Wareneingangsschein, Warenausgangsschein und Umlagerungsbeleg

Die Dokumente Wareneingangsschein, Warenausgangsschein und Umlagerungsbeleg erfassen Bewegungen von Gegenständen/Waren - im Lager, an Standorten und bei Personen:

• Wareneingangsschein - das Unternehmen nimmt Ware von außen an, zum Beispiel hat ein Kurier bestellte Ware gebracht. Sie nehmen die Ware an einem Standort oder auf eine Person an.
• Warenausgangsschein - das Unternehmen gibt Ware nach außen aus, zum Beispiel an einen Kunden. Sie geben die Ware von einem Standort oder von einer Person aus.
• Umlagerungsbeleg - Ware wird innerhalb des Unternehmens zwischen Standorten oder Personen verschoben.

Es sind interne Dokumente - sie haben weder Kunden noch Lieferanten, die Person darauf ist optional. Mit der Funktion „Generiertes Dokument herunterladen“ können Sie das Dokument als PDF erzeugen.

• im Modul Dokumente mit der Funktion „Wareneingangsschein hinzufügen“, „Warenausgangsschein hinzufügen“ oder „Umlagerungsbeleg hinzufügen“
• in der Liste der Produkte mit der Funktion „Produkt ausgeben“ oder „Produkt umlagern“ - im Formular wählen Sie „Neuer Warenausgangsschein“ (oder „Neuer Umlagerungsbeleg“), „Letzter Warenausgangsschein“ (falls Sie bereits einen erstellt haben) oder „Kein Dokument erstellen“
• im Modul Bewegungen von Gegenständen/Waren wählen Sie Bewegungen aus und fügen sie mit der Funktion „In den Wareneingangsschein einfügen“, „In den Warenausgangsschein einfügen“ oder „In den Umlagerungsbeleg einfügen“ in einen neuen oder bestehenden Wareneingangsschein, Warenausgangsschein oder Umlagerungsbeleg ein. In einen Wareneingangsschein gehören nur Eingänge von außen, in einen Warenausgangsschein nur Ausgänge außerhalb des Unternehmens und in einen Umlagerungsbeleg nur Paare aus Ausgang und Eingang. Bewegungen mit unterschiedlichen Standorten oder Personen können Sie nicht gleichzeitig einfügen. Bewegungen, die die Bedingungen nicht erfüllen, lässt ReFIS aus.
• nach Muster einer Rechnung, einer Bestellung, eines Lieferscheins oder eines Kassenbelegs - dessen Zeilen werden als Bewegungen übernommen. Einen Warenausgangsschein können Sie auch nach einem Wareneingangsschein erstellen - übernommen werden die Zeilen und auch der Standort oder die Person, wo die Ware angenommen wurde. Das Produkt wird übernommen, wenn die Quellzeile eines hatte, sonst ergänzen Sie es selbst. Ein Rabatt auf das gesamte Dokument wird nicht übernommen.

• „Empfangen von“ (Wareneingangsschein) oder „Ausgegeben für (übernommen von)“ (Warenausgangsschein) - eine Person aus dem Adressbuch; nicht verpflichtend
• „Nummer des Wareneingangsscheins“, „Nummer des Warenausgangsscheins“ oder „Nummer des Umlagerungsbelegs“ - wenn das Unternehmen eine Nummerierungsmaske eingestellt hat, vergibt ReFIS die Nummer selbst
• „Beschreibung des Wareneingangsscheins“, „Beschreibung des Warenausgangsscheins“ oder „Beschreibung des Umlagerungsbelegs“ - Pflichtfeld
• „Ausstellungsdatum“ - Pflichtfeld
• „Empfangsdatum“, „Ausgabedatum“ oder „Datum der Umlagerung“
• „Lieferschein/Rechnung“ - zugehörige Dokumente
• woher und wohin - „Warenausgang“ von einem Standort oder von einer Person, „Wareneingang“ an einen Standort oder auf eine Person
• „Bewegungen aus einem Dokument“ - die einzelnen Warenbewegungen

Ein neues Dokument hat den ersten Standort in der Liste und als Person den angemeldeten Benutzer voreingestellt - das muss nicht der Wirklichkeit entsprechen.

Jede Bewegung muss ein Produkt, eine „Postenbeschreibung“, eine „Menge“ (darf nicht 0 sein) und eine „Einheit“ haben. Der Preis steht beim Wareneingangsschein und Warenausgangsschein in den Zeilen „Netto“ und „Preis mit USt.“, einen Nullpreis meldet ReFIS nur. Eine Bewegung auf einem Umlagerungsbeleg hat keinen Preis. Wenn auf dem Dokument keine Bewegung ist, weist ReFIS darauf hin.

