ReFIS lieferte eine umfassende Lösung für den innerbetrieblichen Einkauf bei Hedin Automotive

Ergebnisse:

• Vereinfachte und übersichtlichere Einkaufsprozesse im Unternehmen – von der Erstellung interner Bedarfsanforderungen über deren Freigabe bis zur Erstellung von Bestellungen und der Überwachung von Lieferung und Fakturierung.
• Die automatische Erzeugung von Bestellungen beschleunigt deren Bearbeitung
• Höhere Effizienz dank digitalem Überblick über den Belegstatus, Reporting und automatischem Abgleich von Rechnungen mit Bestellungen

Aufgabenstellung des Kunden:

• Einen innerbetrieblichen Online-Shop schaffen und die Prozesse digitalisieren, die den Einkauf von Waren für das Unternehmen beschleunigen und den verantwortlichen Managern eine einfache und wirksame Kontrolle über die Belege ermöglichen.

Vorgeschlagene Lösung:

Aufbau eines internen Online-Shops innerhalb von ReFIS, in dem die Mitarbeiter nicht bezahlen, sondern Bedarfsanforderungen für Einkäufe erstellen, die die Manager freigeben. So funktioniert die vorgeschlagene Lösung:

• Der zuständige Mitarbeiter erstellt in ReFIS eine Bedarfsanforderung für Waren oder Dienstleistungen, die das Unternehmen einkaufen muss, indem er sie in den Warenkorb legt
• Der verantwortliche Mitarbeiter gibt die Bedarfsanforderung entsprechend seinen Berechtigungen frei, und die Einkaufsabteilung erstellt anschließend aus den freigegebenen Anforderungen Bestellungen, die sie an die Lieferanten versendet.
• Den Erhalt der Ware vom Lieferanten bestätigt der verantwortliche Mitarbeiter, indem er die Rechnung bestätigt; eine weitere Freigabe entfällt, solange der Rechnungsbetrag den in der Bedarfsanforderung freigegebenen Betrag nicht übersteigt.

Der Kunde Hedin Automotive nutzt in ReFIS auch die Digitalisierung von Dokumenten – deshalb wird die Lieferantenrechnung zusätzlich automatisch per OCR (automatische Texterkennung) ausgelesen und archiviert.

Implementierung:

Die Umstellung der Mitarbeiter auf ReFIS verlief reibungslos und in mehreren Phasen.

Ergebnisse:

Der interne Online-Shop bei Hedin Automotive Bratislava hat den Mitarbeitern der Einkaufsabteilung die Arbeit erleichtert und ihnen Zeit gespart. Heute lassen sich Bestellungen deutlich einfacher erstellen und freigeben, und der gesamte Prozess läuft schneller und digital. Zugleich hat Hedin Automotive dank ReFIS mehr Überblick über die Dokumente (Bedarfsanforderungen, Bestellungen, Rechnungen) gewonnen. Das Archiv mit digitalisierten Belegen zeigt zudem einfacher, in welchem Status sie sind, und man findet sie schneller – samt der Information, wer für ihre Freigabe verantwortlich ist.