Vom Belegeingang über die Freigabe bis zur Buchung. Alles freigegeben, bevor etwas verloren gehen kann.
Geben Sie Rechnungen, Bedarfsanforderungen, Bestellungen oder Verträge frei – so geben Sie das Geld Ihres Unternehmens nur für das aus, was wirklich nötig ist. Unnötige und ineffiziente Kosten fallen weg. Die Freigabewege können mehrstufig sein, mit Vertretungsregelung und automatischer Zuweisung nach den festgelegten Regeln.
Das Abtippen von Eingangsrechnungen oder Kassenbelegen überlassen Sie der KI. ReFIS extrahiert automatisch alle wichtigen Daten aus Rechnungen, Kassenbelegen und weiteren Belegen – so vermeiden Sie Fehler bei der manuellen Eingabe und sparen Dutzende Arbeitsstunden.
Volle Unterstützung der E-Rechnung und des PEPPOL-Netzwerks: Rechnungen werden noch vor dem Versand validiert und garantiert an den Empfänger zugestellt, elektronische Rechnungen empfangen Sie samt Anhängen. Empfangene Belege gehen direkt weiter in die Freigabe und in das elektronische Archiv – ohne Scannen und Abtippen.
Alle Dokumente an einem Ort, in elektronischer Form und 24/7 von überall über das Internet verfügbar. Der Belegeingang über die zentrale elektronische Poststelle direkt in das Online-Archiv senkt das Risiko, dass ein Beleg verloren geht, und spart Zeit bei der Suche – im Archiv geht nichts verloren. Den Zugang können Sie problemlos auch Externen gewähren, zum Beispiel Wirtschaftsprüfern.
Ihre Buchhalter können sich anspruchsvollen Aufgaben widmen, statt zeitraubend manuell zu buchen. ReFIS ordnet anhand der gewählten Kriterien automatisch das richtige Konto aus dem Kontenplan zu – zum Beispiel nach Lieferant, Schlüsselwörtern oder Betragshöhe – und importiert die Belege nach der Freigabe in das Buchhaltungsprogramm – inklusive Konto und Kostenstelle. Der Buchhalter muss den Prozess nur noch kontrollieren.
Ein reibungsloser Einkaufsprozess ohne E-Mail-Chaos und unnötige Telefonate. Ihre Mitarbeiter erstellen Bedarfsanforderungen, aus den freigegebenen erzeugen Sie mühelos Bestellungen – die Freigabe von Bedarfsanforderungen und Bestellungen verhindert dabei unnötige Einkäufe. Eingangsrechnungen ordnet das System automatisch der Bestellung zu und richtet den Freigabe-Workflow nach den festgelegten Regeln ein (überschreitet die Rechnung den freigegebenen Betrag nicht, lässt sich einstellen, dass nur noch die Lieferung bestätigt wird).
Budgets erstellen und ihre Einhaltung direkt bei der Belegfreigabe verfolgen. Für die weiterführende Planung knüpfen Sie nahtlos mit dem Produkt ReFIS Plan an.
Eine Rechnung hat oft nur 1 – 2 Zeilen, dazu existiert aber eine detaillierte Aufstellung in Excel – zum Beispiel die Kosten für einzelne Fahrzeuge beim Leasing. ReFIS importiert die Aufstellung aus XLSX und legt die Rechnung gleich auf die einzelnen Zeilen aufgeteilt an.
Ihre Mitarbeiter reichen Belege – für Tanken, Übernachtung oder andere Ausgaben – einfach per Foto in der mobilen ReFIS-App ein. Die Abrechnung läuft ohne Papier und ohne das Zusammensuchen von Kassenzetteln.
Ein Vertragsarchiv mit Fristenüberwachung, Online-Unterzeichnung und elektronischen Signaturen für Bestellungen (ReFIS Sign). Verträge sind in ReFIS intelligent – sie können zum Beispiel automatisch Rechnungen ausstellen (ReFIS Billing) oder den Cashflow auch anhand der Vertragsdaten verfolgen (ReFIS Finance).
Ein firmenweiter Artikelkatalog, den die Einkaufsabteilung pflegt und aus dem Ihre Mitarbeiter direkt Bedarfsanforderungen erstellen – diese gehen in die Freigabe, und aus den freigegebenen entsteht eine Bestellung erzeugt. Den Katalog nutzen Sie auch bei der Fakturierung (ReFIS Billing) oder in der Lagerwirtschaft (ReFIS Warehouse).
