E-Mail-Benachrichtigungen über die Genehmigung weisen Sie darauf hin, wenn ein Dokument zu Ihrer Genehmigung an der Reihe ist, wenn es jemand ablehnt oder wenn es endgültig genehmigt ist.
Einstellen der Benachrichtigungen
Die Benachrichtigungen stellen Sie im Menü Sonstiges → Benutzer → Benachrichtigungen im Bereich „E-Mail-Benachrichtigungen über die Genehmigung“ ein. Für Unterzeichnung, Abwicklung und Abstimmung gibt es eigene Bereiche, weitere Benachrichtigungen zu Dokumenten finden Sie im Bereich „Sonstige E-Mail-Benachrichtigungen zu Dokumenten“.
Wenn Sie in mehreren Unternehmen arbeiten, ist die Option „Einstellungen für alle Unternehmen speichern“ standardmäßig aktiviert. Beim Speichern werden dann alle Benachrichtigungseinstellungen auch in den anderen Unternehmen gespeichert, in denen Sie ein Konto haben. Wenn Sie die Einstellungen nur im aktuellen Unternehmen ändern möchten, deaktivieren Sie die Option vor dem Speichern.
Bei der Genehmigung können Sie wählen, wann Sie eine E-Mail erhalten:
- wenn Sie gerade an der Reihe sind oder wenn Sie an einer gewählten Stelle der Reihenfolge an der Reihe sind
- sobald Sie in die Genehmigung aufgenommen werden
- „Jeden Arbeitstag eine tägliche Zusammenfassung erhalten“ - eine E-Mail mit allen Dokumenten, bei denen Sie an der Reihe sind. Wenn Sie kein solches Dokument haben, kommt keine E-Mail. Der Versandzeitpunkt hängt von der Einstellung von ReFIS ab, meist am Morgen.
- nach der Ablehnung eines Dokuments - eines beliebigen, eines, in das Sie aufgenommen sind, eines, das Sie genehmigt, erstellt oder angefordert haben, oder eines, dessen zugehöriges Dokument Sie erstellt haben
- nach der endgültigen Genehmigung eines Dokuments - eines beliebigen, eines, in das Sie aufgenommen sind, eines, das Sie erstellt oder angefordert haben, oder eines, dessen zugehöriges Dokument Sie erstellt haben
- nach der Auswahl von „Nicht zutreffend“ - bei einem beliebigen Dokument oder nur, wenn Sie den Genehmiger aufgenommen haben
- nach dem Widerruf einer Entscheidung oder der Ablehnung eines Dokuments, aus dem bereits ein Folgedokument entstanden ist
Die Benachrichtigung darüber, dass sich der Gesamtbetrag eines Dokuments geändert hat, das Sie bereits genehmigt haben - zum Beispiel, wenn jemand nach Ihrer Genehmigung den Betrag einer Rechnung korrigiert -, finden Sie im Bereich „Sonstige E-Mail-Benachrichtigungen zu Dokumenten“.
Manche Optionen sehen Sie nur, wenn Sie das Recht haben, die betreffenden Dokumente zu sehen - zum Beispiel abgelehnte Dokumente.
In der E-Mail ist ein Link direkt zum Dokument auf der Registerkarte „Meine zur Genehmigung“. Externe Teilnehmer (eine Person aus dem Adressbuch oder eine E-Mail-Adresse) erhalten E-Mails automatisch und genehmigen das Dokument mit einer Schaltfläche direkt in der E-Mail, ohne Anmeldung bei ReFIS.
Standardeinstellung
Als neuer Benutzer haben Sie diese Benachrichtigungen zur Genehmigung eingeschaltet:
- wenn Sie gerade an der Reihe sind
- nach der Ablehnung eines Dokuments, das Sie genehmigt, erstellt oder angefordert haben
- nach der Auswahl von „Nicht zutreffend“, wenn Sie den Genehmiger aufgenommen haben
Außerdem haben Sie die Benachrichtigung über die Änderung des Gesamtbetrags eines Dokuments eingeschaltet, das Sie genehmigt haben. Sie finden sie im Bereich „Sonstige E-Mail-Benachrichtigungen zu Dokumenten“.
Bei Unterzeichnung, Abwicklung und Abstimmung haben Sie diese Benachrichtigungen eingeschaltet:
- Unterzeichnung - wenn Sie an der Reihe sind und wenn die Unterzeichnung beginnt
- Abwicklung - wenn Sie an der Reihe sind und wenn Sie in die Abwicklung aufgenommen werden
- Abstimmung - wenn Sie an der Reihe sind und wenn die Abstimmung beginnt
Die übrigen Optionen schalten Sie selbst ein.
Einstellung für mehrere Personen auf einmal
Der Administrator des Unternehmens stellt die Benachrichtigungen für mehrere Kollegen auf einmal im Modul Adressbuch ein: Er wählt die Personen aus und verwendet die Funktion „Benachrichtigungen einrichten“ (er benötigt das Recht, Benutzer zu bearbeiten). Eine Option, die unverändert bleibt, wird bei den Personen nicht geändert. Die Benachrichtigung nach der Stelle in der Reihenfolge kann der Administrator auf diese Weise nicht einstellen.
Vertreter
Wenn Sie jemand vertritt, erhält er gemäß Ihren Einstellungen eigene E-Mails „in Vertretung“ und die E-Mails über eine Ablehnung in Kopie.