Zeiteinträge

Im Modul Zeiteinträge erfassen Sie, wer wann wie lange und woran gearbeitet hat - zum Beispiel an welchem Projekt und bei welcher Aktivität. Sie finden das Modul im Menü Arbeit → Zeiteinträge.

Das Modul hat zwei Registerkarten: „Liste“ mit allen Einträgen und „Derzeit ausgeführt“ mit Einträgen, die noch kein Ende haben.

Mit der Funktion „Zeiteintrag hinzufügen“ geben Sie Folgendes ein:

• „Ausgeführt von“ - wer die Arbeit ausgeführt hat, Pflichtangabe. Standardmäßig sind das Sie. Ein Eintrag hat immer einen Mitarbeiter. Beim Hinzufügen können Sie mehrere Personen auf einmal auswählen, ReFIS legt dann für jede einen eigenen Eintrag an.
• „Anfang“, „Ende“ und „Gesamtzeit“ - bei einem neuen Eintrag füllt ReFIS als Anfang das Ende des letzten Eintrags des betreffenden Tages und als Ende die aktuelle Uhrzeit vor. Sie geben entweder Anfang und Ende ein, oder Anfang und Gesamtzeit - ReFIS berechnet das Ende - oder Ende und Gesamtzeit, dann berechnet ReFIS den Anfang. Mit den Schaltflächen „Gestern“ und „Heute“ stellen Sie den Tag ein und mit den Schaltflächen „15 min“, „30 min“ und „45 min“ fügen Sie eine Pause hinzu. Ein Eintrag ohne Ende wird gerade ausgeführt.
• „Projekte“ - die Projekte, an denen Sie gearbeitet haben. Angeboten werden nur Projekte, bei denen in den Einstellungen des Labels im Feld „Zeiteinträge“ (Abschnitt „Kennzeichnung mit einem Label“) die Auswahl erlaubt ist. Wenn Sie die Liste nach Projekt filtern, wird das Projekt vorausgefüllt.
• „Aktivitäten“ - die Aktivität, bei der Sie gearbeitet haben. Das Feld wird nur angezeigt, wenn das Unternehmen Aktivitäten erfasst hat. Wenn Sie es nicht ausfüllen, gibt ReFIS nur einen Hinweis aus.
• „Personen“ - externe Personen, für die die Arbeit ausgeführt wurde
• „Standort“ - der Standort, an dem Sie gearbeitet haben. Das Feld wird nur angezeigt, wenn das Unternehmen Standorte erfasst hat.
• „Typ“ - der Zeiteintragstyp aus den Stammdaten Zeiteintragstypen. Wenn das Unternehmen Typen erfasst hat, ist das Feld Pflicht und ReFIS wählt den als Standard gekennzeichneten Typ vor.
• „Was ausgeführt wurde“ - Beschreibung der Arbeit. Wenn Sie sie nicht ausfüllen, gibt ReFIS nur einen Hinweis aus.
• „Interne Anmerkung“ - eine Anmerkung, die der Kunde nicht sieht
• „An den Kunden fakturieren“ - ob die Arbeit fakturiert werden soll. Bei einem neuen Eintrag ist es standardmäßig angehakt. Wenn Sie den Typ ändern, hakt ReFIS es bei produktiven Einträgen und Reiseeinträgen an und bei den übrigen ab, bis Sie es selbst umschalten. Beim Bearbeiten und beim Hinzufügen nach Muster bleibt der gespeicherte Wert erhalten.
• „Tagegeld“ - ob für den Tag des Eintrags Tagegeld zusteht

Wenn „An den Kunden fakturieren“ angehakt ist, geben Sie auch „Ohne USt. pro Stunde“, „Preis ohne USt.“ und „Währung“ ein. Diese Felder werden nur angezeigt, wenn im Menü Sonstiges → Einstellungen → Allgemeine Einstellungen „Die Eingabe der Arbeitskosten bei der Erfassung eines Zeiteintrags ermöglichen“ angehakt ist. Eine Änderung einer der Angaben „Ohne USt. pro Stunde“, „Gesamtzeit“ und „Preis ohne USt.“ berechnet die übrigen neu.

Denselben Eintrag legen Sie auch mit der Funktion „Zeiteintrag nach Muster hinzufügen“ an.

ReFIS speichert den Eintrag auch mit Hinweisen, keiner davon blockiert ihn - außer Pflichtfeldern und der Regel, dass das Ende nicht vor dem Anfang liegen darf.

• Wenn sich der Eintrag zeitlich mit einem anderen Eintrag derselben Person überschneidet, auch mit einem gerade ausgeführten, weist ReFIS auf die Überschneidung hin und fragt vor dem Speichern, ob Sie das Formular trotzdem absenden möchten.
• Wenn die Person länger gearbeitet hat, als die Arbeitsschicht laut Arbeitszeit dauert, weist ReFIS auf Überstunden hin. Ebenso weist es darauf hin, wenn die Pausen nicht dem entsprechen, was in der Schicht zu nehmen ist.

