Für ein Dokument können verschiedene Datumsangaben erfasst werden:
- „Ausstellungsdatum“ - das Datum, an dem das Dokument ausgestellt wurde.
- „Datum des Empfangs“ - das Datum, an dem das Dokument in Ihrem Unternehmen eingegangen ist. Beim Empfang in die unverarbeiteten Dokumente stellt ReFIS es auf das aktuelle Datum ein.
- „Leistungsdatum“ - ist gesetzlich geregelt; vereinfacht gesagt bezeichnet es den Tag, an dem Sie die Ware dem Kunden übergeben haben, an dem Sie die vereinbarte Dienstleistung erbracht haben oder an dem Sie die Zahlung erhalten haben, falls dies noch vor der Lieferung der Ware oder Dienstleistung geschah.
- Leistung und „Lieferdatum“ - in der Leistung verfolgen Sie in ReFIS die Tage, an denen die Lieferung von Waren oder Dienstleistungen erfolgte. Bei der Leistung geben Sie einen Zeitraum an (Beginn und Ende, also das gesamte Intervall), für das „Lieferdatum“ nur einen Tag, üblicherweise den letzten Tag der Leistung.
- „Buchungsdatum“ - Sie verwenden es, wenn eine Rechnung eine Dienstleistung mit festgelegten Leistungsdaten betrifft, aber später eintrifft, wenn Sie sie bereits:
- aus gesetzlicher Sicht nicht mehr im Zeitraum der tatsächlichen Leistung erfassen können oder
- in einem abgeschlossenen Buchungszeitraum erfassen müssten
- „Fälligkeitsdatum“ - bis wann Sie spätestens den Eingang der Zahlung verlangen (oder bei einem erhaltenen Dokument: bis wann Ihr Lieferant spätestens den Eingang der Zahlung verlangt).
- „Wir zahlen am“/„Sie zahlen am“ - wann Sie zahlen wollen oder den Eingang der Zahlung erwarten; wird beim Cashflow verwendet und kann sich automatisch verschieben.
- „Zahlungsdatum“ - wann das Dokument tatsächlich bezahlt wurde.
- „Datum des Exports in die Buchhaltung“ - das Datum, an dem das Dokument in die Buchhaltung oder ein anderes externes System exportiert wurde.
- „Versanddatum“ - der letzte Versand des Dokuments per E-Mail oder Post (wird das Dokument mehrmals versendet, enthält es das Datum des letzten Versands).
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