Zugehörige Dokumente verknüpfen Dokumente, die zusammengehören - zum Beispiel eine Bestellung mit der Rechnung, die dafür gekommen ist, oder einen Vertrag mit den Rechnungen, die auf seiner Grundlage ausgestellt wurden. Ein zugehöriges Dokument kann ein in ReFIS erfasstes Dokument sein oder auch nur die Nummer eines Dokuments, das nicht in ReFIS ist.
Das Feld mit zugehörigen Dokumenten
Zugehörige Dokumente geben Sie direkt im Formular des Dokuments ein. Das Feld trägt in jedem Dokumenttyp einen Namen danach, was üblicherweise dazugehört, zum Beispiel:
- bei Rechnung und Proformarechnung „Bestellung/Vertrag“
- bei ausgestellter Bestellung „Angebot/Vertrag/Anfrage“
- bei Lieferschein „Best./Vertrag/Rechnung“
- bei Wareneingangsschein und Warenausgangsschein „Lieferschein/Rechnung“
- bei Kassenbeleg „Zugehöriges Dokument“
- bei Vertrag „Rahmenvertragsnummer“
Wenn Sie in das Feld klicken, bietet ReFIS Dokumente derselben externen Person an, die unbezahlt oder nur teilweise bezahlt und zugleich nicht erledigt sind. Ganz oben stehen die Dokumente, deren Beträge die meisten gleichen Labels wie dieses Dokument haben, danach die neuesten. Wenn Sie die externe Person noch nicht ausgefüllt haben, weist ReFIS Sie darauf hin - Dokumente kann es erst anhand der externen Person anbieten. Sobald Sie eine Nummer eintippen, sucht ReFIS Dokumente, deren Nummer so beginnt, unabhängig davon, ob sie bezahlt sind. Bei einer großen Anzahl von Dokumenten zeigt der Link „Alle anzeigen“ alle weiteren Dokumente an.
Ein Dokument aus ReFIS wird im Feld mit dem Symbol seines Typs angezeigt. Eine Nummer, die nicht in ReFIS ist, fügen Sie mit der Option „als Nummer ohne Dokument in ReFIS hinzufügen“ hinzu - sie wird mit einem gestrichelten Rahmen angezeigt, und durch Klicken auf das Symbol können Sie ihr einen Typ zuweisen („Typ ändern“), zum Beispiel Bestellung. Mehrere Nummern auf einmal trennen Sie durch Komma, Semikolon oder Leerzeichen. Stimmt die eingetippte Nummer mit einem Dokument in ReFIS überein, wird sie mit ihm verknüpft - Groß- und Kleinschreibung, diakritische Zeichen und Leerzeichen spielen dabei keine Rolle.
Zugehörige Dokumente ändern Sie später im Detail des Dokuments mit der Funktion „Zugehörige Dokumente bearbeiten“. Ein Benutzer, der nur die Berechtigung „Zugehörige Dokumente bearbeiten (nur neue hinzufügen)“ hat, kann Nummern nur hinzufügen, vorhandene ändert er nicht.
Was mit zugehörigen Dokumenten geschieht
- Das Detail des Dokuments zeigt zugehörige Dokumente in beide Richtungen - die Dokumente, auf die sich dieses Dokument bezieht, und auch die Dokumente, die sich auf es beziehen. Nummern, die nicht in ReFIS sind, werden als „Nicht registriertes Dokument“ angeführt.
- Zuordnung von Beträgen. Wenn Sie das Dokument speichern, ordnet ReFIS seine Beträge den Beträgen der zugehörigen Dokumente zu - zum Beispiel eine Rechnung einer Bestellung oder einem Vertrag, einen Kassenbeleg der Rechnung, die er bezahlt. Wenn Sie ein zugehöriges Dokument aus dem Feld entfernen, wird die Zuordnung zu ihm beim Speichern aufgehoben. Die Funktion „Zugehörige Dokumente bearbeiten“ ändert die Zuordnung nicht.
- Neue Dokumente. Wenn Sie Dokumente nach ausgewählten Dokumenten erstellen, ergänzt ReFIS die ausgewählten Dokumente selbst als zugehörige.
- Regeln für Dokumente können anhand der zugehörigen Dokumente entscheiden - zum Beispiel denjenigen zur Genehmigung hinzufügen, der die zugehörige Bestellung angefordert hat, oder prüfen, ob die Summe der Rechnung die Summe der Bestellung übersteigt.
Text im Dokumentkopf
Der Text im Dokumentkopf steht im Formular und im PDF über den Beträgen. ReFIS erstellt ihn je nach Dokumenttyp wie folgt:
- Bestellung: „Wir bestellen bei Ihnen Folgendes“
- Bestellanforderung: „Wir bitten Sie um Folgendes“
- ausgestellter Lieferschein: „Wir haben Ihnen geliefert Folgendes“
- ausgestellte Rechnung: „Wir berechnen Ihnen Folgendes“
- ausgestellte Gutschrift: „Wir schreiben Ihnen gut Folgendes“
Das Feld „Dokumentkopf“ im Formular und die Einstellung „Dokumentkopfzeilen“ gelten nur für eine ausgestellte Rechnung, eine Proformarechnung, eine ausgestellte Bestellung und einen ausgestellten Lieferschein; eine Bestellanforderung hat den Text nur im PDF.
Hat das Dokument eine zugehörige erhaltene Bestellung oder einen zugehörigen Vertrag, die in ReFIS erfasst sind, ergänzt ReFIS deren Nummer und Datum im Text (bei einem Vertrag standardmäßig nur das Datum, die Nummer schalten Sie in den Einstellungen ein), zum Beispiel „Wir berechnen Ihnen laut der Bestellung P240001 vom 04. Juni 2024 Folgendes“. Die Nummern anderer zugehöriger Dokumente (außer Bestellanforderungen) werden im Text nur angezeigt, wenn darin keine Bestellung, kein Vertrag und keine Anzahlungsrechnung ergänzt wurde. Sie können den Text bearbeiten - solange Sie ihn nicht ändern, ergänzt ReFIS ihn selbst.
Welche zugehörigen Dokumente im Text ergänzt werden, legen Sie im Menü Sonstiges → Einstellungen → Dokumentkopfzeilen getrennt für Rechnungen, Proformarechnungen, Bestellungen und Lieferscheine fest: „Nummern der zugehörigen Bestellungen“, „Nummern der zugehörigen Verträge“, „Nummer der zugehörigen Anzahlungsrechnungen“ und „Nummern anderer zugehöriger Dokumente“.