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Dokumentenvorlagen

ReFIS Flow - Software für die Digitalisierung und Freigabe von Dokumenten

Aus Dokumentenvorlagen erzeugen Sie einfach Dokumente mit voreingestelltem Inhalt. Wenn die Firma zum Beispiel häufig denselben Vertragstyp abschließt, in dem sich nur einige „Variablen“ (Parameter) ändern, fügen Sie eine solche Vorlage ein, und ReFIS ersetzt beim Erzeugen des Dokuments die „Variablen“ durch konkrete Werte.

Verträge

In Vorlagen für Verträge verwenden Sie diese Variablen:

Variable Wert
Grundlegend
${Contract/RefNumber} Vertragsnummer (Referenznummer)
${Contract/GeneratedDate} Datum der Erzeugung des Vertrags
${Contract/RevisionNumber} Revision des Vertrags
Vertragspartei (statt ContractParty1 können Sie ContractParty2, ContractParty3, ... verwenden)
${ContractParty1/PartyName} Bezeichnung der Vertragspartei (zum Beispiel „Vermittler“)
${ContractParty1/SignDate} Datum der Unterzeichnung des Vertrags durch diese Person
${ContractParty1/Name} Name/Bezeichnung der Person
${ContractParty1/CompanyID} Id.-Nr.
${ContractParty1/TaxID} St.-Nr.
${ContractParty1/VATID} USt-IdNr.
${ContractParty1/CompanyRegistration} „Gesellschaft eingetragen im“, z. B. „Im Handelsregister...“
${ContractParty1/MainAddress_StreetName_CityName} Adresse des Sitzes: Straße/Hausnummer/PLZ/Ort
${ContractParty1/PostAddress_StreetName_CityName} Postanschrift: Straße/Hausnummer/PLZ/Ort
${ContractParty1/EmailAddress} E-Mail-Adresse der Person
${ContractParty1/BankAccountNumber} Kontonummer oder IBAN des Bankkontos
${ContractParty1/BankAccountSWIFT} SWIFT-Code des Bankkontos
Erweiterte Optionen
${Contract/RelatedGraphNames} Namen der dem Vertrag zugewiesenen Labels - durch Komma getrennt
${Contract/RelatedProjectNames} Namen der dem Vertrag zugewiesenen Projekte - durch Komma getrennt
${Contract/RelatedPersonEmailAddress} E-Mail-Adresse der zugehörigen Person, die über Labels zugewiesen ist (fügt eine E-Mail-Adresse ein, auch wenn es mehrere zugehörige Personen gibt)
Vorlagenspezifisch
${Contract/Provision} Provision aus dem Vertrag (nur eine Provision, auch wenn im Vertrag mehrere angegeben sind)

Erläuterungen zu den Variablen:

  • Die Variablen ${Contract/...} sind allgemeine Angaben zum Vertrag
  • Die Variablen ${ContractParty[Index]/...} sind Angaben zu den im Vertrag genannten Vertragsparteien
  • Die Variablen ${ContractParty1/...} sind Angaben zur eigenen Firma (die eigene Firma hat immer den „Index“ 1)
  • Die übrigen Vertragsparteien sind: ${ContractParty[Index]/...}, wobei der „Index“ mit der Zahl 2 beginnt (gibt es zum Beispiel 3 Vertragsparteien, hat die dritte Vertragspartei den „Index“ 3)

Unterzeichnung

Für die Unterzeichnung legen Sie in der Vorlage auf mehrere Arten die Stelle fest, an der ReFIS die Unterschrift einfügt:

  • Mit einem für den Benutzer unsichtbaren Text: Die Stelle für die Unterschrift legen Sie mit zwei Zeichenketten im Format "{SignatureXTopLeft}" und "{SignatureXBottomRight}" fest - die erste Zeichenkette platzieren Sie in der oberen linken Ecke der Stelle für die Unterschrift und die zweite in der unteren rechten Ecke. Den Buchstaben "X" in den Zeichenketten ersetzen Sie durch die laufende Nummer der Unterschrift, z. B. legen die Zeichenketten "{Signature1TopLeft}" und "{Signature1BottomRight}" die Unterschrift Nummer 1 fest, die zweite Unterschrift "{Signature2TopLeft}" und "{Signature2BottomRight}" usw.
  • Mit Koordinaten, die für die Vorlage fest vorgegeben sind. Die Koordinaten können Sie auch relativ zum Ende des Dokuments/der Seite angeben.
  • Die Koordinaten wählt der Unterzeichnende während der Unterzeichnung.
Variable Wert
Grundlegend
{SignatureXTopLeft} Legt die Position der oberen linken Ecke der Stelle für die Unterschrift fest, den Buchstaben "X" ersetzen Sie durch die laufende Nummer der Unterschrift
{SignatureXBottomRight} Legt die Position der unteren rechten Ecke der Stelle für die Unterschrift fest, den Buchstaben "X" ersetzen Sie durch die laufende Nummer der Unterschrift

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