Ausgewählte Automotive-Unternehmen, denen wir bereits helfen
Händler, Importeure und Kfz-Werkstätten. Wir kennen Ihr Geschäft – von der internen Bedarfsanforderung und der Bestellung über das Lager und die Umlage von Leasingkosten bis hin zur Kostenverfolgung für einzelne Standorte, Marken oder VIN-Nummern.
Ausgewählte Automotive-Unternehmen, denen wir bereits helfen
Mit Händler- und Servicebetrieben arbeiten wir seit Jahren zusammen. ReFIS ist deshalb nicht nur ein allgemeines Tool für Freigaben – es versteht, wie sich Belege in Ihrem Unternehmen bewegen und wie Kosten verfolgt werden.
ReFIS lässt sich in Händlersysteme und in Ihre Buchhaltung integrieren. Bestellungen, Wareneingänge und Rechnungen fließen zwischen den Systemen – ohne manuelles Abtippen.
Die Rechnung für Ersatzteile gibt der Lagerist direkt im Lager frei – also die Person, die die Lieferung tatsächlich übernommen hat und beurteilen kann, ob alles stimmt. Showroom, Werkstatt und Verwaltung arbeiten in einem gemeinsamen Belegfluss.
Kostenstellen werden den Rechnungen automatisch nach definierten Regeln zugeordnet. Sie sehen, was welcher Showroom, welche Werkstatt oder welche Marke kostet – ohne Belege manuell zu sortieren.
„Den Einkauf von Waren für das Büro haben wir zwar schon vorher koordiniert abgewickelt, doch erst ReFIS gab ihm eine klare Struktur und automatisierte ihn vollständig.“
„Wir haben tatsächlich Stapel von Papier beseitigt, den Freigabeprozess beschleunigt und unter Kontrolle gebracht. Am Ende klingt das vielleicht einfach, doch es ist eine wesentliche Verbesserung, auf die wir lange gewartet haben.“
„Der Freigeber muss nicht im Büro anwesend sein, um eine Rechnung freizugeben – er kann das auch von zu Hause oder aus dem Urlaub tun.“
Die Vorteile von ReFIS gelten universell – wählen Sie Ihre Rolle und sehen Sie sich die für Sie relevanten an.
Mit der Online-Freigabe von Bedarfsanforderungen, Bestellungen, Rechnungen und weiteren Belegen beschleunigen Sie den Freigabeprozess deutlich. Belege geben Sie online von jedem Ort der Welt aus frei. Der Workflow (die Reihenfolge, in der Dokumente zwischen den Mitarbeitern zirkulieren) ist frei einstellbar und kann mehrere Personen einbeziehen. Der für den Fuhrpark verantwortliche Kollege sieht nur die Belege zum Fuhrpark – und kann am besten beurteilen, ob die Rechnung berechtigt ist.
Die Zeit vom Eingang der Bestellung bis zur Rechnungsstellung hat sich bei unseren Kunden um durchschnittlich 9 Tage verkürzt.
Die Freigabe von Bestellungen und Bedarfsanforderungen verhindert unnötige Einkäufe. Die Freigabe von Eingangsrechnungen senkt zugleich die Wahrscheinlichkeit, dass eine Rechnung bezahlt wird, die nicht berechtigt gestellt wurde – etwa weil Leistungen in einem anderen Umfang erbracht oder Waren in einer anderen Qualität geliefert wurden. Senken Sie Ihre Kosten dank des Überblicks über alle Ausgaben, die in Ihrem Unternehmen anfallen.
In Unternehmen mit verpflichtender Freigabe sind die Kosten um durchschnittlich 7,1 % gesunken.
Die häufigsten Probleme der Unternehmen, die sich an uns gewandt haben und unsere Kunden geworden sind, waren Zahlungen auf ein falsches Konto oder mit falscher Zahlungsreferenz, verlorene Belege oder eine außerplanmäßige Bestellung, von der niemand wusste, bis die Rechnung eintraf.
Die KI-Belegerkennung minimiert den menschlichen Faktor und beseitigt Fehler beim Abtippen. Die präzisen und verlässlichen Daten aus ReFIS können Sie in weitere Unternehmenssysteme exportieren.
Administrative Tätigkeiten bremsen Ihr Unternehmen. Sie kosten nicht nur die Verwaltungsmitarbeiter Zeit – schlimmer noch, sie zehren auch an der produktiven Zeit Ihrer Führungskräfte. ReFIS spart so doppelt Zeit: Ihre Führungskräfte widmen sich Aufgaben, die unmittelbar mit ihrer Arbeit zu tun haben, und die Verwaltung wird unnötige Arbeit los.
Nach der Einführung von ReFIS spart eine Führungskraft durchschnittlich 3 Stunden pro Woche.
ReFIS extrahiert alle wichtigen Daten aus den Rechnungen automatisch und erspart Ihnen Fehler bei der manuellen Eingabe. Ihre Buchhalter können sich so der Buchung widmen, statt Belege langwierig abzutippen.
Bei der Verarbeitung von Eingangsrechnungen sparen Sie bis zu 80 % der Zeit.
