Software für die Verarbeitung von 10 000 Rechnungen pro Jahr?
Für unseren Kunden mit dem System ReFIS kein Problem
Für unseren Kunden mit dem System ReFIS kein Problem
Das Unternehmen HÍLEK widmet sich dem Verkauf und Service von Fahrzeugen der Marken Volkswagen, ŠKODA, Hyundai und SEAT. Es ist in 4 Städten in der Slowakei tätig. Im Jahr 2021 nahm es fast 10 000 Eingangsrechnungen entgegen.
Januar 2021
Elektronische Verarbeitung und Freigabe von Belegen
„Die Zusammenarbeit mit den Programmierern war ausgezeichnet, sie haben versucht, uns in allem entgegenzukommen. Die Implementierungsphase verlief schrittweise, denn unsere Eingangsbelege sind sehr unterschiedlich und wir haben unsere Anforderungen nach und nach ergänzt und erweitert. Die Mitarbeiter haben sich schnell daran gewöhnt, die Oberfläche von ReFIS ist einfach zu verstehen. Auch die Buchungsregeln und die Benutzer verwalten wir selbst, das ist nicht kompliziert.“
Im Unternehmen HÍLEK a spol., a.s. werden jährlich rund 10 000 Rechnungen verarbeitet. ReFIS kann Belege erfassen, verarbeiten und übersichtlich archivieren. Die klare Wahl war deshalb die elektronische Verarbeitung, aber auch die Freigabe von Belegen in ReFIS, die wir an die individuellen Bedürfnisse des Kunden angepasst haben. Wir haben ReFIS so eingestellt, dass es aus den Belegen auch über den Standard hinausgehende Angaben automatisch ausliest: Informationen zur Marke, zum Automodell und auch zur konkreten Fahrzeug-VIN – wodurch das Unternehmen HÍLEK Belege und Kosten für ein konkretes Auto oder Modell genau nachverfolgen kann.
ReFIS wurde im Unternehmen HÍLEK a spol., a.s. im Januar 2021 eingeführt. Während der COVID-19-Pandemie war es fast unumgänglich, den Umgang mit Belegen im Unternehmen zu optimieren, zu digitalisieren und den Belegumlauf papierlos, schneller und übersichtlicher zu gestalten. Die Transformation gelang schnell und schmerzlos, ReFIS wird demnächst bereits das dritte Jahr genutzt.
„Die papierlose Rechnungsverarbeitung hat uns natürlich Papier gespart, aber auch die Zeit für das Drucken und Zustellen der Rechnungen an die einzelnen Betriebsstätten bei der Freigabe. Sie löst auch das Problem der ewig verlorenen Rechnungen. Die Archivierung von PDF-Rechnungen haben wir aus steuerlicher Sicht gelöst. Der Freigeber muss nicht im Büro anwesend sein, um eine Rechnung freizugeben – er kann das auch von zu Hause oder aus dem Urlaub tun. Neben Eingangsrechnungen nutzen wir die Freigabe auch für Ausgangsrechnungen, die freigegeben werden müssen.“
Sie zeigten sich in der schnelleren Bearbeitung der Dokumente, die digital und ohne manuelles Abtippen verarbeitet und übersichtlich im elektronischen Archiv sortiert werden, in dem nichts verloren geht. Alle Eingangsrechnungen im Unternehmen HÍLEK a spol., a.s. kommen über das System ReFIS, wo sie die Freigabe nach festgelegten Regeln durchlaufen; nach der Freigabe werden sie in das Buchhaltungsprogramm importiert – zusammen mit der Angabe von Konto und Kostenstelle.
DOLVAPs.r.o.
Wir zeigen Ihnen, wie ReFIS direkt in Ihrem Unternehmen funktionieren würde.