Bestellungen

Bestellungen sind zusammen mit Verträgen Dokumente, die eine Vereinbarung über die Lieferung von Waren oder einer Dienstleistung enthalten. ReFIS unterscheidet die ausgestellte Bestellung (Ihr Unternehmen bestellt bei einem Lieferanten) und die erhaltene Bestellung (ein Kunde bestellt bei Ihnen).

Eine Bestellung fügen Sie im Modul Dokumente mit der Funktion „Ausgestellte Bestellung hinzufügen“ oder „Erhaltene Bestellung hinzufügen“ hinzu. Eine ausgestellte Bestellung erstellen Sie auch aus Bestellanforderungen mit der Funktion „Massenerstellung von Dokumenten“. Je nach Ihren Rechten können Sie sie aus allen Bestellanforderungen oder nur aus genehmigten erstellen.

• „Bestellt von“ (ausgestellt) oder „Empfangen von“ (erhalten) - eine Person aus dem Adressbuch
• „Bestellnummer“ - bei einer ausgestellten Bestellung erzeugt ReFIS sie nach dem Nummernkreis
• „Lieferdatum“ - das gewünschte Lieferdatum, standardmäßig in 14 Tagen
• „Gewünschte Fälligkeit“ - je nach Einstellung als Datum oder als Anzahl Tage
• „Angebot/Vertrag/Anfrage“ - zugehörige Dokumente, zum Beispiel die Bestellanforderung, aus der die Bestellung entstanden ist
• „Bestellung angefordert vom“ - nur bei einer ausgestellten Bestellung; ändern kann es nur ein Benutzer mit dem entsprechenden Recht
• „Lieferadresse“ - wohin die Ware geliefert werden soll
• „Betragsordner“ - wenn das Unternehmen mehrere Ordner vereinbarter Beträge hat
• „Beschreibung der Bestellung“, „Ausstellungsdatum“ und „Interne Anmerkung“
• „Labels“ und „Anhänge“
• „Eigenes Unternehmen“ - nur wenn das Unternehmen mehrere eigene Unternehmen erfasst hat

Die Zeilen einer Bestellung sind vereinbarte Beträge - bei einer ausgestellten Bestellung Ausgaben, bei einer erhaltenen Einnahmen. Es sind keine budgetierten Beträge; mit dem Budget vergleichen Sie sie in Berichten.

Wenn eine Rechnung oder Proformarechnung die Bestellung im Feld „Bestellung/Vertrag“ angibt, ordnet ReFIS sie der Bestellung selbst zu. Daran sehen Sie, was von der Bestellung bereits geliefert und fakturiert wurde. Bleibt zwischen der Bestellung und den Rechnungen eine Differenz, die nicht mehr fakturiert wird, markieren Sie die Bestellung mit der Funktion „Als erledigt markieren“.

Eine ausgestellte Bestellung können Sie vor dem Versand genehmigen lassen. Danach senden Sie sie dem Lieferanten als PDF. Das Aussehen des PDF legen Sie im Menü Sonstiges → Einstellungen im visuellen Design der Dokumente fest. Das Firmenlogo fügen Sie im selben Menü in der Einstellung „Logo und Symbol“ hinzu.

• Bestellanforderungen
• Verträge
• Rechnungen und Proformarechnungen
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