AUTOPOLIS erfasst Rechnungen nicht mehr manuell – das übernimmt ReFIS
Die Ergebnisse zeigten sich sofort: Verarbeitung und Umlauf der Belege wurden schneller.
Die Ergebnisse zeigten sich sofort: Verarbeitung und Umlauf der Belege wurden schneller.
AUTOPOLIS ist autorisierte Werkstatt und Händler für Fahrzeuge der Marken Ford und Hyundai und bereits seit 25 Jahren am Markt tätig.
Januar 2022
Automatische Texterkennung (OCR) und Archivierung eingehender Dokumente. Der Kunde nutzt auch weitere Funktionen, darunter die Automatisierung der Kostenstellenzuordnung sowie das Erstellen von Bestellungen und internen Bedarfsanforderungen.
„Nach der Anfangsphase, in der wir uns mit der neuen Umgebung und ihren Funktionen vertraut gemacht haben – nach unserer Erfahrung würden wir dabei noch mehr Mitarbeiter einbeziehen –, verlief die Einführung von ReFIS problemlos. Die Bedienung ist benutzerfreundlich und die Mitarbeiter haben sich schnell daran gewöhnt. Geholfen hat auch die Videoschulung, die wir für sie vorbereitet haben.“
Elektronische Verarbeitung und Freigabe von Belegen in ReFIS. ReFIS sammelt alle Belege, sortiert sie effizient und baut daraus ein übersichtliches Archiv nach den gewählten Merkmalen auf. Alles beginnt beim OCR-Dienst, der die Belege automatisch ausliest.
Die Implementierung war eine Herausforderung, die wir gemeinsam und erfolgreich gemeistert haben – trotz des anspruchsvolleren Starts, denn es war nötig, das ERP-System des Kunden mit ReFIS abzustimmen. Als „lesson learned“ nehmen wir mit, dass eine gründliche Analyse den Implementierungsprozess erheblich erleichtert – und dass dazu die Schlüsselmitarbeiter aller Abteilungen hinzugezogen werden sollten, die die Software später nutzen.
„OCR funktioniert zuverlässig. Die Geschwindigkeit ist ausreichend, in dieser Hinsicht würden wir es begrüßen, wenn sich die Zeit noch weiter verkürzen ließe. Natürlich bietet ReFIS viel mehr Funktionen, mit denen wir effizienter arbeiten können als bisher. Besonders schätzen wir auch die Automatisierung bei der Zuordnung von Kostenstellen: In der Praxis funktioniert das so, dass auf Basis definierter Kriterien automatisch weitere Kostenstellen hinzugefügt werden. So füllen wir die meisten der erforderlichen Dimensionen zur Rechnung automatisch aus und vergessen nichts. Die Regeln für die Automatisierung lassen sich vom Anwender selbst einstellen, sodass erfahrene Benutzer die Automatisierung laufend verbessern können.“
Sie kamen sofort: Verarbeitung und Umlauf der Belege im Unternehmen wurden schneller – angefangen beim automatischen Auslesen der Belege per OCR. Unter Kontrolle sind sie dank der übersichtlichen Einordnung in das Poststellen-Modul in ReFIS, das als einheitliche Eingangsstelle für alle Belege im Unternehmen dient. Bei AUTOPOLIS nutzt man auch weitere Funktionen, die ReFIS bietet.
„Wir haben tatsächlich Stapel von Papier (Rechnungen) beseitigt, den Freigabeprozess beschleunigt und unter Kontrolle gebracht. Am Ende klingt das vielleicht einfach, doch es ist eine wesentliche Verbesserung, auf die wir lange gewartet haben.“
DOLVAPs.r.o.
Wir zeigen Ihnen, wie ReFIS direkt in Ihrem Unternehmen funktionieren würde.