen sie nach Rollen und begleiten sie so lange, bis sich Ihr Unternehmen in der Automatisierung zu Hause fühlt.
Unsere Kunden bestätigen es: die Mitarbeiter haben sich schnell daran gewöhnt.
Sensible Belege liegen nicht mehr auf Schreibtischen oder in E-Mail-Postfächern herum. Detaillierte Zugriffsrechte stellen sicher, dass jeder nur die Belege sieht, die für ihn bestimmt sind – nach Rollen, Abteilungen oder Projekten. Und wenn ein Audit ansteht, gewähren Sie den Wirtschaftsprüfern den Zugriff mit wenigen Klicks.
Kein teures IT-Projekt mit unsicherem Ende und versteckten Kosten. ReFIS ist ein Service mit monatlicher Pauschale – wir richten ihn in wenigen Wochen ein und passen ihn Ihren Prozessen an, neue Benutzer kommen später einfach dazu. Sobald die ersten Änderungen Nutzen bringen, setzen wir die Verbesserungen nahtlos fort.
Ein genauer Überblick, wie viel Sie bei wem ausgeben – nach Lieferanten, Kostenstellen, Projekten oder Zeiträumen. Mit den Daten in der Hand verhandeln Sie bessere Preise und entdecken Einkäufe, die Ihr Unternehmen nicht braucht.
Prozesse, Historie und Belege liegen im System und nicht in den Köpfen und Aktenordnern. Wenn ein Kollege das Unternehmen verlässt, geht nichts verloren – seine Aufgaben sieht die Vertretung und der neue Mitarbeiter kommt einfach dazu. Ihr Unternehmen ist nicht von Einzelpersonen abhängig.
Feuer, Wasser oder ein gestohlenes Notebook können ein Papierarchiv unwiederbringlich zerstören. Das elektronische Archiv in der Cloud mit Backups funktioniert weiter – Ihre Belege sind sicher und Ihr Unternehmen arbeitet ohne Unterbrechung weiter.
Freigaberegeln und Limits stellen sicher, dass kein Beleg „unbemerkt“ durchgeht – was freigegeben werden muss, gibt derjenige frei, der dazu berechtigt ist. Der Audit-Trail zeigt jederzeit, wer den Beleg gesehen, bearbeitet und freigegeben hat.
Der Freigeber muss nicht im Büro sein – Belege gibt er von zu Hause, auf Geschäftsreisen und auch aus dem Urlaub frei, am Computer oder in der mobilen App. Homeoffice und hybrides Arbeiten ohne Papier und ohne Wartezeiten.
In Unternehmen wechselt die Buchhaltungssoftware im Laufe der Zeit – ReFIS bleibt. Der Belegumlauf, die Freigabe und das Archiv funktionieren weiter, ganz gleich, welches ERP-System Sie gerade einsetzen. Ihre Investition in die Digitalisierung überlebt so jeden Wechsel der Buchhaltungslösung.
Sie bewältigen ein Vielfaches an Belegen – ohne neue Mitarbeiter in der Verwaltung. Unsere Kunden verarbeiten sogar Zehntausende Rechnungen pro Monat – und wachsen, ohne dass das Backoffice mitwächst. Was früher zwei Personen nicht geschafft haben, erledigt jetzt eine.
Weniger lästiges Abtippen, kein Hinterherlaufen wegen Unterschriften und kein Blättern in Aktenordnern. Wir zwingen niemanden, anders zu arbeiten – nur bequemer. Sie sparen zudem Papier, Druck und den Transport von Belegen zwischen den Standorten.
Wir zeigen Ihnen ReFIS anhand der Prozesse einer Finanzgruppe – ganz unverbindlich.