Einbehalt ist der Teil des Rechnungsbetrags, den der Kunde später als den Rest der Rechnung bezahlt - zum Beispiel 5 % des Werkwerts, die erst nach Ablauf der Gewährleistungsfrist fällig werden. ReFIS teilt eine Rechnung mit Einbehalt in mehrere Zahlungsteile mit jeweils eigener Fälligkeit auf, und Zahlungen, Zahlungsaufträge und Mahnungen verfolgen dann jeden Teil getrennt.
Der Einbehalt funktioniert bei ausgestellten und erhaltenen Rechnungen.
Einbehalt erfassen
Den Einbehalt erfassen Sie im Rechnungsformular: Mit dem Bearbeiten-Symbol neben der Zeile „Weitere Einstellungen“ öffnen Sie das Fenster „Weitere Belegeinstellungen bearbeiten“, haken im Abschnitt „Zahlungsbedingungen“ „Einbehalt“ an und geben zu jeder Position an:
- „Beschreibung des Einbehalts“ - wird auf der Rechnung im PDF und in der E-Rechnung angezeigt
- „Höhe des Einbehalts“ - in Prozent oder als Betrag (füllen Sie nur eines davon aus)
- „Fälligkeitsdatum“ - das Datum, an dem der Einbehalt fällig wird
Mit der Funktion „Weiteren Einbehalt hinzufügen“ fügen Sie eine weitere Position hinzu, zum Beispiel 5 %, fällig in einem halben Jahr, und weitere 5 % in einem Jahr. Einbehalte, die Sie wiederholt verwenden, speichern Sie als Vorlage in den Stammdaten Zahlungsbedingungen.
Bei einer Rechnung, die Sie nicht mehr bearbeiten können, zum Beispiel einer genehmigten, ändern Sie den Einbehalt mit der Funktion „Zahlungsbedingungen bearbeiten“ in den Belegdetails, wenn Sie das Recht dazu haben. ReFIS überträgt die Änderung sofort nach dem Speichern in die Zahlung der Rechnung.
Einbehalt nur für ausgewählte Beträge
Der Einbehalt betrifft standardmäßig die gesamte Rechnung, und der Prozentsatz wird vom Gesamtbetrag der Rechnung inklusive MwSt. berechnet. Soll er nur einige Beträge betreffen, zum Beispiel nur Bauleistungen und nicht das Material, öffnen Sie die Einstellungen des Betrags im Rechnungsformular. Das Feld „Der Einbehalt betrifft diesen Betrag“ ist dort bei jedem Betrag angehakt; bei Beträgen, die der Einbehalt nicht betrifft, haken Sie es ab. Der Prozentsatz wird dann nur aus der Summe der Beträge mit Einbehalt berechnet, und die übrigen Beträge sind in voller Höhe zum Fälligkeitsdatum der Rechnung fällig.
Das Feld wird nur angezeigt, wenn die Rechnung in den Zahlungsbedingungen einen Einbehalt hat. Ein Betrag, den Sie später zur Rechnung hinzufügen, wird beim Einbehalt auf die gesamte Rechnung automatisch in den Einbehalt einbezogen; beim Einbehalt nur auf einige Beträge betrifft ihn der Einbehalt nicht, bis Sie sein Feld anhaken.
In den Rechnungsdetails steht unter den Zahlungsbedingungen, ob der Einbehalt den gesamten Beleg oder welche Beträge betrifft.
