Mit einer Vertretung bestimmen Sie einen Kollegen, der während Ihrer Abwesenheit - zum Beispiel im Urlaub - Dokumente an Ihrer Stelle genehmigt und abwickelt.
Vertretung einrichten
Sie finden die Vertretungen im Menü Sonstiges → Benutzer → Vertretungen. Mit der Funktion „Vertretung hinzufügen“ geben Sie ein:
- „Vertreter“ - angeboten werden nur Benutzer, die das Recht haben, bei der Genehmigung als Vertreter zu handeln
- „Beginn der Gültigkeit“ und „Ende der Gültigkeit“ - beide Daten sind optional; ohne sie gilt die Vertretung unbegrenzt. Der letzte Tag der Gültigkeit wird mitgezählt.
- „Gilt für Unternehmen“ - wenn Sie Zugriff auf mehrere Unternehmen haben; ein Unternehmen können Sie nur wählen, wenn der Vertreter dort das Recht hat, als Vertreter zu handeln, und der Vertretene dort ein Konto hat
Ein Benutzer mit dem Recht, fremde Vertretungen zu ändern, gibt im Feld „Vertreter für Person“ auch eine Vertretung für einen anderen Kollegen ein - zum Beispiel ein Administrator für einen Mitarbeiter, der unerwartet erkrankt ist.
Für einen Zeitraum können Sie auch mehrere Vertreter haben. Auf sich überschneidende Vertretungen weist ReFIS nur hin.
Genehmigung in Vertretung
Als Vertreter finden Sie die Dokumente im Modul Dokumente auf der Registerkarte „In Vertretung“. Die Registerkarte wird nur angezeigt, wenn Sie gerade jemanden vertreten. Für wen Sie genehmigen, wählen Sie im Feld „Vertreter für“. Die Dokumente genehmigen Sie genauso wie Ihre eigenen - im Genehmigungsfenster sehen Sie, für wen Sie entscheiden, und statt „Nicht zutreffend“ haben Sie „Betrifft die Person … nicht“. Zur Anmerkung ergänzt ReFIS „(in Vertretung von …)“.
Vertreten können Sie bei der Genehmigung und der Abwicklung. Unterzeichnen und abstimmen kann niemand für einen anderen.
Die Entscheidung des Vertreters gilt, als hätte der Vertretene entschieden, und das Dokument erscheint bei beiden auf der Registerkarte „Verarbeitet von mir“.
E-Mails an den Vertreter
Der Vertreter erhält die E-Mails, die der Vertretene erhalten würde - zum Beispiel, dass ein Dokument an der Reihe ist, oder die tägliche Zusammenfassung - als separate E-Mail mit dem Zusatz „in Vertretung“ im Betreff. Welche E-Mails das sind, richtet sich nach den Benachrichtigungseinstellungen des Vertretenen. E-Mails über die Ablehnung eines Dokuments erhält der Vertreter in Kopie.