In den E-Mail-Konten legen Sie die Adresse fest, von der ReFIS Ihre E-Mails sendet - Dokumente, Antworten auf E-Mails bei unverarbeiteten Dokumenten und Nachrichten.
Sie finden sie im Menü Sonstiges → Benutzer → E-Mail-Konten.
Solange Sie in ReFIS kein eigenes E-Mail-Konto eingerichtet haben, sendet ReFIS Ihre E-Mails von seiner eigenen Adresse. Als Absender erscheint in der E-Mail Ihr Name mit dem Zusatz „(über ReFIS)“, zum Beispiel Anna Schmidt (über ReFIS), und Antworten gehen an Ihre E-Mail-Adresse (darauf ist das Feld Reply-To gesetzt).
Mit einem eigenen Konto geht die E-Mail direkt von Ihrer Adresse hinaus und der Zusatz „(über ReFIS)“ wird nicht angefügt.
Konto hinzufügen
Mit der Operation „Konto hinzufügen“ öffnen Sie das Formular:
- „E-Mail-Adresse“ - die Adresse, von der die E-Mails gesendet werden. Vorausgefüllt ist Ihre Adresse.
- „Absendername“ - der Name, den der Empfänger sieht. Vorausgefüllt ist Ihr Name.
- „Das Konto ist aktiv“ - ein inaktives Konto verwendet ReFIS nicht.
- „Diensttyp“ - „SMTP“ oder „Microsoft 365“.
SMTP
Beim Typ „SMTP“ tragen Sie die Daten des Mailservers ein, die Sie von Ihrem E-Mail-Administrator erhalten:
- „Server“
- „Port“ - vorausgefüllt ist 587
- „Verschlüsselung“ - STARTTLS, SSL/TLS oder „Keine“
- „Anmeldename“ und „Passwort“
Ob sich ReFIS mit dem Server verbindet, prüfen Sie mit der Operation „Verbindung testen“ in der Kontenliste. Der Test verbindet sich nur mit dem Server und meldet sich an, er sendet keine E-Mail.
Microsoft 365
Wenn Ihre Firma Microsoft 365 verwendet, sendet ReFIS die E-Mails direkt über Ihr Postfach, und die gesendeten E-Mails finden Sie auch in dessen Ordner „Gesendete Elemente“:
- Fügen Sie ein Konto hinzu und wählen Sie im Feld „Diensttyp“ die Option „Microsoft 365“.
- Wählen Sie „OK und Microsoft 365 verbinden“.
- Melden Sie sich bei Microsoft 365 an und erteilen Sie ReFIS den Zugriff.
ReFIS zeigt dann „Microsoft 365 wurde erfolgreich verbunden.“ an.
Sie können das Konto auch später mit der Operation „Microsoft 365 verbinden“ in der Kontenliste verbinden.
Freigegebenes Postfach
E-Mails können auch aus einem freigegebenen Postfach von Microsoft 365 gesendet werden, zum Beispiel rechnungen@ihre-firma.de. Ein freigegebenes Postfach benötigt keine Microsoft-365-Lizenz. Mit ReFIS verbunden wird es jedoch von einem Benutzer mit eigenem lizenziertem Postfach, der für das freigegebene Postfach die Berechtigung „Senden als“ (Send As) hat:
- Der Microsoft-365-Administrator erteilt dem Benutzer für das freigegebene Postfach die Berechtigung „Senden als“.
- Fügen Sie in ReFIS ein Konto mit dem Typ „Microsoft 365“ hinzu und tragen Sie im Feld „E-Mail-Adresse“ die Adresse des freigegebenen Postfachs ein.
- Wählen Sie „OK und Microsoft 365 verbinden“ und melden Sie sich als dieser Benutzer an.
ReFIS behält die Adresse des freigegebenen Postfachs bei und weist darauf hin, dass der angemeldete Benutzer dafür die Berechtigung „Senden als“ haben muss.
Der Empfänger sieht dann das freigegebene Postfach als Absender. Standardmäßig wird eine Kopie der gesendeten E-Mail in den „Gesendeten Elementen“ des Benutzers gespeichert, der das Konto verbunden hat, nicht im freigegebenen Postfach. Soll sie auch im freigegebenen Postfach liegen, schaltet der Microsoft-365-Administrator das für das freigegebene Postfach ein (Einstellung MessageCopyForSentAsEnabled).
Globales Konto
Ein Benutzer mit vollem Zugriff kann ein Konto für alle anlegen - er aktiviert „Dies ist ein globales Konto, über das alle Benutzer E-Mails senden können“. Über das globale Konto sendet jeder Benutzer, der kein eigenes aktives Konto hat.
Aktiviert er zusätzlich „Als Absendernamen den Namen des angemeldeten Benutzers verwenden“, geht die E-Mail von der Firmenadresse hinaus, der Empfänger sieht als Absender den Namen dessen, der die E-Mail sendet, und Antworten gehen an dessen persönliche Adresse (darauf ist das Feld Reply-To gesetzt).
Wenn keine E-Mails mehr gesendet werden
Lässt sich eine E-Mail über das Konto nicht senden, sehen Sie den Fehler in der Kontenliste in der Spalte „Letzter Fehler“. ReFIS sendet sie dann auch nicht von seiner eigenen Adresse.
Beim Typ Microsoft 365 funktioniert die Verbindung zum Beispiel nach einer Passwortänderung oder nach dem Entzug des Zugriffs nicht mehr. Verbinden Sie das Konto dann erneut mit der Operation „Microsoft 365 verbinden“.