Die Steuerung des Geldflusses (Cashflow) zeigt Ihnen, wie viel Geld die Firma in den nächsten Tagen, Wochen und Monaten auf ihren Konten haben wird - und Sie entscheiden, wann Sie was bezahlen, damit das Geld nicht fehlt. ReFIS berechnet dies aus dem, was bereits im System ist: aus unbezahlten ausgestellten und erhaltenen Rechnungen und aus künftigen Beträgen - budgetierten, angeforderten, vereinbarten und gelieferten.
Die Berichte finden Sie im Menü Geld → Geldfluss (ohne das Modul Zahlungen im Menü Geld → Berichte):
- „Liquiditätsvorschau (täglich)“ und „Liquiditätsvorschau (wöchentlich)“ - ein Kalender der Beträge nach Tagen oder Wochen
- „Grafik“ - der voraussichtliche Geldbestand im Zeitverlauf
- „Wöchentliche Zusammenfassung“ und „Wöchentliche Zusammenfassung (vereinfacht)“ - Summen nach Wochen
Zwischen den Berichten wechseln Sie mit den Registerkarten über dem Bericht. Je nach Rechten werden einige Berichte möglicherweise nicht angezeigt. „Grafik“ wird angezeigt, wenn Sie das Recht auf den täglichen oder wöchentlichen Kalender haben.
Wie ReFIS rechnet
- Der Anfangsbestand ist die Summe des Geldes auf allen Bankkonten und in den Kassen zu diesem Zeitpunkt; Fremdwährungen rechnet ReFIS zum aktuellen Kurs um. In den Kalendereinstellungen können Sie ihn überschreiben - zum Beispiel, wenn Sie von einer Zahlung wissen, die noch nicht in ReFIS ist.
- Jeder Betrag wird nach dem Datum eingeordnet, an dem Sie ihn bezahlen oder an dem er Ihnen bezahlt wird („Wir zahlen am“, „Sie zahlen am“), nicht nach der ursprünglichen Fälligkeit.
- Beträge, bei denen nur ein Monat angegeben ist, ordnet ReFIS dem letzten Tag des Monats zu; Beträge nur mit Jahr dem 31. Dezember. Ein für August geplanter Betrag erscheint im täglichen Kalender zum Beispiel am 31. August.
- Was nicht rechtzeitig bezahlt wurde, verschiebt ReFIS jede Nacht auf heute. Unbezahlte überfällige Rechnungen sehen Sie daher am heutigen Tag - sie fallen nicht aus der Übersicht heraus.
Täglicher und wöchentlicher Kalender
Jede Zeile ist ein Tag (oder eine Woche), an dem Sie etwas bezahlen oder Ihnen etwas bezahlt wird. Die Beträge stehen in den Zellen, in der Spalte „Gesamt“ neben dem Datum sehen Sie Einnahmen, Ausgaben, ihre Differenz (Δ) und fett den voraussichtlichen Geldbestand an diesem Tag (∑).
Eine Zelle zeigt die Beschreibung, den Kunden oder Lieferanten, den Betragsordner, Labels, das Datum und die Summe, die noch zu bezahlen ist. Wenn das Datum „Wir zahlen am“ von der ursprünglichen Fälligkeit abweicht, ist das ursprüngliche Datum durchgestrichen; ist der Betrag teilweise bezahlt, ist die ursprüngliche Summe in Klammern durchgestrichen. Beträge desselben Dokuments stehen zusammen in einer Dokumentzelle, die Sie mit dem Pfeil aufklappen.
Farben:
- grün - fakturierte Einnahme (ausgestellte Rechnung)
- dunkelrot - fakturierte Ausgabe aus einem genehmigten Dokument
- hellrot - fakturierte Ausgabe aus einem nicht genehmigten Dokument
- gelb - künftige Beträge (budgetierte, angeforderte, vereinbarte, gelieferte), jeder Betragsordner hat einen anderen Farbton
In den Kalendereinstellungen („Einstellung des Kalenders ändern“) ändern Sie den Anfangsbestand, den Zeitraum („Bis Datum“) und die Betragsordner, die einbezogen werden sollen, und Sie können den Bericht nach Text oder Labels eingrenzen. Fakturierte Beträge sind immer im Kalender. „Standardfilter wiederherstellen“ stellt die ursprüngliche Einstellung wieder her.
Was Sie mit den ausgewählten Beträgen tun können
Sie haken die Beträge an (auch mehrere auf einmal) und wählen eine Funktion:
- „Datum "Wir zahlen am" ändern“ - Sie verschieben die Zahlung auf einen anderen Tag, zum Beispiel wenn Sie sehen, dass das Geld in der betreffenden Woche nicht reichen würde. Bei budgetierten, vereinbarten und weiteren Beträgen aus Betragsordnern ändert sich ihr Datum.
- „Zahlungsaufträge aus Dokumenten erstellen“
- „Massenerstellung von Dokumenten“ - zum Beispiel Rechnungen aus vereinbarten Beträgen
- „Zuordnung von Beträgen einstellen“ und „Als erledigt markieren“
Mit der Funktion „Herunterladen“ speichern Sie den Kalender in Excel, einschließlich eines Blattes mit der Erklärung der Farben.
Grafik
Die Grafik „Künftiges Geld der Firma“ zeigt:
- oben die blaue Linie „Verfügbares Geld“ - den voraussichtlichen Geldbestand nach Wochen oder Monaten, ausgehend vom Anfangsbestand; wenn Sie Konten haben, deren Geld Sie nicht frei verwenden können (nicht verfügbar), auch eine Linie mit deren Höhe
- unten Säulen der Einnahmen und Ausgaben, getrennt nach fakturiert und künftig
Der Standardzeitraum sind die nächsten drei Monate. Neben der Grafik sehen Sie den höchsten und niedrigsten Geldbestand im Zeitraum und Links dazu, was bei Geldmangel zu tun ist - die Fälligkeit von Rechnungen im Kalender verschieben, sich Forderungen und Verbindlichkeiten ansehen, was zu fakturieren ist und an wen eine Mahnung gesendet werden soll.
Wöchentliche Zusammenfassung
Jede Zeile ist eine Woche. Die Spalte „Insgesamt“ zeigt Einnahmen, Ausgaben, Differenz und den voraussichtlichen Geldbestand, die weiteren Spalten dasselbe getrennt für fakturierte Beträge und für jeden Betragsordner - so sehen Sie, ob die Entwicklung von Rechnungen, dem Budget oder Verträgen getrieben wird. Mit der Lupe öffnen Sie die Liste der Beträge, aus denen sich die Zahl zusammensetzt. Die vereinfachte Übersicht zeigt nur den voraussichtlichen Geldbestand am Ende der Woche.