Was wir bestellen möchten

Der Bericht Was wir bestellen möchten hilft dem Einkäufer: Er zeigt, was bestellt werden muss, und stellt aus den ausgewählten Posten gesammelt Bestellungen aus.

Den Bericht finden Sie im Menü Dokumente → Werkzeuge → Was wir bestellen möchten. Er hat zwei Ansichten, nach Personen und nach Monaten. Wenn Sie Zugriff auf beide haben, wechseln Sie links über den Link „Nach Personen / Nach Monaten“ zwischen ihnen.

Eine Liste der angeforderten Beträge aus Bestellanforderungen, Projektaufträgen, Preisanfragen und Angeboten, die noch weder bestellt noch erledigt sind.

Links stehen die Personen, rechts die einzelnen Beträge. Aus den ausgewählten Beträgen stellen Sie mit der Funktion „Massenerstellung von Dokumenten“ ausgestellte Bestellungen aus. Beträge, die Sie nicht mehr bestellen werden, markieren Sie als erledigt, und sie verschwinden aus der Liste.

In den Einstellungen des Berichts (links „Einstellung des Berichts ändern“) ändern Sie, welche Beträge der Bericht anzeigt:

• „Enthält Text“
• „Betragsordner“ - standardmäßig nur angeforderte Beträge
• „Genehmigung“ - standardmäßig nur genehmigte, außerdem nur nicht genehmigte oder alle
• „Betragsart“ - standardmäßig Einnahmen und Ausgaben einschließlich „Auch Beträge mit Nullsummen“
• „Dokumenttyp“ - nur Beträge aus Bestellanforderungen, Projektaufträgen, ausgestellten Preisanfragen, erhaltenen Angeboten oder Angebotsbewertungen einbeziehen oder diese auslassen
• „Labels“ - alle Beträge, mit den ausgewählten Labels markierte Beträge auslassen oder nur diese einbeziehen, gegebenenfalls auch mit Unterlabels

Die übrigen Felder des Formulars (Betrag, Währung, Fälligkeitsdatum, Leistungsdatum, Datum der letzten Mahnung und des Zahlungsauftrags) sind mit den Berichten über Zahlungen gemeinsam und müssen beim Bestellen nicht geändert werden. Wenn Sie die Einstellung geändert haben, erscheint links der Link „Standardfilter wiederherstellen“.

Diese Ansicht geht vom Budget aus und eignet sich für regelmäßige Einkäufe in Mengen - zum Beispiel monatliche Bezüge von Material oder Dienstleistungen. Für jeden Budgetposten sehen Sie die budgetierte Menge, was bereits bestellt wurde (vereinbarte Beträge), die Ausschöpfung in Prozent, die Mengen nach Monaten für den zurückliegenden Zeitraum und die verbleibende Menge.

Die Menge für den aktuellen Monat (bis zum 5. Tag auch für den vorherigen) tragen Sie direkt in die Tabelle ein und erstellen daraus mit der Funktion „Beträge speichern“ eine ausgestellte Bestellung.

In den Einstellungen des Berichts (links „Einstellung des Berichts ändern“) wählen Sie:

• „Labels“ - Posten, die mindestens eines der ausgewählten Labels haben („Hat mindestens eines“) oder alle („Hat alle“). Solange Sie nicht mindestens ein Label in „Hat mindestens eines“ wählen (hier oder bei jeder Quelle in den detaillierten Einstellungen), öffnet der Bericht statt der Posten die Einstellungen.
• im Bereich „Detaillierte Einstellungen“:
  • „Angezeigter Monat/Jahr“ - Sie sehen sich auch ältere Monate an
  • „Quelle 1“ und „Quelle 2“ - woher der Bericht das Budget nimmt: Betragsordner (standardmäßig budgetierte), Labels, Betragsart und ob die Spalte angezeigt wird
  • „Quelle 3“ - was bestellt wird: standardmäßig vereinbarte Beträge, Ausgaben. In diesen Ordner speichert ReFIS die eingetragenen Mengen und erstellt daraus eine ausgestellte Bestellung.
  • „In Dokument einfügen“ - standardmäßig „Neues Dokument“, außerdem „Nicht in das Dokument einfügen“, „Neues/bestehendes Dokument für einen bestimmten Monat“ oder „Bestehendes Dokument aus der Auswahl“

Die Ansicht nach Monaten steht Ihnen mit dem Recht „Übersicht der Beträge pro Monat“ zur Verfügung, und nur wenn Sie den Ordner der budgetierten und den der vereinbarten Beträge sehen (Rechte „Modul Budget anzeigen“ und „Modul Angeforderte, vereinbarte und gelieferte Beträge anzeigen“). Andernfalls öffnet das Menü die Ansicht nach Personen, mit dem Recht „Übersicht der Beträge pro Person: Was möchten wir bestellen?“.

• Was sie uns liefern sollten und was wir liefern sollten
• Bestellanforderungen
• Zugehörige Bestellanforderungen, Bestellungen und Rechnungen