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ReFIS Flow - Software für die Digitalisierung und Freigabe von Dokumenten
Mit der Funktion Massenerstellung von Dokumenten erstellen Sie aus ausgewählten Dokumenten, Beträgen oder Zeiteinträgen neue Dokumente - zum Beispiel Rechnungen aus erhaltenen Bestellungen, Rechnungen aus Proformarechnungen, Bestellungen aus Bestellanforderungen oder Mahnungen aus überfälligen Rechnungen. Standardmäßig entsteht für jede Person ein Dokument.
Sie finden die Funktion im Modul Dokumente sowie in den Berichten Was zu fakturieren ist, Was wir bestellen möchten, An wen soll die Mahnung gesendet werden und Forderungen und Verbindlichkeiten. In der Liste markieren Sie zuerst Dokumente oder Beträge aus Ordnern, gegebenenfalls fakturierte Beträge, und wählen dann die Funktion „Massenerstellung von Dokumenten“. Im Bericht Was zu fakturieren ist können Sie sie auch für markierte Zeiteinträge starten.
Im Formular wählen Sie den „Typ des neuen Dokuments“. ReFIS bietet diese Typen in dieser Reihenfolge an: „Bestellanforderung“, „Ausgestellte Bestellung“, „Ausgestellte Proformarechnung“, „Ausgestellter Steuerbeleg zur Zahlung“, „Ausgestellte Rechnung“ (auch als „Ausgestellte Rechnung - dient gleichzeitig auch als Lieferschein“), „Ausgestellter Lieferschein / ausgestelltes Abnahmeprotokoll“ und „Ausgestellte Mahnung“. Aus einem Dokument erstellen Sie denselben oder einen späteren Typ in dieser Reihenfolge, zum Beispiel aus einer Bestellanforderung nur eine ausgestellte Bestellung und aus einer Rechnung nur noch eine Rechnung, einen Lieferschein oder eine Mahnung. Ein Typ, der nicht an die ausgewählten Dokumente anknüpft, ist grau, und wenn Sie mit der Maus darauf zeigen, erklärt ReFIS den Grund. Aus einem Vertrag erstellen Sie jeden Typ außer einer Bestellanforderung. Aus anderen Dokumenten, zum Beispiel aus erhaltenen Dokumenten oder aus einem Angebot, erstellen Sie nur eine Proformarechnung, eine Rechnung oder einen Lieferschein. Ausgestellte Bestellungen und Dokumente mit Zahlungen, zum Beispiel Kassenbelege und Kontoauszüge, lässt ReFIS aus.
Weitere Einschränkungen:
Den Standardtyp bestimmt der Kunde im Adressbuch auf der Registerkarte Fakturierung - „Standardmäßig Proformarechnungen anstelle von Rechnungen senden“ und „Lieferschein standardmäßig schon vor der Rechnungsstellung senden“. Die zweite Einstellung verschiebt außerdem den Lieferschein in der Reihenfolge vor die Proformarechnung. Für nicht bezahlte überfällige Beträge wählt ReFIS standardmäßig eine Mahnung und für angeforderte Beträge eine Bestellung.
Für jedes neue Dokument sehen Sie eine Zeile, in der Sie Folgendes einstellen:
Beträge können Sie zwischen den neuen Dokumenten mit der Maus verschieben oder sie in die grüne Zone „Neues Dokument hinzufügen“ ziehen.
Die Beträge eines neuen Dokuments teilen Sie mit dem Symbol mit der Beschreibung „Die Beträge auf Grundlage der Dokumente aufteilen, aus denen sie stammen“ auf. Das Symbol wird nur angezeigt, wenn das neue Dokument Beträge aus mehreren Dokumenten enthält oder Beträge aus einem Dokument zusammen mit Beträgen aus Zeiteinträgen. Es teilt sie nach den Quelldokumenten auf.
Beträge können Sie auch mit dem Symbol mit der Beschreibung „Beträge zusammenführen“ zusammenführen. Es wird nur angezeigt, wenn die Firma mindestens eine Art der Zusammenführung eingestellt hat. Bei der Massenerstellung von Dokumenten unterstützt ReFIS diese Arten: „Alle Beträge zu einem Betrag“, „Gemäß den gleichen USt-Sätzen“ und „Nach Labelgruppen“. Beträge können Sie nur zusammenführen, wenn sie sich auf dem neuen Dokument in einen anderen Typ ändern - zum Beispiel von Beträgen aus Ordnern in fakturierte. Wenn das neue Dokument bestehende Beträge nur übernimmt, zum Beispiel eine Rechnung aus einer Proformarechnung oder aus fakturierten Beträgen, wird das Symbol nicht angezeigt. Hat die Firma nur eine Art der Zusammenführung, schaltet das Symbol sie direkt ein oder aus. Hat sie mehrere, öffnet das Symbol das Fenster „Beträge zusammenführen“, in dem Sie die Art wählen. ReFIS führt die Beträge nach dem Erstellen der Dokumente zusammen.
