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ReFIS Flow - Software für die Digitalisierung und Freigabe von Dokumenten
Im Modul Sonstige finanzielle Beträge erfassen Sie Beträge, die weder Teil des Budgets noch Zahlungen sind - angeforderte, vereinbarte und gelieferte Beträge sowie Beträge aus Rechnungen.
Im Menü Geld → Sonstige finanzielle Beträge hat jeder Betragsordner vom Typ angefordert, vereinbart oder geliefert einen eigenen Eintrag mit dem Namen des Ordners. Budgetierte Ordner gehören nicht hierher, sie befinden sich im Modul Budget.
| Ordnertyp | Was er enthält | Typisches Dokument |
|---|---|---|
| angefordert | Beträge, die jemand angefordert hat, für die es aber noch keine Vereinbarung mit der anderen Seite gibt | Bestellanforderung |
| vereinbart | Beträge, über die mit der anderen Seite eine Vereinbarung besteht | Bestellung, Vertrag |
| geliefert | Ware oder Leistung, die physisch geliefert oder empfangen wurde | Lieferschein, Abnahmeprotokoll |
Der letzte Menüeintrag ist „Fakturiert“ - fakturierte Beträge aus Rechnungen und Proformarechnungen.
Beträge aus Ordnern, fakturierte Beträge und Zahlungen verbindet die Zuordnung: Zum Beispiel wird einem angeforderten Betrag der vereinbarte Betrag aus der Bestellung zugeordnet, diesem der fakturierte aus der Rechnung und diesem die Zahlung.
Die Ordner der angeforderten, vereinbarten und gelieferten Beträge macht ein gemeinsames Recht zugänglich, unabhängig vom Modul Budget. So kann ein Unternehmen Bestellungen und Verträge führen, ohne das Modul Budget eingeschaltet zu haben. Den Eintrag „Fakturiert“ macht das Recht auf fakturierte Beträge zugänglich.
Die Ordner selbst - ihren Namen, Typ und Status - verwalten Sie im Menü Geld → Betragsordner, das Sie nur mit dem Recht auf Betragsordner sehen. Der Ordnertyp wird beim Anlegen des Ordners eingegeben und ändert sich nicht mehr, wenn ein Ordner nach Muster angelegt wird.
Die Liste der Beträge in einem Ordner bietet ähnliche Funktionen wie das Budget. Neben dem Hinzufügen von Einnahmen oder Ausgaben, dem Bearbeiten und dem Stornieren können Sie vor allem:
Die meisten Beträge entstehen jedoch nicht manuell, sondern aus Dokumenten: Die Zeilen einer Bestellung oder eines Vertrags werden als vereinbarte Beträge erfasst, die Zeilen eines Lieferscheins als gelieferte. Wenn auf einer Rechnung „Diese Rechnung dient gleichzeitig als Lieferschein“ aktiviert ist, erstellt ReFIS aus ihren Zeilen auch gelieferte Beträge.