Wareneingangsschein und Warenausgangsschein erstellen auch gelieferte Beträge - deshalb muss das Unternehmen mindestens einen Ordner für gelieferte Beträge haben, sonst zeigt ReFIS das Formular nicht an. Ein Umlagerungsbeleg erstellt keine Beträge.

Die zugehörige Rechnung verknüpft ReFIS mit dem Wareneingangsschein als zugehöriges Dokument. Die Beträge des Wareneingangsscheins und der Rechnung werden dabei nicht einander zugeordnet.

• Wareneingangsschein: Jede Zeile erstellt einen Gegenstand/eine Ware mit der eingegebenen Menge, nicht einen für jedes Stück. Sein Einkaufspreis ist der Preis der Zeile ohne USt. Wenn Sie Stücke einzeln verfolgen müssen, geben Sie jedes Stück in einer eigenen Zeile ein.
• Warenausgangsschein: Die auszugebenden Gegenstände wählt ReFIS aus - es nimmt die mit demselben Produkt, derselben Einheit und demselben Standort bzw. derselben Person, in der Reihenfolge nach der Einstellung „Standardstrategie“ in den Lagereinstellungen (FIFO, LIFO, FEFO, HIFO oder LOFO).
• Umlagerungsbeleg: Die Ware wird genauso ausgewählt wie beim Warenausgangsschein und an den gewählten Standort oder die gewählte Person verschoben.

Die Bewegung wird im Lager mit dem Datum und der Uhrzeit des Speicherns des Dokuments erfasst, nicht mit dem Datum aus dem Feld „Empfangsdatum“, „Ausgabedatum“ oder „Datum der Umlagerung“. Das ist nur eine Angabe auf dem Dokument.

Das Formular prüft nicht, ob genug Ware im Lager ist. Wenn beim Speichern nicht genug vorhanden ist, führt ReFIS die Zeile nicht aus, zeigt einen Fehler an, zum Beispiel „Die maximale Menge, die ausgegeben werden kann ("5 Stk."), wurde überschritten.“, und speichert das Dokument ohne diese Zeile.

Ein gesperrtes Dokument können Sie nicht bearbeiten. Den Standort oder die Person ändern Sie nur bei einem Eingang, der die einzige Bewegung des Gegenstands ist. Die Menge ändern Sie nur bei einem Eingang oder Ausgang, der beim Gegenstand der letzte ist. Einen Eingang, nach dem das Produkt bereits ausgegeben wurde, können Sie weder in der Menge noch im Preis ändern und nicht löschen. Eine Bewegung löschen Sie mit dem Symbol „Bewegung löschen“ in der Zeile, nur wenn sie beim Gegenstand die letzte ist. Bewegungen auf einem Umlagerungsbeleg und einen Ausgang aus mehreren Gegenständen gleichzeitig können Sie weder in der Menge ändern noch löschen. Mit dem Symbol „Bewegung aus diesem Dokument entfernen (die Bewegung bleibt erhalten)“ trennen Sie die Bewegung nur vom Dokument.

Das Löschen des gesamten Dokuments setzt das Lager nicht in den ursprünglichen Zustand zurück. ReFIS hebt nur die Verknüpfung des Dokuments mit den Bewegungen auf - die Ware bleibt dort, wohin das Dokument sie verschoben hat, und die Bewegungen bleiben ohne Dokument im Modul Bewegungen von Gegenständen/Waren. Beträge, die nur auf diesem Dokument waren, werden gelöscht. Wenn Sie die Bewegungen rückgängig machen möchten, löschen Sie sie zuerst beim Bearbeiten des Dokuments mit dem Symbol „Bewegung löschen“ (beim Umlagerungsbeleg geht das nicht).

• im Detail des Dokuments im Abschnitt „Bewegungen von Gegenständen/Waren“
• im Modul Bewegungen von Gegenständen/Waren (Menü Lager) - der Filter „Ist auf einem Dokument“ trennt Bewegungen mit Dokument von Bewegungen ohne Dokument
• im Detail des Produkts
• im Detail des Gegenstands/der Ware

Ein Dokument erstellen Sie mit dem Vorgang „Wareneingangsschein hinzufügen“, „Warenausgangsschein hinzufügen“ oder „Umlagerungsbeleg hinzufügen“, wenn das Unternehmen den jeweiligen Dokumenttyp aktiviert hat. Das Bearbeiten erlaubt der Vorgang „Dokument bearbeiten“ oder „Nicht genehmigtes Dokument bearbeiten“ und das Löschen der Vorgang „Dokument löschen“. Das Dokument durchläuft den Genehmigungsprozess wie andere Dokumente. Die Bewegungen für sich zeigen Sie mit dem Vorgang „Modul „Bewegungen von Gegenständen/Waren“ anzeigen“ an.

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