Schluss mit verlorenen Rechnungen in einer streng regulierten Branche

Ergebnisse:

• 100 % Überblick über den Rechnungskreislauf brachte einen sofortigen Einblick in den Bearbeitungsstand der Belege und ein Ende der Situationen, in denen Rechnungen auf Schreibtischen, in Schubladen oder in E-Mail-Postfächern liegen blieben.
• Eindeutig zugewiesene Verantwortung sorgte für genau definierte Freigabeabläufe, die die Frage, wen eine Rechnung betrifft, erübrigen und den Beleg automatisch zum richtigen Freigeber leiten.
• Einfaches und schnelles Auffinden von Dokumenten bedeutet, dass alle Rechnungen, Anhänge und Freigabeprotokolle mit wenigen Klicks in einer zentralen Oberfläche sofort verfügbar sind.
• Mobilität im Freigabeprozess garantiert, dass Manager Rechnungen ohne Verzögerung jederzeit und von überall bestätigen – auch außerhalb des Büros.
• Vereinfachte Finanzverwaltung bedeutet eine Beschleunigung des gesamten Prozesses vom Eingang des Belegs bis zu seiner endgültigen Verbuchung und Zahlung.

Aufgabenstellung des Kunden:

• Den manuellen und unübersichtlichen Rechnungsumlauf beseitigen, bei dem Verzögerungen, das Untergehen von Belegen oder der Verlust des Überblicks über die Freigeber drohten.
• Ineffiziente Abstimmungen per E-Mail durch einen klaren digitalen Freigabeprozess mit fester Verantwortlichkeit ersetzen.
• Managern ein flexibles Werkzeug zur Freigabe von Belegen bieten – auch unterwegs oder bei der Arbeit aus der Ferne.
• Die sofortige Verfügbarkeit der Historie jedes Belegs für die Finanzkontrolle und die interne Revision sicherstellen.

Vorgeschlagene Lösung:

ReFIS schuf für Stada Pharma Slovakia einen übersichtlichen und vollständig automatisierten Arbeitsplatz für die Verwaltung und Freigabe von Lieferantenbelegen. Das System ersetzte das manuelle Weiterreichen von Belegen und Aufforderungen per E-Mail durch einen klar strukturierten Workflow. Jede eingehende Rechnung wird automatisch gemäß den festgelegten Zuständigkeiten und Vertretungsregeln an die verantwortliche Person geleitet, wodurch jeglichem Stillstand vorgebeugt wird. Den Benutzern stehen eine Web- und eine mobile Oberfläche zur Verfügung, sodass sie Belege umgehend von jedem Gerät aus freigeben. Das System dient zugleich als übersichtliches digitales Archiv mit der vollständigen Historie aller Freigabeschritte zu jedem Beleg.

Implementierung:

Die Implementierung des Systems verlief ohne unnötige Beeinträchtigung des laufenden Betriebs. Die Benutzer schätzten die geradlinige Oberfläche, mit der sie ohne aufwendige Schulungen zurechtkamen. ReFIS wurde zu einem selbstverständlichen und zuverlässigen Werkzeug im täglichen Finanzgeschäft, und Stada Pharma Slovakia verfügt damit über eine solide Grundlage für weitere Automatisierungsphasen und die gesetzlichen Anforderungen der E-Rechnung.