Dokumenttypen

Die Stammdatenliste Dokumenttypen enthält die Dokumenttypen, mit denen das Unternehmen arbeitet - erhaltene und ausgestellte Rechnungen, Bestellungen, Verträge und weitere - und deren Einstellungen. Neben den Typen, die ReFIS kennt, kann das Unternehmen eigene hinzufügen, zum Beispiel „Prüfbericht“ oder „Schulungsprotokoll“. Untertypen eines bestehenden Dokumenttyps, zum Beispiel nach dem Land des Kunden oder nach Währung, verwalten Sie in der Stammdatenliste Erweiterte Dokumenttypen.

Die Dokumenttypen finden Sie im Menü Sonstiges → Stammdaten → Dokumenttypen. Sie sehen dort nur die Typen, die das Unternehmen verwendet. Die Spalte „Muster“ zeigt, ob Sie Dokumente dieses Typs als Muster für ein neues Dokument verwenden können: Beim Hinzufügen eines Dokuments wählen Sie auf der Registerkarte „Dokument nach Muster hinzufügen“ ein bestehendes Dokument aus und erstellen das neue Dokument danach. Diese Einstellung können Sie in der Liste nicht ändern.

Bei jedem Typ stellen Sie ein:

• im Abschnitt „Genehmigung“ haken Sie „Genehmigung für diesen Dokumenttyp aktivieren“ an - Dokumente dieses Typs können dann die Genehmigung durchlaufen.
• im Abschnitt „Unverarbeitete Dokumente“ das Kontrollkästchen „Empfang von Dokumenten über das Modul „Unverarbeitete Dokumente“ zulassen“ - in das Modul Unverarbeitete Dokumente kommen verschiedene Dokumente herein, ein Dokument erstellen Sie daraus jedoch nur für Typen, bei denen dieses Kontrollkästchen angehakt ist. Nur diese Typen bietet ReFIS beim Umwandeln eines unverarbeiteten Dokuments in ein Dokument an, und zwar nur, wenn Sie für sie die Berechtigungen zum Anzeigen und Hinzufügen haben. Das Kontrollkästchen wird nur bei Typen angezeigt, die Sie aus unverarbeiteten Dokumenten erstellen können, zum Beispiel Rechnungen, Bestellungen, Verträge oder Kassenbelege.
• im Abschnitt „Nummernkreise“ im Feld „Nummer generieren nach“ das Datum, nach dem die Nummer ausgestellter Dokumente generiert wird: „Ausstellungsdatum“, „Datum der steuerpflichtigen Leistung“, „Fälligkeitsdatum“ oder „Lieferdatum“. Bei erhaltenen Dokumenten wird dieser Abschnitt nicht angezeigt.
• im Abschnitt „Generierung“ das Kontrollkästchen „Generierung für diesen Dokumenttyp aktivieren“ - es wird nur bei Typen angezeigt, die Sie generieren können, zum Beispiel bei einer ausgestellten Rechnung, Bestellung oder einem Vertrag
• „Diesen Dokumenttyp im ReFIS-Menü anzeigen“ - ein Typ mit angehaktem Kontrollkästchen steht direkt im Menü, die übrigen Typen finden Sie im Menü im Abschnitt „Dokumente anderer Typen“. Bei einem neuen eigenen Typ ist das Kontrollkästchen standardmäßig nicht angehakt.

Einen eigenen Typ fügen Sie mit der Funktion „Dokumenttyp hinzufügen“ hinzu. Sie wählen im Feld „Übergeordneter Dokumenttyp“ - „Allgemeines Finanzdokument“ (Dokument mit Beträgen) oder „Allgemeines Dokument“ (Dokument ohne Beträge) - und geben ein:

• „Bezeichnung“, „Im Plural“, „Bezeichnung im Satz“ und „Plural im Satz“ - die Bezeichnung des Typs in verschiedenen Formen, zum Beispiel „Prüfbericht“, „Prüfberichte“, „Prüfbericht“ und „Prüfberichte“. Die Formen für den Satz schlägt ReFIS selbst aus der Bezeichnung vor, Sie können sie anpassen.
• „Text für das Hinzufügen“ und „Text für das Anzeigen“ - die vollständigen Namen der Funktionen im Menü, zum Beispiel „Prüfbericht hinzufügen“ und „Prüfberichte anzeigen“. ReFIS füllt sie aus der Bezeichnung vor, in die richtige Form müssen Sie sie jedoch selbst bringen. Dieselben Texte sind auch die Namen der Berechtigungen, die Sie in den Arbeitspositionen zuweisen.
• „Symbol“ - das Symbol, mit dem ReFIS Dokumente dieses Typs kennzeichnet, zum Beispiel in der Spalte „Dokumenttyp“ in der Liste der Dokumente und bei der Funktion zum Hinzufügen eines Dokuments; Sie wählen es aus einer Liste von Symbolen
• „Dokumentnummer generieren“ - ReFIS legt für den Typ einen Nummernkreis an, nach dem die Dokumente dieses Typs nummeriert werden. Die Nummern haben die Form Jahr und laufende Nummer, zum Beispiel 2026/00001. Das Format der Nummer können Sie später in der Stammdatenliste Nummernkreise ändern.

Alle diese Angaben außer „Dokumentnummer generieren“ sind Pflicht. Nach dem Speichern des Typs können Sie das Feld „Übergeordneter Dokumenttyp“ nicht mehr ändern, die übrigen Angaben schon.

Für jeden eigenen Typ entstehen Berechtigungen zum Hinzufügen und Anzeigen, die Sie in den Arbeitspositionen zuweisen. Nach der Zuweisung der Berechtigung wird die Funktion mit dem Namen aus dem Feld „Text für das Hinzufügen“ in der Liste der Dokumente im Abschnitt „Dokument hinzufügen“ angezeigt. Das Bearbeiten und Löschen von Typen steuern die allgemeinen Berechtigungen „Dokumenttyp bearbeiten“ und „Dokumenttyp löschen“.

Mit der Funktion „Dokumenttyp löschen“ löschen Sie einen eigenen Typ, zu dem es noch keine Dokumente gibt. ReFIS löscht auch die Berechtigungen zum Hinzufügen und Anzeigen dieses Typs. Die Typen, die ReFIS kennt, können Sie nicht löschen, Sie ändern nur ihre Einstellungen. Befindet sich unter den ausgewählten Typen einer, den Sie nicht löschen können, überspringt ReFIS ihn und zeigt die Meldung „Einige der ausgewählten Dokumenttypen wurden ausgelassen, da sie die Löschkriterien nicht erfüllten.“ an.

Die Liste der Typen sehen Sie mit dem Vorgang „Dokumenttyp anzeigen“. Typen fügen Sie mit den Vorgängen „Dokumenttyp hinzufügen“, „Dokumenttyp bearbeiten“ und „Dokumenttyp löschen“ hinzu, bearbeiten und löschen sie.

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• Erweiterte Dokumenttypen
• Nummernkreise
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