Unterzeichnung

Die Unterzeichnung ist eine Art von Aktion im Dokumentenfluss, bei der die unterzeichnenden Personen ein Dokument elektronisch unterzeichnen - meistens einen Vertrag oder eine Bestellung.

Beim Dokument wählen Sie die Funktion „Unterzeichnung von Dokumenten“. Sie geben den Namen der unterzeichnenden Person ein und wählen die Unterschrift:

• „Meine gespeicherte Unterschrift“ - ein Bild Ihrer Unterschrift, das Sie in den Benutzereinstellungen im Feld „Unterschrift“ hochladen (JPG oder PNG, 500×200 bis 1000×1000 px); die Option wird nur angeboten, wenn Sie eine hochgeladen haben
• „Neue Unterschrift schreiben“ - Sie zeichnen die Unterschrift mit der Maus oder dem Finger

Mit der Schaltfläche „Ich unterzeichne“ unterzeichnen Sie das Dokument. Wenn Sie es nicht unterzeichnen möchten, wählen Sie „Ich verweigere die Unterzeichnung“ und schreiben den Grund in die Notiz.

Eine Unterschrift können Sie nicht mehr widerrufen, genauso wie auf Papier. Widerrufen können Sie nur die Verweigerung der Unterzeichnung.

ReFIS fügt die Unterschrift in das PDF des Dokuments ein:

1. in das PDF, das ReFIS für den jeweiligen Dokumenttyp selbst generiert,
2. wenn es kein solches gibt, in den PDF-Anhang des Dokuments,
3. wenn das Dokument auch keinen PDF-Anhang hat, in ein PDF, das aus der Dokumentenvorlage (Word oder Excel) erstellt wird.

Hat das Dokument mehrere PDF-Anhänge, wählt ReFIS denjenigen, in dem es Unterschriftsmarken findet; hat keiner Marken, nimmt es den ersten.

Das unterzeichnete PDF speichert es beim Dokument als neuen Anhang. Die Unterzeichnung läuft im Hintergrund, daher entsteht der Anhang nicht sofort; bei jeder weiteren Unterschrift wird der vorherige unterzeichnete Anhang gelöscht und ein neuer entsteht, das Dokument hat also immer einen unterzeichneten Anhang. Das Dokument ist unterzeichnet, wenn es alle unterzeichnenden Personen unterzeichnet haben.

Wohin die Unterschrift im PDF eingefügt wird, bestimmen die Marken {Signature1TopLeft} und {Signature1BottomRight} - sie begrenzen das Rechteck für die erste Unterschrift. Für die zweite Unterschrift sind es {Signature2TopLeft} und {Signature2BottomRight} usw.; die Zahl entspricht der Reihenfolge, in der die Unterzeichnenden unterzeichnen. Die Marken fügen Sie in die angehängte Datei oder in die Dokumentenvorlage ein. Das PDF, das ReFIS selbst generiert, enthält sie bereits.

Unterzeichnen kann auch eine Person, die keinen Zugang zu ReFIS hat - zum Beispiel die andere Vertragspartei. Sie fügen sie den Teilnehmern des Flusses aus dem Adressbuch oder nur mit einer E-Mail-Adresse hinzu. Sie erhält per E-Mail einen Link, über den sie das Dokument öffnet und unterzeichnet.

Wenn eine externe Person vor Ort unterzeichnet, zum Beispiel auf einem Tablet bei einem Treffen, können Sie mit dem entsprechenden Recht ihre Unterschrift auch selbst erfassen.

• Wenn die Firma auch die Abstimmung eingeschaltet hat, legen Sie mit dem Link „Dokumentenfluss einrichten“ im Dokument fest, ob die unterzeichnende Person „Nicht zutreffend“ wählen darf. Bei einem Vertrag, den alle Vertragsparteien unterzeichnen müssen, nein; bei einer Anwesenheitsliste ja.
• In den Einstellungen des Dokumentenflusses legt die Firma fest, ob unter der Unterschrift das Datum der Unterzeichnung hinzugefügt wird und ob das unterzeichnete Dokument nach der endgültigen Unterzeichnung an die externen Teilnehmer gesendet wird, die es unterzeichnet haben.
• E-Mail-Benachrichtigungen zur Unterzeichnung richten Sie im Menü Sonstiges → Benutzer → Benachrichtigungen ein - zum Beispiel, wenn Sie an der Reihe sind oder wenn das Dokument endgültig unterzeichnet ist.

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