Die Berichte Was sie uns liefern sollten und Was wir liefern sollten überwachen Lieferungen: der erste zeigt, was Ihnen Lieferanten noch nicht geliefert haben, der zweite, was Sie Ihren Kunden noch nicht geliefert haben. Aus beiden erstellen Sie Lieferdokumente.
Die Berichte finden Sie im Menü Dokumente → Werkzeuge. Sie haben zwei Formen, nach Personen und nach Monaten. Wenn Sie Zugriff auf beide haben, wechseln Sie links über den Link „Nach Personen / Nach Monaten“ zwischen ihnen.
Nach Personen
Eine Liste vereinbarter Beträge aus Bestellungen und Verträgen, die bereits hätten erbracht werden sollen und noch weder fakturiert noch erledigt sind:
- „Was sie uns liefern sollten“ - Ausgaben, also ausgestellte Bestellungen und Verträge mit Lieferanten
- „Was wir liefern sollten“ - Einnahmen, also erhaltene Bestellungen und Verträge mit Kunden
Links stehen die Personen, rechts die einzelnen Beträge. Die gewählten Beträge verarbeiten Sie mit der Funktion „Massenerstellung von Dokumenten“ (zum Beispiel ein Lieferschein oder eine Rechnung), senden sie mit der Funktion „Per E-Mail oder Post absenden“ oder markieren sie als erledigt. Eine Lieferung, die vollständig eingetroffen ist, entfernen Sie so aus der Liste.
In den Einstellungen des Berichts (links „Einstellung des Berichts ändern“) ändern Sie, welche Beträge der Bericht anzeigt:
- „Enthält Text“
- „Betragsordner“ - standardmäßig nur vereinbarte Beträge. Mit dem Häkchen „Fakturierte Beträge“ fügen Sie auch die fakturierten hinzu.
- „Genehmigung“ und bei vereinbarten Beträgen auch „Unterzeichnung“ - nur genehmigte (unterzeichnete), nur nicht genehmigte (nicht unterzeichnete) oder alle
- „Betragsart“ - Einnahmen, Ausgaben und „Auch Beträge mit Nullsummen“. Standardmäßig zeigt „Was sie uns liefern sollten“ Ausgaben und „Was wir liefern sollten“ Einnahmen.
- „Gesamtsumme pro Person“ und „Gesamtbetrag des Dokuments“ - egal, ob positiv oder negativ
- „Währung“, „Währung anzeigen“ (in die Inlandswährung umrechnen oder die ursprüngliche) und „Typ der Bankkontonummer“
- „Dokumenttyp“ - nur Beträge aus bestimmten Dokumenttypen (Bestellungen, Verträge) einbeziehen oder sie auslassen
- „Leistungsdatum“ - ohne Rücksicht auf das Datum, Beträge, deren Leistung endet, oder Beträge, deren Leistung in der gewählten Zeit liegt: letzter Monat, letzte Woche, dieser Monat, diese Woche, im Zeitraum von - bis oder innerhalb einer bestimmten Anzahl von Tagen. Standardmäßig zeigt der Bericht Beträge, deren Leistung spätestens heute geendet hat. Mit einer Anzahl von Tagen im Voraus sehen Sie auch Lieferungen, die erst noch kommen.
- „Labels“ - alle Beträge, mit den gewählten Labels gekennzeichnete Beträge auslassen oder nur diese einbeziehen, gegebenenfalls auch mit Unterlabels
Das Formular enthält auch das Fälligkeitsdatum, das Datum der letzten Mahnung und des Zahlungsauftrags. Diese teilt es mit den Berichten über Zahlungen, und bei Lieferungen müssen sie nicht geändert werden. Wenn Sie die Einstellungen geändert haben, erscheint links der Link „Standardfilter wiederherstellen“.
Nach Monaten
Diese Form geht vom Budget aus und eignet sich für regelmäßige Lieferungen in Mengen - zum Beispiel monatliche Abnahmen von Material oder Dienstleistungen. Für jeden Budgetposten sehen Sie die budgetierte Menge, was bereits geliefert wurde (gelieferte Beträge), die Ausschöpfung in Prozent, die Mengen nach Monaten für den letzten Zeitraum und die verbleibende Menge.
Die Menge für den aktuellen Monat (bis zum 5. Tag auch für den vorherigen) tragen Sie direkt in die Tabelle ein und erstellen daraus mit der Funktion „Beträge speichern“ ein Dokument: bei „Was sie uns liefern sollten“ einen erhaltenen Lieferschein oder ein erhaltenes Abnahmeprotokoll, bei „Was wir liefern sollten“ ein ausgestelltes.
In den Einstellungen des Berichts (links „Einstellung des Berichts ändern“) wählen Sie:
- „Labels“ - Posten, die mindestens eines der gewählten Labels haben („Hat mindestens eines“) oder alle („Hat alle“). Solange Sie in „Hat mindestens eines“ nicht mindestens ein Label wählen (hier oder bei jeder Quelle in den detaillierten Einstellungen), öffnet der Bericht statt der Posten die Einstellungen.
- im Abschnitt „Detaillierte Einstellungen“:
- „Angezeigter Monat/Jahr“ - Sie sehen sich auch ältere Monate an
- „Quelle 1“ und „Quelle 2“ - woher der Bericht das Budget nimmt: Betragsordner (standardmäßig budgetierte), Labels, Betragsart und ob die Spalte angezeigt wird
- „Quelle 3“ - was geliefert wird: ein Ordner mit vereinbarten oder gelieferten Beträgen (standardmäßig gelieferte), Labels und Betragsart. In diesem Ordner speichert ReFIS die eingetragenen Mengen. Danach und nach der Betragsart bestimmt es, ob es einen Lieferschein (gelieferte Beträge) oder eine Bestellung (vereinbarte Beträge) erstellt und ob ein erhaltenes oder ausgestelltes Dokument.
- „In Dokument einfügen“ - „Nicht in das Dokument einfügen“, „Neues Dokument“, „Neues/bestehendes Dokument für einen bestimmten Monat“ oder „Bestehendes Dokument aus der Auswahl“. Standardmäßig erstellt „Was sie uns liefern sollten“ immer ein neues Dokument und „Was wir liefern sollten“ fügt in das Dokument für den jeweiligen Monat ein.
Zugriffsrechte
Die Form nach Monaten steht Ihnen mit dem Recht „Übersicht der Beträge pro Monat“ zur Verfügung und nur, wenn Sie sowohl den Ordner der budgetierten als auch der gelieferten Beträge sehen (Rechte „Modul Budget anzeigen“ und „Modul Angeforderte, vereinbarte und gelieferte Beträge anzeigen“). Andernfalls öffnet das Menü die Form nach Personen, mit dem Recht auf den jeweiligen Bericht.
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