Verträge

Ein Vertrag ist ein Dokument mit einer Vereinbarung mit der anderen Partei über die Lieferung von Waren oder einer Dienstleistung, oft mit regelmäßigen Zahlungen.

Eine ähnliche Rolle haben Bestellungen. Im Unterschied zu ihnen erfasst ein Vertrag die Vertragsparteien und die Gültigkeitsdauer, und seine Beträge wiederholen sich oft - zum Beispiel eine Miete von 300 EUR jeden Monat auf unbestimmte Zeit.

Beim Vertrag geben Sie vor allem ein:

• „Vertragsnummer“ - danach ordnet ReFIS Zahlungen zu (siehe unten)
• „Gültig ab“ und „Ablaufdatum“, gegebenenfalls „für unbestimmte Zeit“
• „Vertragsbeschreibung“, „Verantwortliche Person“ und „Rahmenvertragsnummer“, wenn der Vertrag unter einen Rahmenvertrag fällt
• „Unterschriften und Vertragsparteien“ - wer Vertragspartei ist, wer den Vertrag unterzeichnet hat und wann. Die eigene Firma ergänzt ReFIS selbst.

Die Beträge eines Vertrags sind vereinbarte Beträge und gehören in einen Betragsordner vom Typ vereinbart. Bei jedem geben Sie an, ob es eine Einnahme oder eine Ausgabe ist und wann er bezahlt werden soll. Eine wiederkehrende Zahlung richten Sie mit einer einzigen Zeile ein:

• „Wiederholung“ - einmaliger Betrag, monatlich oder jährlich; bei beiden auch „Wiederholungsintervall“ (zum Beispiel jeden dritten Monat oder jedes zweite Jahr) und bei monatlich auch „Wiederholen nach“ (Tag im Monat oder Wochentag)
• „Wiederholen ab“ und „Wiederholen bis“, oder „Uneingeschränkt wiederholen“

Die wiederkehrenden Beträge eines Vertrags sieht auch das Budget. Wenn Sie zum Beispiel das Budget für das Jahr 2027 erstellen, bietet Ihnen der Budgetkalender beim Label, mit dem der Vertrag gekennzeichnet ist (zum Beispiel Reinigung), den auf unbestimmte Zeit geschlossenen Vertrag über die Büroreinigung für 300 EUR monatlich an. Mit einem Klick auf das Plus öffnen Sie das Fenster „Neue Beträge im Betragsordner nach dem Dokument“, in dem Sie in den Feldern „Datum ab“ und „Datum bis“ den Zeitraum wählen und mit der Funktion „Einfügen“ alle zwölf Monatszahlungen in das Budget einfügen.

Wenn Sie das Ende der Gültigkeit ändern, prüft ReFIS, ob sich Beträge über das neue Ende hinaus wiederholen, und schlägt eine Anpassung vor, die Sie bestätigen. Ist der Vertrag nach einer Vorlage entstanden, passen Sie die Beträge über die Vertragsvorlage an.

Über das bevorstehende Ende der Gültigkeit von Verträgen benachrichtigt Sie ReFIS per E-Mail, wenn Sie dies einrichten. Im Menü Sonstiges → Benutzer → Benachrichtigungen, im Abschnitt Sonstige E-Mail-Benachrichtigungen zu Dokumenten, aktivieren Sie „Benachrichtigungen über Verträge erhalten, deren Gültigkeit in der folgenden Anzahl von Monaten endet“ und geben die Anzahl der Monate ein.

Die E-Mail kommt am 1. Tag des Monats (fällt dieser auf ein Wochenende, am Montag) und listet alle Verträge auf, deren Gültigkeit in dem Monat endet, der um die eingegebene Anzahl von Monaten später liegt - bei drei Monaten zum Beispiel kommt Anfang März eine Liste der Verträge, die im Juni enden. Über den Link in der E-Mail öffnen Sie ihre Liste in ReFIS.

Die Benachrichtigung richtet jeder Benutzer selbst ein, und sie wird nur denjenigen angeboten, die Verträge anzeigen dürfen. Die verantwortliche Person eines Vertrags erhält die E-Mail nicht automatisch - soll sie sie erhalten, richtet sie sie ebenfalls ein.

• Ausgestellte Rechnungen nach Verträgen bereiten Sie im Bericht Was zu fakturieren ist vor, der zeigt, was fakturiert werden muss, damit es fristgerecht bezahlt wird.
• Beim Import eines Kontoauszugs kann die Regel „den ältesten unbezahlten Beträgen des jeweiligen Vertrags zuordnen“ eine Zahlung einem Vertrag zuweisen, wenn der Verwendungszweck oder - in der Slowakei und in Tschechien - eines der Zahlungssymbole mit der Vertragsnummer übereinstimmt. Die Zahlung wird dem ältesten unbezahlten Betrag des Vertrags zugeordnet. Die Regel berücksichtigt nur Verträge mit ausgefüllter Nummer, die weder storniert noch als erledigt markiert sind.
• Aktiviert die Firma in den Dokumenteinstellungen die Option „Nach dem Speichern eines Dokuments nicht zugeordnete Zahlungen gemäß den Regeln für den Import von Zahlungen zuordnen“, ordnet ReFIS nach dem Speichern des Vertrags auch die Zahlungen zu, die vor ihm eingegangen sind.

Den Text des Vertrags generieren Sie aus einer Dokumentvorlage, die die Daten der Vertragsparteien ergänzt. Ein Vertrag kann wie jedes andere Dokument den Dokumentenfluss durchlaufen - Genehmigung und Unterzeichnung.

• Bestellungen
• Beträge
• Was zu fakturieren ist
• Dokumentenfluss