Genehmigungsprozess

Der Genehmigungsprozess sorgt für den elektronischen Umlauf von Dokumenten in der Firma: Ein Dokument erhält eine Liste von Genehmigern, diese genehmigen oder lehnen es nacheinander ab, und ReFIS bestimmt aus ihren Entscheidungen, ob das Dokument genehmigt ist. Es gelten zwei Grundregeln:

• ein Dokument ist genehmigt, wenn es alle in der Liste der Genehmiger genehmigt haben
• ein Dokument ist abgelehnt, wenn es auch nur einer von ihnen ablehnt

Die Liste der Genehmiger eines Dokuments entsteht:

• manuell - im Formular beim Hinzufügen oder Bearbeiten des Dokuments
• automatisch nach den Regeln für Dokumente - zum Beispiel genehmigt erhaltene Rechnungen über 500 EUR der Geschäftsführer, Dokumente mit dem Label „Marketing“ der Marketingleiter, eine Rechnung zu einer Bestellung derjenige, der die Bestellung angefordert hat
• nachträglich mit der Funktion „Dokument zur Genehmigung einreichen“ (siehe unten)

Dieselbe Person steht nur einmal in der Liste, auch wenn sie von mehreren Regeln hinzugefügt wird.

Reihenfolge: Ein Dokument wird von unten nach oben in der Liste genehmigt - zuerst entscheidet, wer ganz unten steht. Solange Sie nicht an der Reihe sind, sehen Sie das Dokument, müssen es aber noch nicht bearbeiten.

Während der Abwesenheit eines Genehmigers entscheidet sein Vertreter für ihn. Auf Dokumente, die auf Sie warten, weisen Sie E-Mail-Benachrichtigungen und das Menü Aufgaben hin, wo Sie auch einen Hinweis finden, wie viele Dokumente Sie zu genehmigen haben; per Klick werden sie geöffnet.

Im Modul Dokumente befinden sich über der Liste Registerkarten nach dem Genehmigungsstatus. Sie sehen jede nur, wenn Sie das Recht dazu haben.

Diese Registerkarten zeigen Dokumente unabhängig von Labels und weiteren Zugriffsrechten. Ein Dokument, das Sie genehmigen sollen, sehen Sie also auch dann, wenn Sie sonst keinen Zugriff auf seine Labels haben:

• „Meine zur Genehmigung“ - Dokumente, die Sie genehmigen sollen und über die Sie noch nicht entschieden haben. Standardmäßig ist „Ich bin gerade an der Reihe“ angehakt - Sie sehen nur Dokumente, bei denen Sie an der Reihe sind. Wenn Sie den Haken entfernen, sehen Sie auch Dokumente, bei denen Sie noch nicht an der Reihe sind; diese sind grau. Hierher gehören auch Dokumente, die bereits jemand abgelehnt hat - auch Sie können sich noch dazu äußern.
• „In Vertretung“ - Dokumente zur Genehmigung für einen Kollegen, den Sie vertreten.
• „Verarbeitet von mir“ - Dokumente, über die Sie oder Ihr Vertreter bereits entschieden haben. Je nach Ihren Rechten auch Dokumente, die Sie erstellt oder angefordert haben, die Sie bezahlt haben (mit Karte, aus der Kasse oder von einem Konto, für das Sie verantwortlich sind), und Dokumente, in denen Sie als Absender oder Empfänger angegeben sind.

Bei diesen Registerkarten gelten die Zugriffsrechte nach Labels, jeder sieht also nur die Dokumente seines Teils der Firma:

• „Nicht zugeordnet“ - Dokumente, die noch keine Genehmiger haben. So kann die Firma mehrere Personen mit der Zuweisung von Genehmigern beauftragen, jede für ihren Bereich: zum Beispiel sieht und bearbeitet eine Assistentin der IT-Abteilung, die nur Rechte auf das Label „IT“ hat, nur Dokumente der IT-Abteilung.
• „In Bearbeitung“ - Dokumente, die gerade genehmigt werden.
• „Genehmigt“ und „Abgelehnt“ - Dokumente nach der endgültigen Entscheidung.