Bezahlung einer Rechnung mit Einbehalt
Der Inhalt der Rechnung ändert sich durch den Einbehalt nicht - die Rechnungszeilen, ihre Labels, die MwSt. und die Projekte bleiben so, wie Sie sie erfasst haben, und so erhalten sie auch die Exporte in die Buchhaltung. Die Zahlung der Rechnung teilt ReFIS jedoch in einzelne Beträge auf:
- ein Betrag mit der Summe ohne Einbehalt und mit der Fälligkeit der Rechnung
- ein Betrag für jede Einbehaltsposition, mit ihrer Höhe und ihrem Fälligkeitsdatum
Beispiel: Eine Rechnung über 12.500 € mit einem Einbehalt von 5 %, fällig in einem halben Jahr, und weiteren 5 %, fällig in einem Jahr, hat drei Zahlungsbeträge:
- 11.250 € mit der Fälligkeit der Rechnung
- 625 € (5 %), fällig in einem halben Jahr
- 625 € (5 %), fällig in einem Jahr
Alles, was mit der Zahlung zusammenhängt, arbeitet mit diesen Beträgen:
- die Auswertungen „Was ist zu bezahlen?“, An wen soll die Mahnung gesendet werden? und Forderungen und Verbindlichkeiten zeigen den Einbehalt mit seiner eigenen Fälligkeit, sodass er nicht zusammen mit dem Rest der Rechnung überfällig ist
- ein Zahlungsauftrag hat für jeden Teil eine eigene Zeile
- jeder Teil hat das Datum „Wir zahlen am“ entsprechend seiner Fälligkeit
Die Beträge einer Rechnung ordnen Sie den Beträgen anderer Belege mit der Funktion „Zuordnung bearbeiten“ in den Belegdetails zu, in der Funktionsgruppe „Labels und Zuordnung“ (wenn Sie das Recht dazu haben). Bei einer Rechnung mit Einbehalt werden die Beträge im Feld „Betrag im Dokument“ in zwei Gruppen aufgeteilt:
- „Dokumentbeträge“ - Rechnungszeilen; Sie ordnen sie Beträgen aus einer Bestellung oder einem Vertrag zu
- „Zahlung des Dokuments“ - Zahlungsbeträge (einer ohne Einbehalt und einer für jeden Einbehalt); Sie ordnen sie einem fakturierten Betrag der Gegenrichtung zu, also durch gegenseitige Verrechnung
Wird die Rechnung bezahlt, berechnet ReFIS auch den Zahlungsstand der einzelnen Rechnungszeilen, die der Einbehalt betrifft, im Verhältnis zum bezahlten Teil ihrer Summe. Zeilen, die der Einbehalt nicht betrifft, haben einen eigenen Zahlungsstand.
Ändern oder stornieren Sie den Einbehalt bei einer Rechnung, die bereits zugeordnete Zahlungen hat, ordnet ReFIS sie den neuen Zahlungsbeträgen erneut zu, jede höchstens in der bisherigen Höhe. Verringert sich ein Zahlungsbetrag, bleibt der Rest der Zahlung nicht zugeordnet.
Einbehalt auf der Rechnung
Auf der Rechnung im PDF steht unter der Rechnungssumme eine Liste der Einbehalte. Jede Zeile beginnt mit der von Ihnen eingegebenen Beschreibung und setzt sich mit der Höhe fort, zum Beispiel „Einbehalt in Höhe von 5 % der Rechnung“ (wenn Sie die Beschreibung „Einbehalt“ genannt haben); bei einem Einbehalt nur auf einige Beträge folgt „des Betrags: …“ oder „der Beträge: …“ mit der Beschreibung der Beträge. Nach der Liste steht die Zeile „Gesamt ohne Einbehalt“ und beim Druck mit dem unbezahlten Betrag auch „Zahlbetrag ohne Einbehalt“.
In einer E-Rechnung steht der Einbehalt im Text der Zahlungsbedingungen - Beschreibung, Höhe und Fälligkeitsdatum.
Eine Übersicht über den Einbehalt auf allen Belegen finden Sie im Modul Dokumente, im Menü Werkzeuge → Zahlungsbedingungen (auch auf dem Dashboard im Abschnitt „Was ist zu fakturieren oder zu zahlen?“). Die Vorlagen der Zahlungsbedingungen befinden sich woanders - im Menü Sonstiges → Stammdaten → Zahlungsbedingungen.