Ohne Marketing und ohne Abkürzungen: wie eine elektronische Rechnung durch das PEPPOL-Netz läuft, was dabei geprüft wird und wo die Finanzverwaltung ins Spiel kommt.
Eine Rechnung im strukturierten XML-Format nach der europäischen Norm EN 16931. Kein PDF und kein Scan – ein maschinenlesbarer Datensatz, den die Gegenseite ohne Abtippen verarbeiten kann.
Ein internationales Netz für den Austausch von Geschäftsdokumenten, das in der ganzen EU genutzt wird. Es funktioniert wie das Telefonnetz: jeder Teilnehmer hat seine PEPPOL ID und es ist unerheblich, über welchen Anbieter er angebunden ist.
Ein zertifizierter Anbieter – der „digitale Postbote“ –, über den Rechnungen in das Netz gehen und aus ihm empfangen werden. Wo die lokalen Regeln es verlangen, meldet er die Daten auch an die Finanzverwaltung. ReFIS Access Point ist so ein Anbieter.
PEPPOL basiert auf dem Vier-Ecken-Modell: die Rechnung geht von Ihnen über zwei Zugangspunkte zu Ihrem Kunden. In Ländern, die zusätzlich eine Meldung an die Finanzverwaltung verlangen, kommt eine fünfte Ecke hinzu – die übernehmen wir.
Sie erstellen die Rechnung in Ihrem System.
Wir konvertieren, prüfen und senden.
Gesicherte Übertragung zwischen den Zugangspunkten.
Nimmt die Rechnung für den Kunden entgegen.
Erhält die Rechnung in sein System.
Manche Länder verlangen, dass Rechnungsdaten an die Finanzverwaltung gemeldet werden. Wo das gilt, erstellt und sendet der Zugangspunkt die Meldung automatisch – auf Lieferanten- und auf Kundenseite. Sie senden also nichts und überwachen nichts und wir senden die Meldung direkt bei der Verarbeitung des Belegs.
Wir nehmen die Daten aus Ihrer Buchhaltungssoftware und erzeugen das XML nach Peppol BIS Billing 3.0. In Ihrem System ändern Sie nichts.
Wir prüfen die Rechnung gegen die Regeln der Norm, bevor sie hinausgeht. Einen Fehler sehen Sie damit sofort – nicht erst, wenn der Kunde sie ablehnt.
Wir prüfen, ob der Kunde im Netz registriert ist und welche Dokumentarten er annimmt. Ist er es nicht, wissen Sie es vor dem Ausstellen der Rechnung.
Wir stellen die Rechnung zu und Sie sehen ihren Status – gesendet, zugestellt, angenommen oder abgelehnt, samt Grund.
Wir nehmen die Rechnung samt Anhängen an, prüfen sie und senden der Gegenseite eine Empfangsbestätigung.
Wo die lokalen Regeln es verlangen, melden wir die Daten fristgerecht an die Finanzverwaltung.
Wenn Sie möchten, läuft die eingegangene Rechnung direkt in die Freigabe, wird einem Projekt oder einer Kostenstelle zugeordnet und landet im Archiv. Sehen Sie sich ReFIS Flow an.
Wir übergeben die Rechnung an Ihre Buchhaltungssoftware – freigegeben und mit zugeordnetem Konto. Ohne Scannen und Abtippen.
Registrieren, eine PEPPOL-ID erhalten und den gesamten Ablauf im Trockenlauf testen können Sie jederzeit – unabhängig davon, ab wann Sie es brauchen.
Ab wann und für wen die inländische E-Rechnung verpflichtend ist, legt jedes Land selbst fest. In einer Beratung sagen wir Ihnen, was für Ihr Land und Ihre Umsätze gilt.
Nach der EU-Initiative ViDA wird die elektronische Rechnung auf grenzüberschreitende Umsätze innerhalb der EU ausgeweitet. Das PEPPOL-Netz ist darauf genauso vorbereitet wie heute.
Sagen Sie uns, welche Software Sie nutzen und wie viele Rechnungen Sie monatlich verarbeiten. Den Rest gehen wir gemeinsam durch.
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