Ein Benutzer mit dem Recht auf „Verarbeitet von mir“ sieht in den Registerkarten „Genehmigt“ und „Abgelehnt“ auch die Dokumente, über die er entschieden hat, unabhängig von Labels.

Die Registerkarten zur Buchung richten sich nicht nach Labels, sondern nach eigenen Rechten:

• „Zur Verbuchung genehmigt“ - genehmigte Dokumente, die noch nicht gebucht wurden.
• „Zur Buchung“ und „Gebucht“ - Dokumente danach, ob sie bereits in die Buchhaltung exportiert wurden, unabhängig von der Genehmigung.

In der Registerkarte „Meine zur Genehmigung“ haken Sie das Dokument an und wählen die Funktion „Genehmigung der Dokumente“. Im Fenster sehen Sie:

1. die Liste der Genehmiger - wer bereits wie, wann und mit welcher Notiz entschieden hat
2. das zu genehmigende Dokument
3. die Beträge des Dokuments mit Labels und den Stand der Budgetausschöpfung, anhand dessen Sie beurteilen, ob sich die Firma die Ausgabe leisten kann
4. die Notiz und die Entscheidungsschaltflächen

Rechts befindet sich eine Vorschau des Anhangs - der eingescannten oder erhaltenen Rechnung.

Wenn Sie mehrere Dokumente auf einmal anhaken, wählen Sie im Feld „Aktion“ eine Entscheidung für alle - zum Beispiel bei einer Reihe kleiner Rechnungen, die Sie bereits durchgesehen haben.

Je nach Rechten werden einige Schaltflächen möglicherweise nicht angezeigt - „Ich kommentiere nur“ und „Nicht zutreffend“ bietet ReFIS nur einem Benutzer mit dem entsprechenden Recht an.

Sie entscheiden mit einer Schaltfläche:

• „Ich genehmige“
• „Ich lehne ab“ - die Notiz ist Pflicht, damit der Kollege weiß, was er korrigieren soll
• „Ich kommentiere nur“ - Sie fügen eine Notiz ohne Entscheidung hinzu, zum Beispiel eine Frage an einen Kollegen; die Notiz ist Pflicht
• „Nicht zutreffend“ - das Dokument wurde Ihnen irrtümlich zugewiesen; Sie fallen aus der Liste derer heraus, deren Entscheidung erforderlich ist; wären Sie der Letzte, der noch nicht entschieden hat, und würde das Dokument dadurch genehmigt, weist ReFIS es demjenigen zu, der Sie in den Fluss aufgenommen hat
• „Meine frühere Entscheidung widerrufen“ - wird angezeigt, wenn Sie über das Dokument bereits entschieden haben; Sie heben Ihre Entscheidung auf und können erneut entscheiden

In der Notiz können Sie Kollegen mit dem Zeichen @ markieren, sie erhalten darüber eine Nachricht.

• Abgelehnt ist ein Dokument, sobald es irgendjemand ablehnt. Wer noch nicht entschieden hat, kann sich weiterhin dazu äußern; wer es abgelehnt hat, kann seine Entscheidung widerrufen.
• Genehmigt ist ein Dokument, wenn es alle genehmigt haben, deren Entscheidung erforderlich ist, und zugleich die Bedingungen aus den Regeln erfüllt sind - zum Beispiel die Mindestanzahl der Genehmiger und Anhänge. Andernfalls bleibt es „Teilweise genehmigt“.

Die Genehmigungsstatus sind „Nicht zugeordnet“, „Zugeordnet“, „Teilweise genehmigt“, „Genehmigt“ und „Abgelehnt“.

