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ReFIS Flow - Software für die Digitalisierung und Freigabe von Dokumenten
Der Bericht Einzahlungen und Auszahlungen zeigt, wie viel Firmengeld welcher Mitarbeiter bei sich hat - zum Beispiel einen Vorschuss für einen Einkauf oder eine Dienstreise, den er noch nicht abgerechnet hat - und umgekehrt, wie viel die Firma einem Mitarbeiter schuldet, der für die Firma aus eigener Tasche bezahlt hat.
Sie finden den Bericht im Menü Geld → Zahlungen → Einzahlungen/Auszahlungen: Übersicht für alle Personen.
Der Bericht betrachtet das Geld mit den Augen des Mitarbeiters:
Eine einem Mitarbeiter zugewiesene Ausgabe zählt im Bericht als seine Einzahlung, eine Einnahme als Auszahlung.
„Unterschied“ = Auszahlungen minus Einzahlungen:
Die Kasse ändert sich dabei nur bei der Auszahlung des Vorschusses und bei der Rückgabe des Rests - den Kauf des Rasenmähers hat der Mitarbeiter mit Geld bezahlt, das er bereits bei sich hatte.
Für jeden Mitarbeiter „Einzahlungen“, „Auszahlungen“ und „Unterschied“ - bei mehreren Währungen in jeder Währung separat und auch in die Landeswährung umgerechnet zum Kurs des Zahlungsdatums. Geldeinzahlungen und -auszahlungen ohne angegebenen Mitarbeiter stehen in der Zeile „Nicht angegebener Mitarbeiter“. Einnahmen und Ausgaben ohne Mitarbeiter werden im Bericht nicht berücksichtigt. Als erledigt markierte Zahlungen werden nicht mitgezählt. Die Liste ist standardmäßig nach dem Unterschied aufsteigend sortiert, oben stehen also die Mitarbeiter, denen die Firma am meisten schuldet.
Den Bericht schränken Sie nach Zahlungsdatum, Datum der Einzahlung oder Auszahlung, Stand der Genehmigung und Datum der Genehmigung ein.
Für ausgewählte Mitarbeiter können Sie mit der Funktion „Zahlungsauftrag erstellen“ auszahlen, was die Firma ihnen schuldet, oder mit der Funktion „Zahlungsbestätigung erstellen“ eine Zahlung bestätigen. ReFIS öffnet das Formular eines neuen Dokuments (Zahlungsauftrag oder Zahlungsbestätigung) gemäß den ausgewählten Zeilen.
Wenn ein Mitarbeiter einen Kassenbeleg mit eigenem Geld bezahlt, erstattet die Firma ihn ihm. Eine aus diesem Bericht erstellte Zahlungsbestätigung enthält deshalb für jeden ausgewählten Mitarbeiter eine Einzahlung oder Auszahlung, und nach dem Speichern verknüpft ReFIS sie mit den nicht erstatteten Kassenbelegen, die der Mitarbeiter bezahlt hat. Diese Dokumente sind damit als erstattet markiert.
Die erstatteten Dokumente sehen Sie im Detail der Zahlungsbestätigung im Abschnitt „Erstattete Dokumente“. Im Detail des Kassenbelegs steht im Abschnitt „Beträge, mit denen dieses Dokument erstattet wurde“ die Einzahlung oder Auszahlung, mit der er erstattet wurde.