Mit der Funktion „Zeiterfassung starten“ legen Sie einen Eintrag mit Anfang zur aktuellen Uhrzeit und ohne Ende an. Sie können den Eintrag auch nach Muster anlegen, also mit demselben Projekt, derselben Aktivität und Beschreibung wie ein älterer Eintrag. Solange Sie die Arbeit nicht beenden, finden Sie ihn auf der Registerkarte „Derzeit ausgeführt“. Mit der Funktion „Zeiterfassung beenden“ ergänzen Sie das Ende. ReFIS bietet sie nur bei einem Eintrag ohne Ende an.

Wenn jemand seine Arbeitszeit nicht stundenweise erfasst, teilen Sie mit der Funktion „Einträge für den Monat hinzufügen“ seinen monatlichen Arbeitszeitfonds prozentual auf Projekte oder andere Labels auf. Die Funktion erfordert eine eigene Berechtigung. Im Formular wählen Sie „Für den Monat“, „Ausgeführt von“ und „Labels von“ und geben die Prozentsätze für die einzelnen Labels ein. Die Summe muss 100 ergeben. Die Stundenzahl übernimmt ReFIS aus der Arbeitszeit der Person für den gewählten Monat. Ist diese nicht erfasst, verwendet ReFIS den allgemeinen Arbeitszeitfonds.

ReFIS legt für jedes Label mit einem Prozentsatz über 0 einen abrechenbaren Eintrag „Zeiteintrag für Monat Jahr, N%“ an. Die Einträge folgen aufeinander ab dem ersten Tag des Monats um Mitternacht. ReFIS prüft nicht, ob für denselben Monat bereits Einträge vorhanden sind.

Je nach den zugewiesenen Berechtigungen können Sie alle Einträge bearbeiten und löschen, nur die, die Sie ausgeführt haben, die Sie angelegt haben, oder die mit Labels gekennzeichnet sind, auf die Sie Zugriff haben. Einen Eintrag auf einem gesperrten Arbeitszeitnachweis können Sie weder bearbeiten noch löschen. Beim Löschen löscht ReFIS auch die Verknüpfungen des Eintrags mit Labels, Personen, Nachweisen und der Fakturierung.

Unter der Liste, im Detail des markierten Eintrags, finden Sie den Link „Änderungen von Zeiteinträgen“. Er öffnet die Historie des Eintrags: wer ihn wann hinzugefügt oder bearbeitet hat und was darin geändert wurde. Den Link sieht ein Benutzer mit dem Vorgang „Änderungen von Zeiteinträgen“.

Einträge mit angehaktem „An den Kunden fakturieren“, die noch nicht fakturiert sind, werden im Bericht Was zu fakturieren ist zur Fakturierung angeboten. Kunde ist die externe Person des Projekts und, wenn der Eintrag kein Projekt hat, eine Person aus den erfassten Personen. Den Preis der Arbeit können Sie bei der Fakturierung ergänzen. Das Kennzeichen können Sie mit den Funktionen „Als abrechenbar kennzeichnen“ und „Als nicht abrechenbar kennzeichnen“ in einem Schritt für mehrere Einträge ändern. Die Funktionen erfordern die Berechtigung zum Bearbeiten und verarbeiten nur Einträge, die sich im entgegengesetzten Zustand befinden.

Mit der Funktion „In den Arbeitszeitnachweis einfügen“ fassen Sie die ausgewählten Einträge in einem Dokument vom Typ Arbeitszeitnachweis zusammen. Sie wählen „Neuer Arbeitszeitnachweis“ oder „Vorhandener Arbeitszeitnachweis“; in einen gesperrten Nachweis können Sie keine Einträge einfügen. Den Betreff eines neuen Nachweises bildet ReFIS aus dem Zeitraum der Einträge und dem Projekt. Der Nachweis durchläuft dann den Genehmigungsprozess wie jedes andere Dokument. Die Funktion erfordert die Berechtigung zum Hinzufügen und Anzeigen von Arbeitszeitnachweisen.

Einträge können Sie auch über die ReFIS API anlegen und bearbeiten.

Das Modul wird mit dem Vorgang „Modul Zeiteinträge anzeigen“ angezeigt. Für das Anzeigen, Hinzufügen, Bearbeiten und Löschen von Einträgen hat jede Tätigkeit mehrere Varianten: für alle Einträge, für mit den entsprechenden Labels gekennzeichnete Einträge, für eigene Einträge (für sich selbst) und für Einträge, die der Benutzer angelegt hat. Die Funktion „Einträge für den Monat hinzufügen“ erfordert den Vorgang „Arbeitsliste für den ganzen Monat hinzufügen“.

• Arbeitszeit
• Ergebnisse
• Projekte
• Was zu fakturieren ist
• Standorte