Das Layout von Bestellungen, Rechnungen und weiteren Dokumenten legen Sie visuell fest – die PDF-Vorlagen passen Sie ohne Programmierung an.
Sie fahren in den Urlaub? Legen Sie eine Vertretung fest – die Freigabe läuft weiter, die Belege gibt in der Zwischenzeit der beauftragte Kollege frei.
E-Mail-Benachrichtigungen erinnern Sie in regelmäßigen Abständen daran, welche Belege auf Ihre Freigabe warten. Sie stellen selbst ein, wann und worüber Sie informiert werden möchten.
Belege freigeben, Ausgaben im Blick behalten und Belege per Foto einreichen – direkt in der mobilen ReFIS-App, wo immer Sie gerade sind.
Jede Aktion an einem Beleg wird protokolliert – Sie können jederzeit nachvollziehen, wer den Beleg wann gesehen, bearbeitet oder freigegeben hat. Die vollständige Historie erfüllt die Anforderungen von Audits und der steuerlichen Archivierung.
Zugriffsrechte und die Sichtbarkeit der Daten stellen Sie bis ins Detail ein – nach Rollen, Abteilungen, Kostenstellen oder Projekten. Der Manager sieht nur die Belege seiner Abteilung, der für den Fuhrpark verantwortliche Kollege nur die Belege des Fuhrparks und der Projektmanager nur seine Projekte. Das System bildet Ihre Organisationsstruktur genau ab.
Anmeldung über SSO (SAML, Microsoft, Google), Zwei-Faktor-Authentifizierung und Biometrie in der mobilen App. Die Daten liegen sicher in einem EU-Rechenzentrum, der Betrieb ist auch auf Ihrer eigenen Infrastruktur möglich. Die Benutzer inklusive Organisationsstruktur und Hierarchie importieren wir automatisch, zum Beispiel aus MS Entra ID oder LDAP.
Unternehmensgruppen und Holdings verwalten Sie mit einer einzigen Anmeldung – mehrere Gesellschaften in einem System und konsolidierte Sichten auf die Belege der gesamten Gruppe.
Zu den Belegen fügen Sie eigene Felder und Dimensionen nach dem Bedarf Ihres Unternehmens hinzu – Projekt, Fahrzeug, Auftrag oder was auch immer. Nach diesen Feldern filtern Sie die Belege anschließend, geben sie frei und werten sie in Reports aus.
Belege werden nach den eingestellten Aufbewahrungsregeln und den gesetzlichen Fristen aufbewahrt. Nach deren Ablauf kann das System die Daten DSGVO-konform vernichten oder anonymisieren.
Die Daten aus ReFIS exportieren Sie regelmäßig in BI-Tools oder in das Data Warehouse für das Controlling. An die Management-Reports schließt direkt ReFIS Manager an.
ReFIS kommuniziert in 9 Sprachen: Slowakisch, Tschechisch, Englisch, Deutsch, Türkisch, Rumänisch, Russisch, Polnisch und Ungarisch.
An die Freigabe und Digitalisierung von Belegen schließen weitere ReFIS-Module an. Alle nutzen dieselben Daten, sodass Sie ohne zusätzliche Integrationen wachsen.
Automatische Berechnung des Rechnungsbetrags genau nach den Besonderheiten Ihres Unternehmens, Massenversand von Rechnungen, Überwachung der Zahlungen und Mahnungen.
Managemententscheidungen und Reporting für das Unternehmen, Projekte oder Handelsvertreter.
Budgets für das gesamte Unternehmen, eine Abteilung, ein Team oder ein Projekt und die Verfolgung ihrer Einhaltung direkt bei der Belegfreigabe.
Wann und wie viel Sie zahlen, wie viel Sie erhalten und wie viel auf dem Konto sein wird – Cashflow-Steuerung in Echtzeit.
Digitale Unterzeichnung von Dokumenten – Verträge, Bestellungen und interne Belege.
Sie wissen jederzeit, was in welcher Menge und an welchem Ort auf Lager liegt. Die Kosten ordnen Sie dem Projekt erst bei der Entnahme aus dem Lager zu, sodass die Rentabilität der Projekte genau stimmt.
Zugangspunkt zum PEPPOL-Netzwerk für das Senden und Empfangen elektronischer Rechnungen.
Schließen Sie sich den Unternehmen an, die schon heute Zeit und Geld sparen.