Absolute Kontrolle über jeden Beleg in übersichtlicher Form – Sie wissen jederzeit, wo sich ein Beleg befindet und auf wessen Freigabe er wartet. Den Stand der Kosten, Projekte und Budgets sehen Sie unmittelbar nach der Freigabe eines Belegs, ohne auf den Monatsabschluss zu warten. Ihre Führungskräfte entscheiden damit anhand aktueller Daten und nicht anhand von Schätzungen.
Eine elektronische Ablage für alle Belege, 24 Stunden am Tag und von überall verfügbar – vom Computer und auch vom Smartphone. Der Beleg wird genau dort abgelegt, wo er hingehört, und Sie rufen ihn mit wenigen Klicks auf. Schluss mit dem Suchen in Aktenordnern, auf gemeinsamen Laufwerken und in E-Mail-Postfächern.
Verpflichtende E-Rechnung, das PEPPOL-Netzwerk und die gesetzeskonforme Archivierung von Belegen. ReFIS ist ein akkreditierter Zustelldienst für E-Rechnungen – gesetzliche Pflichten erfüllen Sie automatisch, ohne die Vorschriften selbst studieren zu müssen und ohne das Risiko von Bußgeldern.
Der häufigste Grund für das Scheitern von Digitalisierungsprojekten ist nicht die Technologie, sondern dass die Mitarbeiter sie nicht annehmen. ReFIS passt sich Ihren Mitarbeitern und Prozessen an – es zwingt sie nicht, anders zu arbeiten, nur bequemer. Wir schulen sie nach Rollen und begleiten sie so lange, bis sich Ihr Unternehmen in der Automatisierung zu Hause fühlt.
Unsere Kunden bestätigen es: die Mitarbeiter haben sich schnell daran gewöhnt.
Sensible Belege liegen nicht mehr auf Schreibtischen oder in E-Mail-Postfächern herum. Detaillierte Zugriffsrechte stellen sicher, dass jeder nur die Belege sieht, die für ihn bestimmt sind – nach Rollen, Abteilungen oder Projekten. Und wenn ein Audit ansteht, gewähren Sie den Wirtschaftsprüfern den Zugriff mit wenigen Klicks.
Kein teures IT-Projekt mit unsicherem Ende und versteckten Kosten. ReFIS ist ein Service mit monatlicher Pauschale – wir richten ihn in wenigen Wochen ein und passen ihn Ihren Prozessen an, neue Benutzer kommen später einfach dazu. Sobald die ersten Änderungen Nutzen bringen, setzen wir die Verbesserungen nahtlos fort.
Ein genauer Überblick, wie viel Sie bei wem ausgeben – nach Lieferanten, Kostenstellen, Projekten oder Zeiträumen. Mit den Daten in der Hand verhandeln Sie bessere Preise und entdecken Einkäufe, die Ihr Unternehmen nicht braucht.
Prozesse, Historie und Belege liegen im System und nicht in den Köpfen und Aktenordnern. Wenn ein Kollege das Unternehmen verlässt, geht nichts verloren – seine Aufgaben sieht die Vertretung und der neue Mitarbeiter kommt einfach dazu. Ihr Unternehmen ist nicht von Einzelpersonen abhängig.
Feuer, Wasser oder ein gestohlenes Notebook können ein Papierarchiv unwiederbringlich zerstören. Das elektronische Archiv in der Cloud mit Backups funktioniert weiter – Ihre Belege sind sicher und Ihr Unternehmen arbeitet ohne Unterbrechung weiter.
Freigaberegeln und Limits stellen sicher, dass kein Beleg „unbemerkt“ durchgeht – was freigegeben werden muss, gibt derjenige frei, der dazu berechtigt ist. Der Audit-Trail zeigt jederzeit, wer den Beleg gesehen, bearbeitet und freigegeben hat.
Der Freigeber muss nicht im Büro sein – Belege gibt er von zu Hause, auf Geschäftsreisen und auch aus dem Urlaub frei, am Computer oder in der mobilen App. Homeoffice und hybrides Arbeiten ohne Papier und ohne Wartezeiten.
In Unternehmen wechselt die Buchhaltungssoftware im Laufe der Zeit – ReFIS bleibt. Der Belegumlauf, die Freigabe und das Archiv funktionieren weiter, ganz gleich, welches ERP-System Sie gerade einsetzen. Ihre Investition in die Digitalisierung überlebt so jeden Wechsel der Buchhaltungslösung.
Sie bewältigen ein Vielfaches an Belegen – ohne neue Mitarbeiter in der Verwaltung. Unsere Kunden verarbeiten sogar Zehntausende Rechnungen pro Monat – und wachsen, ohne dass das Backoffice mitwächst. Was früher zwei Personen nicht geschafft haben, erledigt jetzt eine.
Weniger lästiges Abtippen, kein Hinterherlaufen wegen Unterschriften und kein Blättern in Aktenordnern. Wir zwingen niemanden, anders zu arbeiten – nur bequemer. Sie sparen zudem Papier, Druck und den Transport von Belegen zwischen den Standorten.
Wir zeigen Ihnen ReFIS anhand von Prozessen aus dem Automotive-Bereich – ganz unverbindlich.