Unternehmen, die durch Digitalisierung schon Zeit und Geld sparen
Zustellen kann jeder. Wir wissen, was danach kommt.
Elektronische Rechnungen senden und empfangen wir über das europäische PEPPOL-Netz – damit sind Sie auch auf die EU-Initiative ViDA vorbereitet. Wir kümmern uns nicht nur darum, sondern öffnen die Tür für weitere Digitalisierung: elektronische Rechnungsfreigabe, KI-gestützte Verbuchung oder einfach ein digitales Archiv als Anfang.
Unternehmen, die durch Digitalisierung schon Zeit und Geld sparen
Eine elektronische Rechnung läuft in einem strukturierten Format nach der europäischen Norm EN 16931 zwischen zertifizierten Zugangspunkten. Einer davon sind wir – Registrierung und Betrieb im Netz sind unsere Aufgabe, nicht Ihre.
Wir registrieren Sie im Netz. Sie bekommen eine Adresse, an die Rechnungen aus ganz Europa zugestellt werden.
Wir verbinden uns mit Ihrer Buchhaltungssoftware und übergeben die Belege freigegeben und vorkontiert. Denselben Weg gehen auch PDFs aus dem Ausland oder von Partnern außerhalb des Netzes.
Validierung vor dem Versand, Zustellbestätigung, Betrieb und Monitoring des Netzes. Um die Technik müssen Sie sich nicht kümmern.
Zugangspunkte sind bewusst austauschbar – so ist PEPPOL gebaut. Die Rechnung erreicht Sie also in jedem Fall. Die Frage ist, ob Ihnen eine XML-Datei im Postfach wirklich hilft oder nur dieselbe manuelle Arbeit in neuer Form bedeutet.
Deshalb ist die E-Rechnung für uns keine Endstation. Sie ist der einfachste Anfang. Ob Sie weitergehen, entscheiden Sie; die Tür bleibt offen.
Nur ein Teil der Belege läuft über das Netz. Rechnungen von Partnern außerhalb von PEPPOL, Kassenbelege und Lieferscheine auf Papier kommen weiter so wie heute. Ohne gemeinsamen Ort zerfällt Ihre Buchhaltung in zwei Welten – eine für E-Rechnungen und eine für alles andere.
Elektronische Rechnungen von Partnern im Netz. Sie kommen als strukturierte Daten – vollständig, geprüft, bereit zur Verarbeitung.
Was das Netz nicht transportiert – und was nicht verschwindet:
Ihre Daten lesen wir automatisch aus – abgetippt wird auch hier nichts.
Eine eingegangene Rechnung startet den Freigabeweg nach Ihren Regeln – mehrstufig, mit Vertretung und Erinnerung für den, der zu lange braucht. Gleich ob E-Rechnung oder Tankbeleg.
Den Beleg übergeben wir Ihrer Buchhaltungssoftware samt Kontierungsvorschlag, Kostenstelle oder Projekt. Ohne Abtippen und ohne dass jemand unterscheiden muss, woher die Rechnung kam.
Freigegebene Belege gehen in einem Sammelexport an Ihre Buchhaltungssoftware.
Alle Belege an einem Ort, in Sekunden auffindbar – bei einer Prüfung und auch dann, wenn jemand zwei Jahre später wissen will, was genau freigegeben wurde.
Ein Weg für alle Belege, nicht ein Prozess für E-Rechnungen und ein zweiter für den Rest. Ein Anbieter, der nur zustellen kann, lässt Ihnen die andere Hälfte der Arbeit genau so, wie sie war.
Mit Buchhaltungssystemen tauschen wir seit zwanzig Jahren Daten aus. Die E-Rechnung ist für uns ein weiteres Format in der Reihe – nicht der erste Versuch.
Statt Versprechen – konkrete Erfahrungen.
„Wir haben tatsächlich Berge von Papier abgeschafft, die Freigabe beschleunigt und unter Kontrolle gebracht. Am Ende klingt das vielleicht einfach, aber es ist eine wesentliche Verbesserung, auf die wir lange gewartet haben.“
„Der Freigeber muss nicht im Büro sein, um eine Rechnung freizugeben – das geht von zu Hause oder aus dem Urlaub. Neben Eingangsrechnungen nutzen wir die Freigabe auch für Ausgangsrechnungen, die genehmigt werden müssen.“
„Die Einführung lief problemlos, weil man bei ReFIS wirklich verstanden hat, wie wir das System nutzen wollen und was wir brauchen. Hervorragend ist, dass sich ReFIS an die Bedürfnisse des Kunden anpassen lässt.“
PEPPOL ist ein europäisches Netz für den Austausch elektronischer Geschäftsdokumente. Eine Rechnung läuft darin in einem strukturierten Format nach EN 16931 zwischen zertifizierten Zugangspunkten – validiert vor dem Versand und mit Zustellbestätigung, also ohne E-Mails, die im Spam landen.
Nein. Wir binden die Systeme an, die Unternehmen üblicherweise einsetzen – SAP, Microsoft Business Central, ABRA, QI, Money, Pohoda, Altus Vario und weitere. Unterstützt Ihr System keine Integration, können Sie unsere Web-Anwendung eigenständig nutzen.
Sie verschwinden nicht. Belege, die das Netz nicht transportiert – Kassenbelege, PDFs aus E-Mails, Papier, Rechnungen von Partnern außerhalb von PEPPOL – verarbeiten wir per Datenauslesung. Sie landen in derselben Freigabe und im selben Archiv wie elektronische Rechnungen.
Der Anschluss an das Netz und an Ihre Software lässt sich jederzeit testen. Wir empfehlen, damit nicht bis zu den letzten Monaten zu warten – Onboarding und Tests mit Lieferanten brauchen Zeit.
In einer halben Stunde gehen wir durch, was für Sie gilt, wie wir Ihre Software anbinden und was es kosten wird. Ohne Verpflichtung.