ReFIS überwacht bei Niersberger Slovakia den Gewährleistungseinbehalt in Projekten
Es beschleunigt die Rechnungsfreigabe und hilft, Skonto bei vorzeitiger Zahlung zu nutzen.
Es beschleunigt die Rechnungsfreigabe und hilft, Skonto bei vorzeitiger Zahlung zu nutzen.
Das Unternehmen Niersberger Slovakia, s.r.o., tätig in den Bereichen technische Gebäudeausrüstung, Projektmanagement und Instandhaltung, hat den Prozess der Erfassung und Freigabe von Belegen erfolgreich modernisiert. Die Einführung von ReFIS ersetzte die langwierige Verteilung von Rechnungen an die zuständigen Personen und deren Freigabe per E-Mail durch einen vollständig automatisierten Workflow mit automatischer Übertragung in die Buchhaltungssoftware Pohoda. Die Software passte sich auch den Besonderheiten des Unternehmens an – vom Gewährleistungseinbehalt und Projektkosten mit CPA-Codes bis hin zu Skonto und eigenen Bestellvorlagen.
Wir haben ReFIS bei Niersberger Slovakia im Juni 2023 eingeführt.
Elektronische Verarbeitung und Freigabe von Belegen, Erfassung von Einbehalten und Überwachung ihrer Auszahlung, projektbezogene Kostensteuerung, Unterstützung für Skonto, Erzeugung individuell erstellter PDF-Bestellvorlagen und Integration mit dem Buchhaltungssystem Pohoda.
„Wir hatten mit einem langwierigen Prozess zu kämpfen: Eingangsrechnungen wurden manuell erfasst und anschließend zur Freigabe an die zuständigen Personen verteilt. Mit der Einführung von ReFIS sind die manuelle Erfassung in Tabellen und das umständliche Herausfinden, wer die jeweiligen Kosten freigeben soll, vollständig entfallen. Die zuständigen Personen geben Belege elektronisch in einem klar definierten Ablauf und von überall frei, wodurch sich der gesamte Prozess erheblich verkürzt hat und die Fehlerquote minimiert wurde.“
ReFIS stellte Niersberger Slovakia eine umfassende digitale Umgebung für Datenverwaltung, Freigaben und die Steuerung von Projektkosten bereit. Bei Montageprojekten der TGA (technische Gebäudeausrüstung) erfasst es den Gewährleistungseinbehalt, gebunden an Bauabschnitte und Gewährleistungsfristen – bei der Freigabe von Nachunternehmerrechnungen trennt es die einbehaltenen Beträge ab und überwacht die Termine für deren Auszahlung, wodurch einer vorzeitigen Auszahlung der Sicherheit vorgebeugt wird. Bei der Freigabe berücksichtigt es auch Skonto und die Gültigkeit von Preisen. Die Kosten erfasst es nach Projekten und langfristiger Instandhaltung, einschließlich CPA-Codes. Für ausgestellte Bestellungen haben wir 4 eigene PDF-Vorlagen vorbereitet. Freigegebene Belege werden automatisch nach Pohoda exportiert.
Die Einführung des Systems verlief reibungslos, mit Schwerpunkt auf der genauen Umsetzung der individuellen Anforderungen des Kunden. Dank der Flexibilität von ReFIS konnten sowohl die spezifischen Vorlagen als auch die Anbindung an die Buchhaltung Pohoda erfolgreich integriert werden. Die Benutzer schätzten die intuitive Oberfläche, den sofortigen Überblick über den Status der Belege und die deutliche Beschleunigung der täglichen Arbeit.
„An ReFIS schätzen wir die präzise Datenverwaltung, die erhebliche Zeitersparnis und vor allem, dass es sich an unsere spezifischen Anforderungen anpassen konnte – etwa CPA-Codes, eigene Bestellvorlagen oder die Arbeit mit Skonto, die wir nirgendwo sonst gefunden haben. Die automatische Übertragung der Belege nach Pohoda und die schnellere Freigabe haben unseren Arbeitsalltag deutlich effizienter gemacht.“
DOLVAPs.r.o.
Wir zeigen Ihnen, wie ReFIS direkt in Ihrem Unternehmen funktionieren würde.