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ReFIS Flow - Software für die Digitalisierung und Freigabe von Dokumenten
Der Bericht An wen soll die Mahnung gesendet werden zeigt Ihnen die Kunden, die Ihnen für überfällige Rechnungen etwas schulden, und hilft Ihnen, ihnen Mahnungen zu senden. Mahnungen kann ReFIS auch selbst senden.
Den Bericht finden Sie im Menü Dokumente → Werkzeuge → An wen soll die Mahnung gesendet werden (wenn die Firma auch das Modul Zahlungen aktiviert hat).
Standardmäßig sehen Sie ausgestellte Rechnungen und vereinbarte Beträge, die zum heutigen Tag überfällig sind, nur bei Kunden und Dokumenten, bei denen man Ihnen tatsächlich etwas schuldet (positive Summe), und nur diejenigen, zu denen Sie noch keine Mahnung gesendet haben oder sie vor mehr als der festgelegten Anzahl von Tagen gesendet haben. Die Anzahl der Tage legen Sie in den Einstellungen des Berichts fest.
Links stehen die Kunden mit der zu zahlenden Summe, rechts die einzelnen Beträge mit ihrer Fälligkeit. Die Spalte „Mahnung“ zeigt mit einem Wecker, wie oft Sie dem Kunden zum Dokument bereits eine Mahnung gesendet haben: grün einmal, gelb zweimal, rot dreimal und öfter.
Sie wählen Beträge oder Kunden und erstellen mit der Funktion „Massenerstellung von Dokumenten“ Dokumente des Typs ausgestellte Mahnung. Anschließend senden Sie sie mit der Funktion „Per E-Mail oder Post absenden“. ReFIS erstellt keine Mahnung, wenn nichts überfällig ist oder alles bezahlt ist.
ReFIS kann Mahnungen selbst senden, jeden Tag nach Mitternacht. Das richten Sie im Menü Sonstiges → Einstellungen → E-Mail-Vorlagen in der Registerkarte „Mahnungen“ ein:
Ein leeres Feld bedeutet, dass die Mahnung nicht gesendet wird. ReFIS erstellt dann für jede überfällige ausgestellte Rechnung, die nicht bezahlt ist, eine ausgestellte Mahnung und sendet sie an die E-Mail-Adresse des Kunden aus dem Adressbuch. Automatisch werden Mahnungen nur zu ausgestellten Rechnungen gesendet, nicht zu vereinbarten Beträgen. Der E-Mail-Versand muss eingerichtet sein.