Zahlungsart, Bankkonto und Zahlungssymbole übernimmt ReFIS aus Ihrem neuesten Dokument oder Betrag, aus dem das neue Dokument entsteht, andernfalls verwendet es das Standardbankkonto. Gibt es für den Dokumenttyp und die Sprache des Kunden genau eine Fußzeilenvorlage, ergänzt ReFIS sie.
Unter der Liste der neuen Dokumente befindet sich im Abschnitt „Versand von Dokumenten“ das Kontrollkästchen „Formular zum Senden von Dokumenten per E-Mail, über Peppol oder Post nach dem Erstellen neuer Dokumente anzeigen“. Wenn die Firma Peppol nicht aktiviert hat, fehlt Peppol im Text des Kontrollkästchens. Es ist standardmäßig aktiviert, und ReFIS merkt sich, wie Sie es zuletzt eingestellt haben. Das Dokument wird nicht automatisch gesendet - nach dem Erstellen wird das Versandformular mit den neuen Dokumenten angezeigt.
Aus Zeiteinträgen erstellen Sie ein Dokument im Bericht Was zu fakturieren ist. Sie können jeden Typ außer Bestellanforderung und Bestellung erstellen. ReFIS gruppiert die Einträge nach Projekt, Einträge ohne Projekt nach Person, und erstellt standardmäßig für jede Gruppe ein Dokument. Vor dem Formular zeigt ReFIS den Bildschirm „Einheitspreise (Stundensätze) festlegen“ mit einer Liste der Einträge, die fakturiert werden und die nicht fakturiert werden. Aus jeder Gruppe von Einträgen entsteht ein Betrag in Stunden mit einem Stundensatz und der Beschreibung „Für die Person ... ausgeführte Arbeiten“ oder „Am Projekt ... ausgeführte Arbeiten“. ReFIS hängt an das neue Dokument auch die Abrechnung der Zeiteinträge an.
Dokumente werden immer im Hintergrund erstellt. ReFIS zeigt den Fortschritt an („Die Dokumente werden generiert, bitte warten Sie.“) und leitet Sie dann weiter:
Bei einer Rechnung und einer Proformarechnung entsteht aus dem Betrag aus dem Ordner ein fakturierter Betrag, der ihm zugeordnet wird - deshalb verschwindet der Betrag aus dem Ordner aus dem Bericht Was zu fakturieren ist. Bei einer Bestellung und einem Lieferschein entstehen Beträge im Ordner des entsprechenden Typs, zum Beispiel beim Lieferschein im Ordner für gelieferte Beträge. Wurde ein Betrag nur teilweise verwendet, verwendet ReFIS bei der nächsten Erstellung seinen Rest. Aus einer Proformarechnung entsteht eine Rechnung mit denselben Beträgen - es werden keine neuen Beträge erstellt, sodass nichts doppelt gezählt wird.
ReFIS ergänzt in den neuen Dokumenten die ausgewählten Dokumente als zugehörige Dokumente.
Das Leistungsdatum füllt ReFIS wie folgt vor:
Läge das so bestimmte Datum mehr als 25 Tage vor dem Erstellungsdatum des Dokuments, setzt ReFIS das Leistungsdatum auf das Erstellungsdatum. So wird es bei einer ausgestellten Rechnung, Proformarechnung, Bestellung und einem Lieferschein bestimmt. Bei einer Bestellung und einem Lieferschein ist es zugleich das Lieferdatum.
Eine Mahnung hat ein Leistungsdatum gleich dem Ausstellungsdatum des Betrags, dessen Fälligkeit als letzte abgelaufen ist. Von diesem Betrag übernimmt sie auch die Fälligkeit.
Sie sehen die Funktion, wenn Sie den Vorgang „Massenerstellung von Dokumenten“ oder „Massenerstellung von Dokumenten nur aus genehmigten Datensätzen“ haben. Mit dem zweiten verwendet ReFIS nur genehmigte Dokumente, Beträge daraus und genehmigte Zeiteinträge.