Fallstudie „AC Hotel by Marriott“

Ergebnisse:

• Mit der Einführung von ReFIS erhielt das „AC Hotel by Marriott“ ein effizientes und übersichtliches System für die interne Buchhaltung.
• Die Verarbeitung und Freigabe von Rechnungen läuft deutlich schneller ab, was sowohl den Managern als auch dem Verwaltungsteam Zeit spart.
• Dank des einfachen Zugangs zum System stieg die Flexibilität bei der Arbeit mit Rechnungen und die Belastung der Finanzabteilung sank.
• ReFIS gibt dem Hotel ein zuverlässiges Werkzeug für die moderne und komfortable Steuerung der Finanzprozesse an die Hand.

Aufgabenstellung des Kunden:

• Den Umstieg des Unternehmens von der extern geführten Buchhaltung auf eine interne Buchhaltung bewältigen.
• Ein System für das automatische Einlesen und Auslesen von Rechnungen bereitstellen, das die manuelle Erfassung überflüssig macht und den gesamten Prozess effizienter gestaltet.
• Für Manager „im Außeneinsatz“ eine einfache und leicht zugängliche Möglichkeit zur Freigabe von Rechnungen sicherstellen.

Vorgeschlagene Lösung:

ReFIS lieferte für das „AC Hotel by Marriott“ einen effizienten Teil der Lösung für die interne Buchhaltung, zu dem das automatische Auslesen und die Freigabe von Rechnungen gehören. Das System ist für den Kunden ohne komplizierte Anmeldung über den Webbrowser erreichbar und steht auch auf dem Smartphone zur Verfügung. Rechnungen lassen sich damit in wenigen Sekunden freigeben, ohne sich an den Schreibtisch setzen zu müssen. Zugleich bietet das System eine Lösung für die Archivierung von Lieferantenrechnungen, was dem Finanzmanager und auch dem Audit die Arbeit erleichtert.

Implementierung:

Der Kunde „AC Hotel by Marriott“ hat das neue System zum Jahreswechsel 2024/2025 erfolgreich eingeführt. Der Implementierungsprozess verlief problemlos, die Schulung der Benutzer fand in mehreren Phasen statt und lief reibungslos ab. Zuerst wurde das Finanzteam geschult, das im System ReFIS mehr Funktionen nutzt. Später wurden die Manager geschult, die die Rechnungen für ihre Abteilungen freigeben.