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Dokumentenfluss

ReFIS Flow - Software für die Digitalisierung und Freigabe von Dokumenten

Der Dokumentenfluss legt fest, wer sich zu einem Dokument äußern soll und in welcher Reihenfolge - wer es genehmigt, unterzeichnet, abwickelt oder darüber abstimmt.

Aktionstypen

Jeder Teilnehmer am Fluss hat beim Dokument einen Aktionstyp:

Aktionstyp Was der Teilnehmer tut Schaltflächen Wann es erledigt ist
Genehmigung entscheidet, ob er mit dem Dokument einverstanden ist - zum Beispiel ob die Firma die Rechnung bezahlen oder die Bestellung absenden soll „Ich genehmige“, „Ich lehne ab“ das Dokument ist genehmigt, wenn alle es genehmigen und die Bedingungen der Regeln für Dokumente erfüllt sind (zum Beispiel die Mindestanzahl der Genehmiger und Anhänge); eine einzige Ablehnung genügt und es ist abgelehnt
Unterzeichnung unterzeichnet das Dokument, meistens einen Vertrag oder eine Bestellung; die Unterschrift wird in das PDF des Dokuments eingefügt „Ich unterzeichne“, „Ich verweigere die Unterzeichnung“ das Dokument ist unterzeichnet, wenn alle es unterzeichnen
Abwicklung tut mit dem Dokument, was nötig ist - nimmt zum Beispiel an der Verhandlung teil, die das Dokument betrifft; die Abwicklung können Sie nicht ablehnen „Ich wickle ab“ das Dokument ist abgewickelt, wenn alle es abwickeln
Abstimmung stimmt für oder gegen das Dokument, jeder mit seinem eigenen Stimmgewicht „Ich stimme DAFÜR“, „Ich stimme DAGEGEN“, „Ich enthalte mich“ das Dokument wird angenommen, wenn die Stimmen DAFÜR das eingestellte Quorum überschreiten

Bei der Abstimmung zählt eine Enthaltung als Gegenstimme. Das Quorum (standardmäßig 50 %) und die Frist (standardmäßig zwei Wochen) stellen Sie über den Link „Dokumentenfluss einrichten“ ein. Läuft die Frist ab, ohne dass das Quorum erreicht wurde, wird das Dokument in der Abstimmung nicht angenommen.

Welche Aktionstypen die Firma verwendet, bestimmen die Rechte. Hat die Firma nur einen Typ eingeschaltet, benennt ReFIS den Fluss danach - zum Beispiel heißt die erste Registerkarte in der Dokumentenliste dann „Meine zur Abwicklung“. Den Dokumentenfluss können Sie nur bei Dokumenttypen verwenden, für die er zugelassen ist.

Teilnehmer und Reihenfolge

Die Teilnehmer geben Sie direkt im Dokument ein, in der Liste unter den Angaben des Dokuments, und wählen bei jedem den Aktionstyp. Die Reihenfolge ändern Sie mit den Pfeilen bei den Teilnehmern. Über den Link „Genehmiger aus Regeln abrufen“ ergänzt ReFIS sie gemäß den Regeln für Dokumente. Regeln können einen Teilnehmer auch indirekt bestimmen - zum Beispiel den Vorgesetzten eines zugehörigen Benutzers, eine externe Person aus dem Dokument oder den Eigentümer eines Labels.

Teilnehmer kann ein ReFIS-Benutzer, eine Person aus dem Adressbuch oder nur eine E-Mail-Adresse sein. Ein externer Teilnehmer erhält per E-Mail einen Link, über den er sich ohne Anmeldung zum Dokument äußert - bei jedem Aktionstyp, am häufigsten jedoch bei der Unterzeichnung, wenn ein Geschäftspartner einen Vertrag oder eine Bestellung unterzeichnet.

Die Teilnehmer kommen nacheinander an die Reihe: Es ist immer einer an der Reihe, und ReFIS sendet ihm eine Benachrichtigung, wenn er an die Reihe kommt. Äußern kann sich jedoch auch, wer noch nicht an der Reihe ist.

Weitere Teilnehmer fügen Sie später mit der Funktion „Dokument zur Genehmigung einreichen“ hinzu, am Anfang oder am Ende der Liste, oder Sie entfernen die ursprünglichen. Bei der Genehmigung und Abwicklung entscheidet während Ihrer Abwesenheit ein Vertreter für Sie. Bei der Unterzeichnung und Abstimmung gibt es keine Vertretung.

Entscheidung

Zum Dokument äußern Sie sich mit der Funktion „Genehmigung der Dokumente“ - bei den übrigen Aktionstypen „Unterzeichnung von Dokumenten“, „Abwicklung von Dokumenten“ oder „Abstimmung über Dokumente“. Bei einem einzelnen Dokument können Sie je nach Aktionstyp und Rechten auch wählen:

  • „Ich kommentiere nur“ - Sie fügen eine Anmerkung ohne Entscheidung hinzu
  • „Nicht zutreffend“ - das Dokument betrifft Sie nicht; bei der Abstimmung gibt es diese Schaltfläche nicht (dort ist „Ich enthalte mich“) und bei der Unterzeichnung muss das Dokument sie nicht zulassen
  • „Meine frühere Entscheidung widerrufen“

Wenn Sie mehrere Dokumente auf einmal wählen, wählen Sie die Entscheidung im Feld „Aktion“ und fügen eine Anmerkung hinzu. Dokumente, die die Bedingungen der Regeln nicht erfüllen (zum Beispiel die Mindestanzahl an Anhängen), lässt ReFIS aus.

Wenn Sie ein Dokument ablehnen oder die Unterzeichnung verweigern, müssen Sie die Anmerkung ausfüllen - daraus weiß der Kollege, was er ergänzen oder korrigieren soll. In der Anmerkung bei einem einzelnen Dokument können Sie ihn mit dem Zeichen @ erwähnen.

Was auf Sie wartet

  • In der Liste der Dokumente zeigt die Registerkarte „Meine zur Genehmigung“ mit angekreuztem „Ich bin gerade an der Reihe“ die Dokumente, bei denen Sie an der Reihe sind. Weitere Registerkarten zeigen Dokumente im Prozess, genehmigte, abgelehnte oder diejenigen, über die Sie in Vertretung entscheiden.
  • Im Menü Aufgaben in der Kopfzeile der Anwendung zeigt ReFIS an, wie viele Dokumente auf Sie warten.
  • E-Mail-Benachrichtigungen stellen Sie für jeden Aktionstyp separat ein - zum Beispiel wenn Sie an die Reihe kommen, wenn Sie in den Fluss aufgenommen werden, eine tägliche Zusammenfassung oder wenn das Dokument endgültig genehmigt oder unterzeichnet ist.

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