Im Modul Zahlungen befindet sich das Geld, das tatsächlich eingegangen oder abgeflossen ist - auf den Bankkonten, in den Kassen und auf den Zahlungskarten der Firma. Aus den Zahlungen ermittelt ReFIS, welche Rechnungen bezahlt sind, wie viel Geld die Firma hat und wo es sich befindet, und wie viel ein Projekt, ein Auto oder eine Abteilung tatsächlich kostet.
Sie finden das Modul im Menü Geld → Zahlungen. Die Registerkarten „Einnahmen“, „Ausgaben“, „Einzahlungen“ und „Auszahlungen“ schränken die Liste auf einen Zahlungstyp ein, die Registerkarte „Zuordnung“ öffnet das Zuordnungswerkzeug.
Zahlungstypen
- Einnahme - Geld, das in die Firma eingegangen ist, zum Beispiel die Bezahlung einer ausgestellten Rechnung auf das Konto oder Bargeld von einem Kunden in die Kasse
- Ausgabe - Geld, das die Firma verlassen hat, zum Beispiel die Bezahlung einer erhaltenen Rechnung oder eine Leasingrate
- Einzahlung und Auszahlung - Geld, das nur innerhalb der Firma bewegt wurde. Bei einer Einzahlung und Auszahlung wählen Sie auch die Art des Vorgangs: Überweisung von Konto zu Konto, Barabhebung vom Konto oder aus der Kasse, Bareinzahlung auf das Konto oder in die Kasse.
Eine Geldbewegung zwischen eigenen Konten sind also zwei Zahlungen: eine Auszahlung von einem Konto und eine Einzahlung auf das andere. Einen Vorschuss für einen Mitarbeiter erfassen Sie als Auszahlung aus der Kasse mit ausgefülltem Feld „Verantw. Mitarbeiter“ - den Vorschuss sehen Sie dann im Bericht Einzahlungen und Auszahlungen.
Wie Zahlungen in ReFIS gelangen
- von der Bank - Import des Kontoauszugs, über die API der Bank oder aus einer Datei. Mit der Schaltfläche „Zahlungen aktualisieren“ im Zuordnungswerkzeug starten Sie den Import von den Banken sofort.
- aus Kassenbelegen - ein erhaltener oder ausgestellter Kassenbeleg erstellt eine Zahlung in der Kasse oder auf der Zahlungskarte
- manuell - mit den Funktionen „Einnahme hinzufügen (+)“, „Ausgabe hinzufügen (-)“, „Einzahlung hinzufügen (+)“ und „Auszahlung hinzufügen (-)“. Bei Einnahme und Ausgabe wählen Sie, ob das Geld über ein Konto, eine Kasse oder eine Zahlungskarte geflossen ist.
- aus einem fakturierten Betrag - mit der Funktion „Betrag bezahlen“ bei einem fakturierten Betrag entsteht eine Zahlung, die direkt der Rechnung zugeordnet ist
Eine Zahlung merkt sich das Dokument, aus dem sie entstanden ist - von der Zahlung gelangen Sie mit einem Klick zum Kontoauszug oder Kassenbeleg.
Liste der Zahlungen
In der Liste sehen Sie die externe Person (oder den verantwortlichen Mitarbeiter), die Beschreibung, den Betrag ohne USt. und mit USt., das Zahlungsdatum und die Labels. Die erste Spalte ist das variable Symbol - in Firmen außerhalb der Slowakei und Tschechiens der Verwendungszweck.
Über der Liste schränken Sie die Zahlungen nach Text, Zeitraum, Konto, Kasse oder Karte, USt-Satz, Währung, Person und Labels ein. Die detaillierte Suche fügt zum Beispiel Betrag von - bis, Anmerkung, Zuordnungsstatus (nicht zugeordnet, teilweise oder vollständig zugeordnet, erledigt), Verknüpfungsstatus, Stornostatus, Produkt, verantwortlichen Mitarbeiter, Leistungsdatum und den Typ des Dokuments hinzu, auf dem sich die Zahlung befindet.
Funktionen
Grundlegende Funktionen
- Hinzufügen einer Zahlung (siehe oben), „Betrag anzeigen“, „Betrag bearbeiten“ und „Beträge löschen“
- „Betrag stornieren“ und „Storno des Betrags aufheben“ - eine stornierte Zahlung bleibt durchgestrichen in der Liste und wird nicht mitgezählt. Löschen sollte nur ein kleiner Personenkreis dürfen, den anderen genügt das Storno.
- „Zahlungen zusammenführen“ - macht aus mehreren Zahlungen eine
- Änderung des Zahlungstyps - „Einnahme->Einzahlung ändern“, „Einzahlung->Einnahme ändern“, „Ausgabe->Auszahlung ändern“, „Auszahlung->Ausgabe ändern“. Nützlich nach einem Bankimport, wenn eine Überweisung zwischen eigenen Konten als Einnahme eingegangen ist; dauerhaft lösen Sie das mit einer Regel für den Zahlungsimport.
Labels und Zuordnung
- „Labels bearbeiten“
- „Als erledigt markieren“ - eine Zahlung, die Sie nicht zuordnen werden (zum Beispiel eine Bankgebühr), bietet ReFIS nicht mehr zur Zuordnung an
- „Als geliefert markieren“
Dokumente
- „In das Steuerdokument zur Zahlung einfügen“ - aus einer erhaltenen Anzahlung stellen Sie einen Steuerbeleg zur Zahlung aus
Zuordnung von Zahlungen
Eine Zahlung muss der Rechnung oder dem anderen Betrag, den sie bezahlt, zugeordnet werden - erst dann ist die Rechnung bezahlt. Beim Bankimport erledigen das die Regeln für den Zahlungsimport für Sie, die übrigen ordnen Sie im Zuordnungswerkzeug zu.
Aus zugeordneten Zahlungen entstehen Zahlungsanteile: die Zahlung aufgeteilt danach, was sie bezahlt hat, einschließlich des USt-Satzes jeder Rechnung.
Berichte
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