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Die Stammdaten Mitarbeiter enthalten die Angestellten und weitere Personen, die sich bei ReFIS anmelden. Jeder Mitarbeiter ist zugleich eine Person im Adressbuch.

Die Mitarbeiter finden Sie im Menü Sonstiges → Stammdaten → Mitarbeiter. Links filtern Sie aktive, inaktive oder alle Mitarbeiter.

Wir empfehlen, Mitarbeiter in erster Linie über das Adressbuch hinzuzufügen: Bei der Person aktivieren Sie „Hat auch ein Benutzerkonto (Anmeldemöglichkeit)“ und füllen dieselben Angaben wie hier aus.

Bei einem Mitarbeiter geben Sie Folgendes ein:

• Vorname, Nachname und „Vollständiger Name“
• „E-Mail“ und „Benutzername“ - der Benutzername muss eindeutig sein und darf nur Buchstaben ohne diakritische Zeichen, Ziffern und die Zeichen _ @ . - enthalten
• „Das Konto ist aktiv, der Zugang ist freigegeben (das Anmelden ist möglich)“ - durch Ausschalten verbieten Sie dem Mitarbeiter die Anmeldung, und ReFIS meldet ihn zugleich ab
• „Passwortanmeldung aktivieren“ - oder die Anmeldung über LDAP, sofern das Unternehmen sie hat. Nach dem Ausschalten kann sich der Mitarbeiter nicht mehr mit Passwort anmelden. Wenn Ihr ReFIS die Anmeldung über ein Google- oder Microsoft-Konto eingerichtet hat (auf dem Anmeldebildschirm sehen Sie die Schaltfläche Google oder Microsoft), meldet er sich weiterhin darüber an. In diesem Fall empfehlen wir, die Passwortanmeldung auszuschalten.
• „Voller Zugriff unabhängig von Arbeitspositionen/Vorgängen“ - der Mitarbeiter hat alle Rechte unabhängig von den Arbeitspositionen. Mindestens ein solches Konto muss eingerichtet sein.
• „Unterstützer anderer Benutzer“ - so sind die Konten des ReFIS-Supports und der Programmierer gekennzeichnet. ReFIS bietet sie in den Listen der Genehmiger und Vertreter nicht an. Das Feld sieht nur ein Benutzer mit vollem Zugriff.
• „Arbeitspositionen“ - die zuerst gewählte ist die Hauptposition
• Passwort - bei der Bearbeitung über „Auch Passwort ändern“. ReFIS sendet dem Mitarbeiter über die Änderung eine Informations-E-Mail (ausschalten können Sie sie nur, wenn Sie das Recht dazu haben). Bei der Anmeldung über LDAP wird das Passwort in ReFIS nicht verwendet - das eingegebene Passwort prüft direkt der LDAP-Server, deshalb lässt es sich hier auch nicht ändern.
• Adressen und Kontakte

Wenn Sie in mehreren Unternehmen arbeiten, fügen Sie den Mitarbeiter auf einmal allen Unternehmen hinzu, die im Feld „Unternehmen“ ausgewählt sind. In den anderen Unternehmen hat er jedoch weder vollen Zugriff noch Arbeitspositionen - diese legen Sie dort gesondert fest. Hat der Mitarbeiter in einem anderen Unternehmen bereits ein Konto mit demselben Benutzernamen und derselben E-Mail, geben Sie kein Passwort ein - er behält sein bestehendes, und die Unternehmen, in denen er bereits ein Konto hat, aktiviert ReFIS selbst. Wenn das Unternehmen die Arbeitspositionen aus dem Hauptunternehmen synchronisiert, können Sie im Hauptunternehmen „Arbeitspositionen auch in allen Unternehmen festlegen, in denen der Benutzer Zugriff hat“ aktivieren.

Einem Mitarbeiter, der sein Passwort selbst festlegt, senden Sie einen Link mit der Funktion „Zugang per E-Mail senden“ (der Link ist 7 Tage gültig). Die Funktion sendet den Link nur an Mitarbeiter, die eine E-Mail ausgefüllt und die Passwortanmeldung aktiviert haben - die übrigen lässt sie aus. Mehrere Mitarbeiter auf einmal aktivieren oder deaktivieren Sie mit den Funktionen „Mitarbeiter aktivieren“ und „Mitarbeiter deaktivieren“.

ReFIS legt für jeden Mitarbeiter ein Label unter dem Label „Mitarbeiter“ an, zum Beispiel „jan.novak (Ján Novák)“. Das Label verwaltet ReFIS selbst: Nach der Deaktivierung des Mitarbeiters beendet es seine Gültigkeit, nach der Aktivierung stellt es sie wieder her.

Statt einen Mitarbeiter zu löschen, deaktivieren Sie ihn besser. Beim Löschen werden auch seine Person im Adressbuch und das Label unter „Mitarbeiter“ gelöscht. Der Mitarbeiter fällt aus dem Dokumentenfluss der Dokumente heraus, über die er noch nicht entschieden hat, aus der Vertretung und aus den Genehmigern in den Regeln für Dokumente. Entscheidungen, die er bereits getroffen hat, bleiben in der Genehmigungshistorie erhalten - sie werden durchgestrichen angezeigt. Mitarbeiter, die Einträge im Dokumentenfluss haben, hebt ReFIS vor dem Löschen hervor.

Die Funktion „Als Benutzer anmelden“ ist nur für einen Benutzer mit vollem Zugriff bestimmt. Sie sehen ReFIS so, wie es ein anderer Benutzer sieht - zum Beispiel, wenn Sie seine Rechte überprüfen. Sie geben einen Grund an, und jede Verwendung der Funktion wird protokolliert. Der Mitarbeiter erhält darüber eine Informations-E-Mail (ausschalten können Sie sie nur, wenn Sie das Recht dazu haben).

Mitarbeiter können Sie importieren:

• von einem LDAP-Server
• aus Microsoft Entra ID
• aus einer XLSX-Tabelle - im Importformular laden Sie die „MS-Excel-Beispieldatei“ oder die „aktuelle Liste in MS Excel“ herunter, ergänzen sie und laden sie wieder hoch. Das Formular öffnen Sie auf eine dieser Arten:
  • mit der Funktion „Aus XLSX importieren“ in der Mitarbeiterliste (Bereich „Import und Export“)
  • im Menü Sonstiges → Import und Export, links „Import von Mitarbeitern (XLSX)“

• Arbeitspositionen
• Adressbuch
• Anmeldung