Die E-Rechnung wird in Europa zum Standard. Hier sind die Antworten, mit denen Sie sich darauf ohne unnötige Panik vorbereiten.
Jedes Land legt die Regeln selbst fest – Termin und Umfang unterscheiden sich. Meist gilt die Pflicht zum Ausstellen elektronischer Rechnungen für umsatzsteuerpflichtige Unternehmen bei inländischen B2B- und B2G-Umsätzen, während die Pflicht zum Empfangen jedes Unternehmen trifft. In einer Beratung sagen wir Ihnen, was in Ihrem Land gilt.
Eine Rechnung im strukturierten XML-Format nach der europäischen Norm EN 16931, in der Syntax Peppol BIS Billing 3.0. Kein PDF und kein Scan – ein maschinenlesbarer Datensatz, den das System der Gegenseite verarbeiten kann, ohne dass ihn jemand abtippt.
Wo eine Pflicht gilt, muss die Rechnung im strukturierten Format laufen. Belege außerhalb der Pflicht (Kassenbelege, Rechnungen von Nichtunternehmern, manche Auslandsbelege) kommen weiter so wie heute – wir können sie per Datenextraktion verarbeiten.
Elektronisch fakturieren können Sie auch freiwillig – das PEPPOL-Netz ist offen und wartet auf keine Frist. Viele Unternehmen tun es, bevor sie müssen: entweder verlangt es der Kunde, oder es erspart schlicht das Abtippen von Belegen.
Registrieren und im Trockenlauf testen können Sie jederzeit – auf einen Termin müssen Sie nicht warten. Wir empfehlen, es nicht auf die letzten Monate zu verschieben: sobald eine Pflicht greift, haben Anbieter, Steuerberater und Ihre Lieferanten alle Hände voll zu tun, und der Raum für ruhiges Feinjustieren verschwindet.
Nach der EU-Initiative ViDA wird die E-Rechnung ab 1. 7. 2030 auf grenzüberschreitende Umsätze innerhalb der EU ausgeweitet. Das PEPPOL-Netz ist darauf schon heute vorbereitet, aus Ihrer Sicht geht es also um einen größeren Umfang und nicht um einen neuen Übergang.
Nein. Wir binden die Systeme an, die Unternehmen üblicherweise einsetzen – SAP, SAP Business One, Microsoft Business Central, POHODA, Money, ABRA, KROS und weitere. Unterstützt Ihr System keine Integration, können Sie unsere Web-Anwendung eigenständig nutzen. Die Liste finden Sie auf der Seite Integrationen.
Bei Systemen, die wir bereits unterstützen, sprechen wir von Tagen, nicht von Monaten – es ist Konfiguration, keine Entwicklung. Bei einer Anbindung nach Maß hängt der Termin davon ab, welche Schnittstelle Ihr System bietet; das sagen wir Ihnen direkt in der Beratung, nicht nach einer bezahlten Analyse.
Dann bauen wir die Anbindung. Die meisten Integrationen auf unserer Liste sind genau so entstanden – weil jemand danach gefragt hat. Wir unterstützen außerdem Standardschnittstellen wie REST API und SAPI-SK, über die sich beliebige Software anbinden lässt.
Je nachdem, wie Sie es einstellen: per E-Mail-Benachrichtigung, durch direkte Zustellung in Ihre Buchhaltungssoftware oder über die API. In jedem Fall sehen Sie in der Web-Anwendung alle Belege und ihre Status.
Fehler gegen die Regeln der Norm fangen wir bei der Validierung ab, noch vor dem Versand – ein falscher Beleg erreicht Ihren Kunden also nicht. Lehnt der Kunde eine Rechnung ab, sehen Sie den Grund; und wo Daten an die Finanzverwaltung gemeldet werden, übernehmen wir auch die Korrekturmeldung.
Nein. In Ländern, in denen Rechnungsdaten an die Finanzverwaltung gemeldet werden, erstellt und sendet der Zugangspunkt die Meldung automatisch – für den Lieferanten und für den Kunden. Sie müssen also nichts einreichen und nichts überwachen. Die Meldung senden wir direkt bei der Verarbeitung des Belegs, nicht am Ende der gesetzlichen Frist.
Ja. Wir betreiben einen zertifizierten Zugangspunkt zum PEPPOL-Netz. Die ReSOFT s.r.o. ist im Register der zertifizierten Anbieter der Zustelldienste unter der Kennung PA SK ID EFSK000025 geführt. Unseren Eintrag können Sie prüfen – direkt im Register.
Wir betreiben eigene Infrastruktur. Ihre Rechnungen laufen nicht über einen fremden Anbieter, auf den wir keinen Einfluss haben – ein Unterschied, der vor allem dann auffällt, wenn etwas geklärt werden muss.
Eine Rechnung zustellen muss jeder von ihnen können – darin unterscheiden wir uns wirklich nicht. Der Unterschied liegt in dem, was danach passiert: seit zwanzig Jahren beschäftigen wir uns damit, wie Belege in Unternehmen zirkulieren, freigegeben und verbucht werden. Wenn Ihnen XML im Postfach eines Tages nicht mehr genügt, wechseln Sie weder den Anbieter noch integrieren Sie von neuem. Mehr auf der Seite Wie weiter.
Nein. Der Access Point funktioniert eigenständig und Sie können so lange dabei bleiben, wie Sie möchten. Die übrigen Module sind eine Option, keine Bedingung – und sie werden aktiviert, wenn Sie danach fragen.
Ja. Ein Trockenlauf ist Teil jedes Pakets und Sie können ihn jederzeit starten. Wir empfehlen ihn auch dann, wenn Sie das Gefühl haben, bei Ihnen werde alles beim ersten Versuch klappen.
Wir verarbeiten Belege als Auftragsverarbeiter nach DSGVO, die Daten bleiben in der EU. Die konkreten Bedingungen einschließlich Aufbewahrung und Zugriffen regeln wir im Vertrag – gern beantworten wir sie schon vorab in der Beratung.
Schreiben Sie uns. Wir antworten auch dann, wenn für uns kein Geschäft dabei herauskommt.