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ReFIS Flow - Software für die Digitalisierung und Freigabe von Dokumenten
Die Stammdatenliste Standorte enthält die Orte, an denen die Firma tätig ist - Niederlassungen, Gebäude, Lager oder Büros - in einem Baum angeordnet. Einen Standort weisen Sie einer Person im Adressbuch, einem Projekt, einem Zeiteintrag und einem Gegenstand/einer Ware im Lager zu.
Standorte finden Sie im Menü Sonstiges → Stammdaten → Standorte. Mit der Funktion „Standort hinzufügen“ geben Sie ein:
Wenn bei einem Standort „Eigene untergeordnete Standorte zulassen“ angehakt ist, erscheint nach seiner Auswahl neben dem Feld „Standort“ ein Textfeld, in das Sie die Präzisierung eintragen, zum Beispiel Raumnummer, Stockwerk oder Regal. Die Präzisierung wird nicht in die Stammdatenliste aufgenommen, sie wird nur beim jeweiligen Datensatz gespeichert.
Eine eigene Präzisierung geben Sie beim Projekt, im Zeiteintrag, beim Gegenstand/bei der Ware im Lager und im Formular „Produkt umlagern“ ein. Im Adressbuch und auf dem Wareneingangsschein, Warenausgangsschein und Umlagerungsbeleg können Sie sie nicht eingeben.
Auf der Registerkarte „Kontakte“ weisen Sie einer Person einen oder mehrere Standorte zu, einen weiteren fügen Sie mit der Schaltfläche „Weiteren Standort hinzufügen“ hinzu.
Ein Projekt kann mehrere Standorte haben, jeden auch mit eigener Präzisierung. Bei der Suche nach Projekten nach Standort findet ReFIS auch Projekte in dessen untergeordneten Standorten. Wenn die Firma das Modul Lager eingeschaltet hat, sehen Sie im Detail des Projekts auch die Gegenstände/Waren, die sich an den Standorten des Projekts befinden.
Ein Zeiteintrag hat einen Standort. Die Standorte der ausgewählten Projekte stehen im Feld „Standort“ fett am Anfang der Liste. Wenn Sie einen Zeiteintrag aus einem Projekt hinzufügen, das genau einen Standort hat, füllt ReFIS ihn vor. Im Detail des Standorts sehen Sie die am Standort erfassten Zeiteinträge mit der Summe der Zeit.
Zeiteinträge suchen Sie nach „Standort des Zeiteintrags“ oder „Projektstandort“, in beiden Fällen auch mit untergeordneten Standorten.
Jeder Gegenstand und jede Ware befindet sich entweder an einem Standort oder bei einer Person - das legen Sie im Feld „Wo es sich befindet“ fest. Auf dem Wareneingangsschein, Warenausgangsschein und Umlagerungsbeleg wählen Sie, von welchem Standort die Ware ausgegeben und an welchem sie empfangen wird. Der Standort ist dort keine Pflichtangabe.
Dasselbe Produkt kann sich gleichzeitig an mehreren Standorten und bei mehreren Personen befinden. In der Produktliste zeigt die Spalte „Menge“ die Gesamtmenge an allen Standorten und bei allen Personen zusammen. Wenn Sie im linken Filter einen Standort wählen, wird die Liste auf die Produkte eingegrenzt, die an ihm (oder an seinen untergeordneten Standorten) auf Lager sind, und die Spalte „Menge“ zeigt die Menge direkt an diesem Standort.
Im Detail des Produkts listet der Abschnitt „Wo sich … befindet“ alle Standorte und Personen auf, an denen bzw. bei denen sich das Produkt befindet, jeweils mit der Menge.
Bewegungen von Gegenständen und Waren suchen Sie nach „Standort“ - findet Bewegungen vom Standort und zu ihm - oder nach „Zielstandort“, der nur Bewegungen zu ihm findet. Beide suchen auch in untergeordneten Standorten.
Einen Standort, der nicht mehr verwendet wird, deaktivieren Sie mit der Funktion „Standorte deaktivieren“. In der Liste der Standorte ist er dann grau. Beim Anlegen eines neuen Datensatzes (Person, Projekt, Zeiteintrag, Gegenstand/Ware) können Sie ihn nicht mehr wählen. Datensätze, die ihn bereits haben, zeigen ihn weiterhin an und behalten ihn nach einer Bearbeitung. In den Lagerfiltern und auf Wareneingangsschein, Warenausgangsschein und Umlagerungsbeleg bleibt er grau in der Liste, und Sie können ihn wählen. Mit der Funktion „Standorte aktivieren“ nehmen Sie ihn wieder in Gebrauch.
Die Funktion „Standorte löschen“ entfernt einen Standort endgültig: Er verschwindet aus Personen und Projekten, Zeiteinträge und Gegenstände/Waren bleiben ohne Standort, und untergeordnete Standorte verlieren diese Einordnung. Lagerbewegungen können Sie danach nicht mehr nach ihm suchen. Einen Standort, den Sie bereits irgendwo verwenden, deaktivieren Sie daher besser.