Mit dem Import von Dokumenten von einem Netzlaufwerk übernimmt ReFIS Dokumente, die dort zum Beispiel ein Netzwerkscanner oder ein anderes System ablegt - entweder als neue unverarbeitete Dokumente oder als Anhänge zu dem Dokument, das Sie gerade hinzufügen.
Unverarbeitete Dokumente von einem Laufwerk oder aus einem anderen System
ReFIS übernimmt regelmäßig Dateien von einem Netz- oder lokalen Laufwerk, aus einem freigegebenen Ordner, über SFTP, WebDAV und Ähnliches und erstellt aus jeder Datei ein Dokument im Modul Unverarbeitete Dokumente. Ebenso übernimmt es Dokumente aus anderen Systemen, mit denen es verbunden ist, zum Beispiel über eine API - Bestellungen, Wareneingänge und Rechnungen aus Händler- und anderen Systemen.
Ein solches Dokument verarbeiten Sie dann genauso wie ein Dokument, das per E-Mail gekommen ist.
Anhänge zu einem neuen Dokument nach Nummer
Legt der Scanner Dateien mit der Dokumentnummer im Namen ab, zum Beispiel Scan-2024001.pdf, findet ReFIS sie beim Hinzufügen des Dokuments und hängt sie selbst an:
- Fügen Sie das Dokument hinzu und tragen Sie „Registrierungsnummer“ oder „Ext. Buchhaltungsnummer“ ein.
- Unter dem Formular zeigt ReFIS die Dateien vom Netzlaufwerk an, die zu der Nummer gehören, mit dem Text „Eingelesen für Registrierungsnummer: …“ oder „Eingelesen für ext. Buchhaltungsnummer: …“.
- Speichern Sie das Dokument. ReFIS hängt die gefundenen Dateien an; auf dem Netzlaufwerk bleiben die Dateien erhalten.
Das Feld „Registrierungsnummer“ ist im Formular, wenn die Firma im Menü Sonstiges → Einstellungen → Dokumenteinstellungen „Registrierungsprotokoll (Zeilennummer) führen“ eingeschaltet hat, das Feld „Ext. Buchhaltungsnummer“ bei eingeschaltetem „Externe Buchhaltungsnummer anzeigen“.
Einstellungen
Wo nach den Dateien gesucht wird, legen Sie im Menü Sonstiges → Import und Export → Import von Anhängen von einem Netzlaufwerk fest:
- „Pfad“ - der Ordner auf dem Netzlaufwerk. Er kann {?Year} und {?Month} enthalten - Jahr und Monat aus dem Eingangsdatum des Dokuments, zum Beispiel \\server\scan\{?Year}\{?Month}.
- „Bezeichnung“ - der Anfang des Dateinamens. Sie kann {?EvidNum} (Registrierungsnummer), {?ExternalNumber} (externe Buchhaltungsnummer), {?Year} und {?Month} enthalten, zum Beispiel Scan-{?ExternalNumber}. Angehängt werden alle Dateien, deren Name so beginnt.
- „Unterverzeichnisse“ - ob ReFIS auch Unterordner durchsucht.