Arbeitspositionen

Die Stammdaten Arbeitspositionen bestimmen die Zugriffsrechte. Eine Arbeitsposition ist eine Gruppe von Mitarbeitern mit denselben Berechtigungen - zum Beispiel Buchhalterin, Projektleiter oder Assistentin. Ein Mitarbeiter kann mehrere Arbeitspositionen haben, und seine Rechte sind die Summe der Rechte aller seiner Arbeitspositionen. Ein Mitarbeiter mit „Voller Zugriff unabhängig von Arbeitspositionen/Vorgängen“ hat alle Rechte unabhängig von den Arbeitspositionen (das stellen Sie beim Mitarbeiter ein).

Arbeitspositionen finden Sie im Menü Sonstiges → Stammdaten → Arbeitspositionen. Bei einer Arbeitsposition geben Sie ein:

• „Bezeichnung der Arbeitsposition“, „Identifikator“ und „Anmerkung“
• „Vorgänge“ - was die Mitarbeiter auf der Arbeitsposition tun dürfen, zum Beispiel „Erhaltene Rechnung hinzufügen“ oder „Verträge anzeigen“. Die Vorgänge sind nach Modulen gruppiert, und angeboten werden nur Vorgänge der Module, die die Firma aktiviert hat.
• „Mitarbeiter“ auf der Arbeitsposition - Arbeitspositionen können Sie einem Mitarbeiter auch beim Bearbeiten des Mitarbeiters zuweisen

Haben Sie in der Liste eine bestehende Arbeitsposition ausgewählt, öffnet die Funktion „Arbeitsposition hinzufügen“ das Formular „Arbeitsposition kopieren“ mit ihren Vorgängen und Mitarbeitern - so erstellen Sie schnell eine ähnliche Arbeitsposition. Mitarbeiter, die nicht auf der neuen Arbeitsposition sein sollen, entfernen Sie im Formular. Die Rechte an Labels werden von der Muster-Arbeitsposition nicht übernommen, Sie legen sie für die neue Arbeitsposition separat fest. Im Detail der Arbeitsposition sehen Sie ihre Vorgänge, die Rechte an Labels und die Mitarbeiter.

Mit der Funktion „Herunterladen“ speichern Sie einen von drei Berichten als XLSX:

• „Liste der Arbeitspositionen“ - mit den Spalten, die Sie wählen
• „Arbeitspositionen und ihre Rechte“ - eine Tabelle der Arbeitspositionen und Vorgänge, auch mit den Mitarbeitern auf jeder Arbeitsposition
• „Labels und Arbeitspositionen“ - die Rechte der einzelnen Arbeitspositionen an Labels

Sie eignen sich zum Beispiel zur Kontrolle, wer welche Rechte hat.

Mit der Funktion „Arbeitspositionen löschen“ löschen Sie die ausgewählten Arbeitspositionen. Die Mitarbeiter verlieren die Rechte, die ihnen die gelöschte Arbeitsposition gab, und ReFIS entfernt sie auch aus der Bedingung „Der angemeldete Benutzer hat die Arbeitsposition“ in den Regeln für Dokumente.

Bei vielen Vorgängen kommt es auch darauf an, für welche Labels der Mitarbeiter sie ausführen darf - zum Beispiel einen Betrag nur in seinem eigenen Projekt bearbeiten. Bei Vorgängen wie „USt-Satz hinzufügen“ hat das keine Bedeutung, es handelt sich um eine Einstellung der ganzen Firma. Die Rechte an Labels legen Sie beim Label mit der Funktion „Rechte am Label bearbeiten“ fest - das beschreibt der Artikel Zugriffsrechte auf Labels festlegen.

Wenn Sie in mehreren Unternehmen arbeiten, können Sie die Arbeitspositionen von einem Hauptunternehmen aus gleich halten. Im Hauptunternehmen richten Sie das im Menü Sonstiges → Import und Export ein, links „Synchronisierung von Arbeitspositionen mit einem anderen Unternehmen“: Sie wählen die Unternehmen, alle oder nur ausgewählte Arbeitspositionen und ob neue Arbeitspositionen automatisch zwischen dem Haupt- und den untergeordneten Unternehmen übertragen werden. Sind auch die Labels synchronisiert, werden auch die Rechte der Arbeitspositionen an Labels übertragen.

Eine synchronisierte Arbeitsposition bearbeiten und löschen Sie nur im Hauptunternehmen. Beim Löschen wird sie auch in den untergeordneten Unternehmen gelöscht.

• Benutzer
• Zugriffsrechte für Labels festlegen
• Labels
• Regeln für Dokumente