ReFIS überzeugte auch die deutsche Zentrale

Ergebnisse:

• Beschleunigung des gesamten Rechnungslebenszyklus sorgte für einen reibungslosen Ablauf vom Eingang über Freigabe und Verbuchung bis zur Zahlung.
• Ein transparenter Workflow stellte sicher, dass das System die Freigabe selbst steuert – ohne Weiterleiten per E-Mail und ohne Klären von Zuständigkeiten.
• Fehlende Belege zu 100 % eliminiert – alle Rechnungen, internen Notizen und Freigabeschritte werden zentral an einem Ort erfasst.
• Zeitersparnis und Abbau manueller Verwaltungsarbeit bedeuten eine deutlich kürzere Rechnungsbearbeitung dank automatisiertem Belegumlauf.
• Die internationale Reichweite der Lösung führte zum Einsatz von ReFIS auch in der deutschen Muttergesellschaft, wo es aus SAP-Daten E-Rechnungen im ZUGFeRD-Format erstellt.

Aufgabenstellung des Kunden:

• Den langwierigen und chaotischen Prozess der manuellen Verteilung von Rechnungen und ihrer Freigabe per E-Mail beseitigen.
• Verzögerungen bei der Suche nach den zuständigen Personen vermeiden und Situationen vorbeugen, in denen Belege in E-Mail-Postfächern verloren gingen.
• Der Finanzabteilung und dem Management ermöglichen, sicher und von überall mit Belegen zu arbeiten (Unterstützung für das Arbeiten im Homeoffice).
• Die Kommunikation zu Belegen zentralisieren, damit Notizen und Anmerkungen zur Freigabe nicht in E-Mails verloren gehen.

Vorgeschlagene Lösung:

ReFIS schuf für das Unternehmen einen einheitlichen digitalen Arbeitsplatz für den Empfang, die Freigabe und die Archivierung aller Eingangsrechnungen. Statt eines unübersichtlichen E-Mail-Verkehrs und manuellen Nachforschens, wen eine Rechnung betrifft, läuft der gesamte Prozess in einem automatisierten Workflow mit genau festgelegten Freigabebefugnissen und Vertretungsregeln. Die Freigeber schreiben Notizen direkt zu den Belegen, sodass die Finanzabteilung nichts in E-Mails suchen muss. Das System dient auch als digitales Archiv und ist mit SAP verbunden – aus den SAP-Daten erstellt es E-Rechnungen und versendet sie über das Peppol-Netzwerk in der Slowakei oder im ZUGFeRD-Format in Deutschland.

Implementierung:

Der Einführung des Systems gingen die Einrichtung der Freigabeabläufe und die Einarbeitung der Benutzer in die moderne digitale Oberfläche voraus. Die Freigeber öffnen die Rechnung, ergänzen eine Notiz und geben sie an einem Ort frei. Die Implementierung verlief reibungslos, und die Benutzer haben sich sehr schnell an die Arbeit in der Cloud-Umgebung gewöhnt. Dank der intuitiven und übersichtlichen Oberfläche wurde das System zu einem selbstverständlichen Bestandteil des täglichen Betriebs am slowakischen Standort und legte anschließend den Grundstein für die Ausweitung auf die Zentrale im Ausland.