In der Genehmigungshistorie im Detail des Dokuments wird jede Entscheidung und jede Änderung der Liste der Genehmiger festgehalten. Ein Benutzer mit der entsprechenden Berechtigung kann hier die Funktion „Genehmigungsaktion ignorieren“ wählen. Sie verwenden sie zum Beispiel, wenn ein Genehmiger ein Dokument ablehnt und Sie es ihm zur erneuten Genehmigung zurückgeben möchten.

Die ursprüngliche Entscheidung bleibt in der Historie festgehalten, ReFIS berücksichtigt sie jedoch bei der Bestimmung des resultierenden Status des Dokuments nicht. Dem Benutzer, dessen Genehmigungsaktion ignoriert wird, legt ReFIS das Dokument erneut zur Genehmigung vor.

Im selben Bereich können Sie auch die „Genehmigungsübersicht“ herunterladen.

Wenn sich noch jemand anderes zum Dokument äußern soll, wählen Sie die Funktion „Dokument zur Genehmigung einreichen“. Oben sehen Sie die Details des Dokuments, unten die Liste der Genehmiger:

• einen neuen Genehmiger fügen Sie durch Auswahl aus der Liste hinzu - angeboten werden nur Personen, die das Recht zum Genehmigen haben; wenn die Firma externe Teilnehmer zugelassen hat, können Sie auch eine Person aus dem Adressbuch suchen
• mit den Pfeilen nach oben und unten ändern Sie die Reihenfolge; das Dokument wird von unten nach oben genehmigt
• mit dem Kreuz entfernen Sie einen Genehmiger aus der Liste
• mit der Schaltfläche „Genehmiger aus Regeln abrufen“ ergänzen Sie Genehmiger nach den Regeln

Je nach Rechten können Sie die gesamte Liste bearbeiten, nur die Genehmiger, die Sie selbst hinzugefügt haben, oder nur Genehmiger nach den Regeln abrufen.

Wenn Sie mehrere Dokumente auf einmal einreichen, wählen Sie, ob die neuen Genehmiger oben oder unten in der Liste hinzugefügt oder die ursprünglichen entfernt werden sollen, und Sie können auch Genehmiger nach einer ausgewählten Regel hinzufügen. Wenn Sie Dokumente aus mehreren Unternehmen auswählen (im Modus „Alle Unternehmen“), wird die Liste der Genehmiger nur bei den Dokumenten des ersten Unternehmens geändert.

Sie sperren ein Dokument mit der Funktion „Dokument sperren“, damit es niemand mehr ändert, oder es wird automatisch nach einer Regel gesperrt (nach der ersten Genehmigung oder erst nach der endgültigen Genehmigung). Die Sperre gilt auch für die Beträge, Zeiteinträge und Warenbewegungen des Dokuments. Mit der Funktion „Dokument entsperren“ lassen Sie die Bearbeitung wieder zu.

Neben der Genehmigung kann die Firma auch die Unterzeichnung, Abwicklung oder Abstimmung über Dokumente eingeschaltet haben. Teilnehmer aller Arten geben Sie im Dokument in einer Liste zusammen mit den Genehmigern ein. Sie unterscheiden sich darin, was der Teilnehmer tut und wann das Dokument fertig ist: Die Unterschrift wird in das PDF des Dokuments eingefügt, die Abwicklung können Sie nicht ablehnen, und über das Ergebnis der Abstimmung entscheiden die Stimmgewichte und das Quorum. Bei Unterzeichnung und Abstimmung gibt es keine Vertretung. Ausführlich beschreibt sie der Artikel Dokumentenfluss. Wenn die Firma nur eine dieser Arten eingeschaltet hat, wird die erste Registerkarte nach ihr benannt, zum Beispiel „Meine zur Abwicklung“.

• Regeln für Dokumente
• Vertretung im Genehmigungsprozess
• E-Mail-Benachrichtigungen über die Genehmigung
• Dokumentenfluss